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  • 备考表——档中之档

    发布日期:2012-11-14 , 访问次数: , 来源:科技教育处 , 字号:[ ]

      备考表,顾名思义,是以备查证、考据的表格,是各类档案中不可缺少的重要组成部分,它担负着记载档案从立卷时文件材料的形成情况到立卷后各个时期卷内文件所发生变化的重要使命,可称为“档中之档”。
      各类档案,其备考表内的项目设置基本相同,即:需要说明的问题、整理人、检查人、立卷时间等四个项目。就具体内容填写而言,不同门类的档案各有不同的要求:1、文书档案备考表,需要说明纸张破损、复制、无底稿、缺附件、字迹模糊、完整程度以及后来整理情况等内容,如庆阳市公安局在整理废旧文件时发现了一份黎光(时任陇东公安分处处长)同志1949年6月在陇东保卫工作会议上的总结后,及时将这一珍贵文件归入1949年的案卷中,并在备考表内注明“此总结是在整理废旧文件时发现”;2、基建档案卷内备考表,要求标明卷内文件的件数、页数、照片存放互见号和整理组卷过程中需要说明的其他问题等;3、会计档案备考表,要根据不同类别(凭证、账簿、报表、其他)存在的问题进行相应的填写,尤其是会计凭证常有漏编或重编记账凭证号的现象,这就需要在备考表中记载漏编或重编号的情况以供查证,表明是因工作疏忽所致,而绝非后天人为;4、照片档案备考表,要求注明册内照片的缺损情况、同一问题特殊尺寸照片存放互见号、有无底片和某些特殊照片的来源等;5、其他一些特殊或专门档案的备考表中还设有审核人,要求案卷复核人对案卷质量检查复核后签名等等。从目前备考表的填写状况看,备考表不填、填不全、填不准的现象比较普遍,这种状况不仅仅在立卷部门存在,许多进了馆的案卷中也有类似问题,如有的案卷打开就能发现有些文件没有底稿或缺少附件,有的只有复印件而没有原件等问题,但备考表内却没有任何说明。究其原因:一是有些档案人员不知道备考表填写齐全的必要性;二是有些整理人员不知道该填些什么;三是忘记或怕麻烦而没有填写;四是立卷制度不落实或落实不到位。尤其是有些单位因种种原因,将几年的档案集中起来整理,但由于人员的变化,对档案中存在的许多问题说不清,道不明,很多问题也难以解决。因此,在整理时对发现的问题应及时在备考表中加以说明,以分清责任。
      备考表的另一个重要作用,是记载档案在保存过程中所发生变化的情况,如档案的修改、移出、鉴定、部分销毁或在利用过程中出现的意外问题等等。纸张作为档案的一种物质载体,自然老化和在提供利用中产生磨损是客观存在而又不可避免的。在档案的抢救保护工作中,需要对馆藏重要和珍贵档案进行必要的抢救保护。尤其是在抢救、保护、修裱过程中,把所采取的方法、措施、操作人等记载下来,为档案的再抢救、保护提供参考依据是档案人员义不容辞的责任。遗憾的是从我们多年下基层检查工作的情况看,在备考表中详细记载档案抢救保护情况的却寥寥无几。排在文件后面的备考表是“看在眼里,急在心里”,它多么想为档案的历史变迁尽一点微薄之力,可它却常常被冷落或忽略了。总之,这一问题应该引起档案人的高度重视,真正认识到备考表填写齐全完整的重要意义,尽可能地把档案在保管过程中所发生的变化情况记载清楚,把备考表的填写工作认真落到实处。建议各级档案行政管理部门在指导、检查工作时加大对这方面检查的力度,并作为档案抢救保护的重要依据加以考核,更好地发挥备考表在档案保管中的重要作用。

     

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