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  • 甘肃省省直单位电子档案接收管理办法(暂行)(征求意见稿)

    发布日期:2015-09-23 , 访问次数: , 来源:电子文件管理处 , 字号:[ ]

    第一章总则

      第一条为规范我省省直单位电子档案接收管理,确保电子档案真实、完整、可用和安全,促进档案信息资源开发与利用共享,结合省直单位工作实际,制定本办法。

      第二条本办法主要依据中办、国办关于《电子文件管理暂行办法》和国家档案局关于《电子文件归档与管理规范》、《电子档案移交与接收办法》、《文书类电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》等办法和标准制定。

      第三条本办法所称电子档案,是指省直各单位在管理过程中通过计算机生成、办理、传输和存储的具有规范格式归档后的公文类的电子文件。

      第四条本办法所称元数据,是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

      第五条本办法适用于已实现文档一体化管理的省直单位的电子公文归档与管理,以及单位档案室、省档案馆对电子档案的移交、接收与管理。

      其他单位的电子公文归档和电子档案管理可参照本办法执行。

      涉密电子公文归档和电子档案的管理另行规定。采用专门电子文件管理系统进行电子公文归档和电子档案的管理另行规定。

      第六条在电子公文归档和电子档案管理过程中应遵循其形成和利用的规律,坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。

      第七条各电子公文形成单位应建立电子公文归档管理制度,明确职责分工,切实做好电子公文归档及电子档案的移交工作。单位文秘和业务部门负责电子公文办结后归档,档案部门负责归档电子公文管理,信息部门负责为电子公文和电子档案的管理提供信息化支持。对办公自动化等业务信息系统与档案管理系统软件没有对接、还没有实现文档一体化管理的单位应根据《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194—2012)尽快改进、升级应用系统功能,规范工作流程管理,确保归档电子公文的真实、完整与安全。

      第八条省档案馆负责省直单位电子档案接收,省档案局负责对省直单位电子公文归档和电子档案的移交、接收工作进行监督指导。

    第二章  电子公文归档

        第九条电子公文形成单位应按照本单位归档范围和档案保管期限表的要求认真履行归档职责,不得以任何借口拒绝归档。

      第十条实现文档一体化管理电子文件的单位,电子公文办理完毕后应在第二年6月底前完成归档。

      第十一条  归档电子公文内容应包括:归档文件目录、签发稿(包括修改痕迹)、版式文件、拟稿单或承办单、归档文件元数据、附件等。

      第十二条电子公文应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档,例如:PDFPDF/A

      第十三条在保证电子公文安全的前提下,有条件的单位应选择在线归档方式,也可采取存储载体离线归档。

      第十四条归档电子公文应真实展现所载内容并可供调取查用,电子公文与其元数据应建立持久有效的关联,并确保电子公文及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠且未被非法更改,确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子公文内容真实、完整。

      第十五条经信息技术手段加密的电子公文应在解密后进行归档,压缩电子公文应解压缩后再进行归档。

    第三章电子档案移交

      第十六条电子档案移交的基本要求:

      (一)电子档案移交的数据结构、文件格式等要求应符合《甘肃省省直单位电子档案组织结构》(附件一)。

      (二)电子档案有相应纸质载体的,应在元数据中注明互见号相关信息。

      (三)应移交的电子档案在本单位至少保存5年。

      第十七条电子档案移交的主要流程为数据整理、迁移与组织,数据检验,数据载体检验,数据移交并办理移交手续。

      第十八条移交电子档案的数据整理、迁移与组织

      移交单位应对需移交的电子档案数据按照《甘肃省省直单位电子档案组织结构》的要求进行整理、组织,文件格式如非规定格式,应将文件格式转换成规定格式,原格式保留。归档文件目录与元数据应满足规定项目的要求。

      第十九条移交电子档案的数据检验

      移交单位应对移交电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检验(见附件二《电子档案移交接收检验登记表》说明),合格后方可移交。

      第二十条移交电子档案的数据载体检验

      移交电子档案数据载体的单位应做载体数据可读与外观检验,确保载体数据与载体标识可读、载体外观清洁、无划痕。

      第二十一条电子档案数据移交

      电子档案的移交采用离线或在线的方式进行。在线移交电子档案应通过甘肃省电子档案接收利用系统进行移交,离线移交电子档案应当符合下列基本要求:

      (一) 离线移交的载体介质一般为光盘、可移动硬盘,推荐使用一次性写光盘。

      (二) 移交光盘应是符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)要求的档案级光盘,光盘应为单个装盒。

      (三) 载体盒上应当标注反映其内容的标签(见附件三《载体标签》)。

      第二十二条电子档案移交单位在向档案馆移交电子档案时,应填写《电子档案移交接收检验登记表》(附件二)中移交信息。在线移交时,可以采用在线方式填写。

    第四章电子档案接收

      第二十三条档案馆接收电子档案的主要流程是数据检测、办理交接手续、补充元数据等步骤。

      第二十四条档案馆应对各单位移交的电子档案数据的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,对移交的数据载体进行外观检测,检测合格率要达到100%方可接收。

      第二十五条电子档案数据检测合格后办理交接手续,填写《电子档案移交接收检验登记表》,由交接双方签字、盖章,各自留存一份;在线移交接收的,可在网上填写《电子档案移交接收检验登记表》并以电子签名方式予以确认。

      第二十六条档案馆应将电子档案移交过程元数据补充著录到电子档案元数据中。

      第二十七条档案馆应将接收的电子档案纳入数字档案馆电子文件归档和电子档案综合管理系统统一管理,实现长久保存与有效利用。

    第五章电子档案保管与利用

      第二十八条按照国家信息安全保护政策与标准要求,档案馆(室)应建立健全电子公文归档与电子档案管理系统以及信息内容安全防护体系,执行严格的安全保密管理制度。

      第二十九条档案馆(室)应对馆(室)藏的电子档案进行定期检查,包括人工抽检和技术检测:

      (一) 人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案,每2年抽检一次,抽样率不低于电子档案总量的10%。

      (二) 技术检测主要自动检测系统的在线电子档案数据,每年检测一次,检测时遍历检测系统中运行的全部电子档案数据,保证电子档案数据的完整、可用、安全。在检查过程中发现问题,应及时采取补救措施。

      第三十条档案馆(室)应建立电子档案备份制度。电子档案的载体备份可选用磁带、硬磁盘或光盘,档案馆(室)应根据《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)等光盘、磁性载体保管的有关标准规范,制定并实施电子档案载体保管相关制度,有条件的馆(室)可采用在线存储备份与异地备份等方式。

      第三十一条电子公文归档和电子档案管理应用系统以及软硬件平台环境、网络存储平台等发生变化时,应当将电子档案做相应的迁移、转换,并及时做好电子档案移交接收数据接口。

      第三十二条电子档案的检测、数据转换、迁移、备份等相关信息应记录元数据保存。

      第三十三条电子档案形成单位和档案馆应依法依规向利用者提供电子档案的检索、利用服务。

      第三十四条电子档案的利用系统应设置科学、严格的利用权限控制,完善登记和审批程序,确保电子档案在授权范围内利用、复制或公布。

      第三十五条电子档案形成单位和档案馆应为利用者提供真实、可靠的电子档案,并采取有效措施确保电子档案在提供利用过程中不受损害。

    第六章附则

      第三十六条本办法由甘肃省档案局负责解释。

      第三十七条本办法自印发之日起生效。

    附件一:甘肃省省直单位电子档案组织结构

      1.移交载体的电子档案的存储结构

     

     

      2.电子档案存储结构说明

      一个存储载体保存一个年度的归档文件目录、归档电子公文信息。一年度形成的归档电子公文一般应保存在同一存储载体中。

      每一存储载体的根目录中应包括说明文件及年度文件夹。年度文件夹命名一般用年份数字表示,如“2014”。

      年度文件夹应包括归档文件目录和多个归档文件夹。一般情况下,归档文件目录中有多少个文件条目,就应有多少个归档文件夹与其对应。归档文件夹命名一般用档号表示,如全宗号-年度-保管期限-件号:“001-2014-永久-0001”。

      每个归档文件夹应包括该归档文件的签发稿、版式文件、拟稿单或承办单、元数据以及其他的附件文件。

      3.电子档案组织文件要素说明

      (1)说明文件

      说明文件应说明本载体存储基本信息以及本年度归档工作基本情况。包括:载体编号、制作时间、文件容量;立档单位名称、全宗号、年度、归档文件数量、起止件号、信息系统描述等。

      说明文件命名为“说明文件.TXT/说明文件.XML,采用TXTXML格式。

      (2)归档文件目录

      归档文件目录主要指按照一定的次序、体例编排而成的文件著录项目组合。归档目录一般包括:档号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备份等著录项目。

      归档文件目录命名为“归档文件目录.XML/归档文件目录.DBF,采用XML或DBF格式。

    序号

    ID

    1

    立档单位名称

    LDDWMC

    “甘肃省档案局”

    2

    责任者

    ZRZ

    “国家档案局”

    3

    题名

    TM

    关于认真学习贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的通知”

    4

    文件编号

    WJBH

    “档发〔2014〕20号”

    5

    日期

    RQ

    20140410”

    6

    页数

    YS

    8”

    7

    档号

    DH

    020-2014-永久-0024

      (3)签发稿:指发文机关领导人对电子公文进行最后审定、签署印发的稿本。签发稿必须保留。签发稿上一般应保留历次修改痕迹。文件签发稿命名为“签发稿.DOC/签发稿.WPS/签发稿.PDF……”,其格式应当采用WORDWPSPDF等国家规定的、通用的格式。

      (4)版式文件:指正式公文发文的印制稿,或正式公文收文的扫描件。版式文件必须保留。文件的版式文件命名为“版式文件.PDF”其格式应当采用PDF

      (5)拟稿单或承办单:指公文流转单或签批单。一份归档电子公文如是发文应有拟稿单,如是收文应有承办单,拟稿单或承办单必须归档保留。拟稿单或承办单的各项要素内容一并在归档文件元数据集中记录。

      有些单位的拟稿单或承办单有版式表单,应一并归档保存,拟稿单或承办单命名为“拟稿单.HTM/拟稿单.MHT……”,格式应采用PDF、图像JPEG、网页HTMLWEB档案MHT等通用的格式。

      (6)归档文件元数据

      元数据文件用于记录一份电子公文的元数据信息。包括单位名称、电子文件号、责任者、正题名等元数据组成。

      元数据文件命名为“元数据.XML/元数据.DBF”采用XMLDBF格式。

    序号

    ID

    1

    立档单位名称

    LDDWMC

    “甘肃省档案局”

    2

    电子

    文件号

    DZWJH

    办公自动化系统中能够关联电子文件的唯一识别码

    DBF352541085890148257CD80033113A甘肃省档案局文件.doc

    3

    题名

    TM

    关于认真学习贯彻落实《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的通知”

    4

    主题词

    ZTC

    “新时期 档案工作 通知”

    5

    文件编号

    WJBH

    “档发〔2014〕20号”

    6

    责任者

    ZRZ

    “国家档案局”

    7

    日期

    RQ

    20140410”

    8

    主送

    ZS

    “各省档案局(馆)”

    9

    抄送

    CS

    “各副省级市档案局(馆)”

    10

    密级

    MJ

    电子文件保密程度等级,可选:公开、限制、秘密、机密、绝密

    “公开”

    11

    页数

    YS

    8”

    12

    附件

    FJ

    13

    附注

    FZ

    14

    收发文类别

    SFWLB

    “收文”

    15

    创建时间

    CJSJ

    2014-04-10 09:21:09

    16

    定稿时间

    DGSJ

    2014-04-10 09:21:09

    17

    文件大小

    WJDX

    20M”

    18

    格式信息

    GSXX

    文件格式可选:TXT,DOC,PDF……,自动获取

    PDF”

    19

    电子签名标识

    DZQMBS

    对电子文件电子签名的一组描述信息,包括签名人,签名时间,签名规则,证书,签名算法标识等

    20

    业务行为

    YWXW

    文书处理程序的类型,如拟稿、修改、核稿、会办、签发、印刷、校对、封发、收文、收文综合批办、领导阅批、各部门阅办

    “核稿”

    21

    处理人员

    CLRY

    “张三”

    22

    处理部门

    CLBM

    “办公室”

    23

    处理时间

    CLSJ

    2014-04-14 17:21:09

    24

    处理意见

    CLYJ

    “送办公室主任核稿”

    以下为档案室管理阶段增加的元数据

    25

    档号

    DH

    020-2014-永久-00024

    26

    全宗号

    QZH

    0020”

    27

    年度

    ND

    2014”

    28

    保管期限

    BGQX

    标识电子文件存留年限:无该内容(0)、短期(1)、长期(2)、永久(3)、30年(4)、10年(5

    3”

    29

    机构或问题

    JGHWT

    BG”(办公室)

    30

    室编件号

    SBJH

    00024”

    31

    纸质文件参见号

    ZZWJCJH

    以下为档案馆管理阶段增加元数据

    32

    馆编档号

    GBDH

    0020-2014-永久-00001

    33

    馆编件号

    GBJH

    00001”

    34

    档案开放

    DAKF

    “互联网开放、政务网开放、电子阅览室开放、控制开放”

    “互联网开放”

    35

    脱机载体编号

    TJZTBH

    0020-2014-001

      (7)附件

      除文件的版式文件、签发稿、拟稿单或承办单外,需归档的文件的其他内容。附件文件命名为“附件1.PDF,附件2.PDF……”,可采用PDFWORDWPSXMLXLSJPG等国家通用格式。2个附件以上的,可打包生成“附件.RAR/附件.XML”。

    附件二:电子档案移交接收检验登记表

    电子档案移交接收检验登记表

    交接工作名称

    内容描述

    全宗号

    年度

    起止件号

    移交载体

    类型、规格

    检验项目

      单 位 名 称

    移交单位:

    接收单位:

    电子档案数量/数据量

       

    准确性检验

       

    完整性检验

       

    可用性检验

       

    安全性检验

       

    载体外观检验

       

    填表人(签名)

      年月日

      年月日

    审核人(签名)

      年 月  日

      年月日

    单位(印章)

      年月日

      年月日

    移交接收载体清单

    序号

    载体编号

    数字摘要值

    填写说明:

      1.交接工作名称:按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。

      2.内容描述:交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。

      3.起止件号:离线移交时标注同一批次移交的电子档案的起始件号和终止件号;在线移交时,按存储结构组织数据,标明当前存储结构内电子档案的起始件号和终止件号。

      4.移交载体类型、规格:离线移交时按实际载体填写,在线移交时,填写“在线”。

      5.移交电子档案数量/数据量:交接电子档案的文件数/文件所占空间大小,电子档案数量和数据量之间用“/”隔开,数据量以MBGB为单位,精确到小数点后3位。

      6.准确性检验:应对移交电子档案数据包大小进行检验,保证电子档案交接前后数据包保持一致。

      7.完整性检验:对移交数据内的元数据项和内容进行检查,确定移交前后元数据项和内容的一致性。

      8.可用性检验:对全部接收的电子档案进行可用性检测,确保可读。

      9.安全性检验:通过系统安装的防病毒软件对移交数据进行病毒检查,确定接收数据不携带病毒;有关格式符合标准要求。

      10.移交接收载体清单:以移交接收的电子档案存储载体为单位,提取载体编号,每份载体在移交时形成的数字摘要值随数据清单保存输出。

    附件三:载体标签

    载体标签

    单位名称:

    全 宗 号:

    度:

    保管期限:

    文件容量:

    文件数量:

    载体编号:

    存入日期:

    归档人员:

    填写说明:

      1.单位名称:填移交载体单位名称的全称或标准简称;

      2.全宗号:移交载体单位的全宗号,长度为3位,以字母和数字组成。例:001

      3.年度:归档文件的年度,长度为4位,以数字组成。例:2013

      4.保管期限:存储在载体内电子档案的保管期限。例:永久;

      5.文件容量:指存储在光盘中的实际文件容量,由数字加上单位组成。例:108M;

      6.文件数量:以4位数字组成。例:1200

      7.载体编号:载体排列的顺序号,以3位数字组成。例:001

      8.存入日期:将电子公文拷贝至载体的日期,格式为yyyymmdd。例:20130920

      9.归档人员:归档人员签名。

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