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  • 不尽的档案情愫

    发布日期:2018-06-08 , 访问次数: , 作者:张启安 , 字号:[ ]

      一、省馆业务工作(1969.7-1974.10)

      (一)初识档案工作。1969年7月,正值文化大革命中期,省直各机关都已撤销,机关干部下放到五七干校劳动锻炼,接受贫下中农再教育,保存在各单位的档案都散存在原单位,不时受到造反派的冲击,被抢、损毁、丢失、私藏档案的案件时有发生。为了保护这些档案,省革委会决定,恢复省档案馆,集中统一保管散存在各单位的档案。为此,省革委会办公室文档组组长张宗耀找我谈话,要我到档案馆工作,我便离开了我心爱的机要工作到档案馆报到。当时省档案馆是省革委会办公室文档组的下属单位,坐落在红山根下,是上世纪六十年代省委花100万元党费、省财政投资40万元建立的,占地27亩,建筑面积1万平米。我到档案馆时,档案馆已经落成,库房尚未启用。大楼和库房落满了灰尘,空空荡荡。具体工作由李毓、李永信负责。干部有程世祥、赵佩珍、范文兆、魏尚存及炊事员胡建民。李毓、李永信、程世祥、赵佩珍、魏尚存是档案馆的老人,我是新兵,对档案工作不甚了解,只知道档案工作是管文件而已。

         为接收建国以来各单位的档案进馆,我们每天的任务就是打扫库房和办公室卫生,清扫过道、环廊灰尘和垃圾,擦拭门窗玻璃,每天从早到晚,忙忙碌碌,三层的办公大楼和五层的档案库房,靠我们这几个人打扫,谈何容易。但大家一想到要尽快接收省直机关的档案,保护和保管好这些档案,不被坏人利用,自己苦点累点不算什么。这期间,我一边和大家一道,打扫库房和办公大楼卫生,一边阅读党和国家有关档案工作的规定,对我印象最深的是国务院1956年3月发布的《关于加强国家档案工作的决定》和1959年7月中央《关于统一管理党政档案工作的通知》,使我对档案工作的范围、任务和基本原则有了初步认识。学习了《档案管理学》、《文书学》等书籍,了解了一些档案工作方面的知识。

      (二)接收档案进馆。档案库房打扫告一段落后,省革委会下发了接收档案进馆的通知,我们便开始了紧张的档案接收工作。我们一方面对各单位进馆档案进行了解、指导,落实进馆档案的内容、数量、状况、装具等;一方面开始对具备条件的档案进行接收。每天清点、交接、搬运、上架、倒库,最忙的时候,晚上还要加班,食堂大师傅胡建民也和大家一起,接待、搬运档案。大家只有一个心愿,就是尽快把应该进馆的档案全部接收进馆,防止档案丢失和扩散。10月份,省革委会从清档组调来了贾玉德、任瑞昌、徐淑芳、李志云、常丽生、魏丽萍、贾天祥、魏登阙、李××等9人,充实档案馆的干部队伍。到1969年底,接收省直机关和原白银市撤销机关的档案共73个全宗、16.4万卷,资料2400册。

      (三)鉴定整理档案。已接收进馆的档案,有些单位整理的基础好一些,可以提供利用;有些单位整理的差一些,检索不便,利用困难。于是,我们便开始了对进馆档案进行整理鉴定。制定了整理档案的归档范围和保管期限表,贴在墙上,让大家对照鉴定,先后对省气象局、原白银市撤销机关的档案进行了鉴定整理。通过对这些单位档案的鉴定整理,自己从中学到了档案的分类、分卷、组卷、档案价值的判定、编目、装订等技能,还学习了档案裱糊、复制等技术,为日后独立开展工作奠定了基础。

      二、人秘档案工作(1974.10-1991.9)

      1974年10月,省委决定恢复省档案局,以加强对全省档案工作的监督指导。机关的机构设置也由原来的业务组变成了一室两组,即办公室、档案业务指导组、档案业务管理组。我由业务组调到办公室担任人秘工作,当时,人秘工作就我一个人,每天除了本局来文的登记、收发、传阅外,还要承担会议记录、资料室管理、人事劳资、退休人员管理、本局档案的收集、整理、借阅及领导交办的其他工作。大约在1976年,组织调夏克杰同志帮我收发文件,工作轻松了一些。

      这一时期,一是建立了局机关档案室。在局领导支持下,购置了档案铁皮柜和木质档案柜13套,制订了局机关公文处理暂行办法和档案管理制度,收集、整理、鉴定了局机关1969年至1984年的文书、财会、基建档案1013卷(册),编制各类检索工具24册 。做到机关档案年年清,年年验收合格; 二是建立了局机关的资料室,选择、购买了一批大家喜欢的图书资料,供大家借阅。三是参加了省直党群口档案工作协作组的活动,使本局档案工作与省直机关的档案工作同步发展。

      在人事劳资工作中,本着积极、慎重、任人唯贤的选人用人原则,实事求是的考察了解选调对象,为领导决策提供真实可靠的依据。在秘书工作中,承担局长办公会议、局务会议记录,起草、修改机关日常公文及发文的审核把口工作。有时还替省委办公厅代拟文稿,如:《关于到省委、省委办公厅、省档案馆查阅档案资料的通知》、《中共甘肃省委办公厅关于认真做好征集现任中央常委著作文稿的通知》、《中共甘肃省委办公厅关于征集现任中央常委著作文稿的汇报》等。机关工作说起来简单,实际上内务外勤,琐碎繁杂,并不简单。每天忙忙碌碌,有时还得加班加点。在这种情况下,要完成领导交办的各项任务,除了自己尽心尽力外,还要抽时间多学习业务知识,扩大知识面,丰富自己。经常组织人秘科的同志学习公文处理及档案工作方面的知识。如:《办公室实务》、《秘书工作》等,由于人少事多,自己尽量合理安排时间,学会弹钢琴,做到有条不紊,忙而不乱。省档案馆地处红山根山脚下,地理位置较高,职工吃水经常供不上,记得有一年快过春节了,职工吃水遇到了困难。我给局长汇报后,局长让我到省军区汽车团联系给职工拉水。经过联系,汽车团的领导和同志都很支持。于是,我和汽车团的同志到城里主干道寻水、取水,装满汽车后,拉到家属院让每家每户用桶、盆、锅把水接上,把缸装满。连续拉了三、四趟,解决了大家的吃水、用水问题。等我忙完了,回到家里已是晚上七、八点了。我虽然感到很累,但心里却热呼呼的。

      三、档案科教工作(1991.9-2005.1)

      1991年9月,省局决定我到科教处协助张克复同志工作。1993年,张克复同志调省志办当副主任了,我接替他的工作。在局领导的支持和全处同志的大力配合下,大家齐心协力,团结奋斗,顺利完成了组织交给的各项任务。   

      (一)创新办学形式,开拓档案教育新领域。档案教育是档案工作的重要一环,关系到档案队伍建设和档案人才的培养,是档案事业发展的重要条件。在这个岗位上,我一边工作,一边学习,尽力适应改革开放对自己的新要求。一是1998年下半年在我省开考了档案学专业(独立本科段),这是个人自学、社会助学、国家考试的一种新型办学形式,也是我省首次举办档案学专业本科教育,为了搞好考前培训,一方面派处里的同志参加国家档案局举办的师资培训班;另一方面与西北大学、兰州商学院等高校联系,聘请教师,为学员辅导开考课程,到2004年年底,已毕业学员13名。二是继续在兰州大学、西北师范大学、西北民族学院举办档案专业大专班,我承担了《档案文献编纂学》的讲授。到2004年,累计培养档案专业大专毕业生1769名。经过10多年的努力,全省档案干部队伍的文化结构有了显著变化,大专以上文化水平由原来的28.87%提高到63.72%,增长了36.85%。第三是从2000年开始举办档案专业继续教育40多期,通过远程电化手段,学习档案专业的新知识、新理论、新方法,培训档案干部1931人。第四是每年与省人事局联合举办全省档案干部岗位培训,对在职机关、企事业单位从事档案工作的人员进行岗位培训,学习档案管理学、科技档案管理学、档案保护、档案编研、档案法制等五门基础课程,颁发由省人事局和省档案局共同验印的档案资格岗位培训证,培训档案干部2030人,提升了档案人员的专业素质和理论水平。自己在其中承担了《档案编研》课程的讲授。为了保证兼职教师的质量和稳定兼职教师队伍,1998年12月,省局向向全福等9人颁发了档案专业兼职教师证书。

      (二)开展档案科研,推进档案学理论研究和档案信息化建设。档案科研工作是档案事业发展的先导,是档案信息化的基础。在理论研究方面,自己撰写了《我国简牍档案略述》、《汉代简牍档案的管理》、《唐代公文制度研究》、《刘知己的档案史料编纂思想与实践》等论文,对我国汉代、唐代官府在档案收集、管理、馆库建设及现存档案种类、数量等方面进行了探讨;永靖县文件中心鉴定后,我在《档案学通讯》上发表了《文件中心的理论和实践》,谈了自己对这一文件管理模式的看法。随着档案教育创新、档案工作目标管理的实践,我先后在《中国档案》等杂志发表了《人才为本 教育当先》、《结合实际 搞好岗位培训》、《谈档案工作的目标管理》、《档案管理现代化的思考》、《西部大开发与档案资源收藏》等。在担任省档案学会职务期间,开展了省内外的档案学术交流,组织了多次档案学优秀成果评奖活动,推动了档案学理论研究。

      在应用技术研究方面,积极开展了档案科研课题的选题、立项、组织实施等工作。天水市档案局“综合深度开发多媒体档案管理系统”、嘉峪关市档案局“档案库房温湿度测量及人工调节基本方法”、敦煌市档案局“国际敦煌遗书档案信息系统”及西北师大曹振江主持的科研项目先后被国家档案局列入了的科研项目,并取得了一定的成果。对永靖县文件中心等科研课题作了继续完善、调研工作。在档案信息化建设方面,制发了全省档案信息化建设方案,推广了深圳世纪科怡、珠海泰坦等档案管理软件,配合技术处建立了省局馆局域网络。

      (三)建立档案法规体系,加强档案法制建设。一是加强档案立法工作,档案工作同其他工作一样,要随着改革开放的不断深入,及时清理制约档案事业发展的行政法规,修订和完善适合社会经济发展规律的档案工作规章制度,以适应新形势、新时代对档案工作的新要求。为此,我们及时清理了建国以来我省档案工作法规、规章63项,废止了34项,保留了29项。出台了《甘肃省档案条例》,制订了新形势下机关、企事业单位档案工作的规章制度,进一步充实完善了我省的档案法规体系。二是建立了档案行政执法队伍,通过档案行政执法培训,对符合条件的执法人员颁发了《甘肃省行政执法证》,做到了持证上岗,亮证执法。三是经常开展档案行政执法大检查,查处档案违法案件,使档案工作走上了依法治档的轨道,为全省档案行政立法、档案行政执法做出了贡献。

      (四)组建档案宣传队伍,开展档案宣传。向全社会宣传档案工作是档案工作人员应尽的职责。为了做好档案宣传工作,首先,建立了全省档案宣传队伍。在我担任《中国档案》甘肃通联组组长和《档案》杂志副总编期间,每个地区都有一名《中国档案》杂志通讯员,每个县都有一名《档案》杂志通讯员,省局各处室也都有一名通讯员,形成覆盖全省的档案宣传网络。及时反映和报道本地区、本部门工作情况;其次,尽力提高通讯员的写作水平。一方面为通讯员购买了新闻写作方面的书籍,组织大家学习新闻写作知识。另一方面举办新闻写作培训班,邀请甘肃日报社副总编郝利平等同志为大家讲授新闻写作知识,交流写作经验,现身说法,提高大家的写作水平;第三,在通讯员队伍中开展了写稿、用稿、评稿等活动,激发大家写稿热情,提高了通讯员的写稿投稿的自觉性。第四,加强与新闻媒体的联系,依托新闻媒体开展档案宣传。一是请进来,凡国家档案局在我省召开的全国性会议及重要活动,凡我省召开重要会议和开展重要活动,都邀请省、市新闻记者到会采访报道;二是走出去,依托新闻单位举办档案专题栏目。先后与甘肃电视台联合举办了《甘肃好》、《档案与社会》,与甘肃人民广播电台举办《档案法讲座》、与甘肃日报社联合举办《甘肃档案珍藏》等栏目;与甘肃电视台联合摄制《敦煌遗书档案国际研讨会》、《辉煌的历程》等专题片在电视台播放。三是抓住每年12.14全国法制宣传日及重大活动集中开展档案宣传。在第十三届国际档案大会召开前,采取新闻、广播、板报等多种形式,集中开展档案宣传,内容丰富多彩,受众群体不断扩大,使档案、档案工作、《档案法》更加深入人心。

      (五) 开展学术交流,提升档案工作在国内外的知名度。

      1994年8月,国家档案局、中国档案学会、甘肃省档案局和甘肃省档案学会在敦煌召开了首届敦煌遗书档案国际研讨会,这次会议,是我省首次与国家档案局联合召开的国际档案学术会议。也是我省档案工作者首次在国际范围展示特色档案文化、交流学术研究成果的一次盛会。参加这次会议的国内外专家学者共76名,会上收到论文20余篇,大会交流 17 篇。与会专家学者从敦煌遗书档案的种类、内容、价值、源流、流散等方面进行了研讨,收到了良好的效果。会后,新华社、人民日报、甘肃日报、甘肃电视台等媒体作了报道,《中国档案》、《档案学研究》、《档案》杂志发了专题综述报道。我承担了我省档案专家学者会议论文的撰写、翻译、审定、打印等工作。参与了与国家档案局外办、敦煌市档案局及敦煌研究院、兰州大学、省图书馆的专家学者的沟通、联络工作,保证了会议的顺利召开。

      1996年9月6日至13日,由国家档案局主办的第十三届国际档案大会在北京召开。世界130个国家和地区的2600名代表出席了会议,我省出席会议代表共17名。会议就国际档案界合作、档案利用方面的合作、档案界的南北合作和南南合作及档案立法等问题进行了交流。我负责我省代表的组织、联络工作,在京期间,大家遵守纪律、听从指挥、按时到会,善始善终,圆满完成了任务。会前我与张小民等同志赴河西、嘉峪关、敦煌收集了敦煌遗书档案方面的资料,为会议期间布展《敦煌遗书档案展览》作了准备。

      2001年5月21日至26日,组织我省12名档案专家学者赴安徽合肥参加由安徽省档案局主办、我省协办的首届徽州历史档案与敦煌历史档案开发利用研讨会,这是我省首次与兄弟省联合举办档案学术研讨活动,也是首次从比较学的角度对徽学与敦煌学进行研究,随着这次会议的召开,敦煌学与徽学的比较研究将会引起更多学者的关注。

      会前组织了论文的撰写、打印、审定等工作及与安徽档案局的联络等工作。这次会议的发言和论文共30多篇,大会交流20篇,其中我省提交论文10篇。会后参观了世界文化遗产黟县西递、宏村,歙县牌坊群,屯溪老街和休宁县档案馆,考察了浙江、江苏、上海等地的档案工作。

      2002年9月13日,省局在兰州主办了第二届敦煌历史档案与徽州历史档案开发利用研讨会。会前,安徽代表赴张掖、嘉峪关、敦煌等地进行了实地考察,丰富了对甘肃的感性认识。出席会议的代表30余名,收到论文、讲话22篇,大会交流16篇,其中我省8篇。与会专家学者从史学、法学、社会学、经济学、简牍学、档案学等不同侧面对敦煌历史档案和徽州历史档案进行了深入、广泛的研讨。这两次会议,会后都编辑出版了论文集,在更广泛的范围宣传了两地的特色档案,开启了两地特色档案研讨的先声,增强了两地档案界同仁之间的联系与合作。

      1982年至2004年,我先后在《中国档案》、《档案学研究》、《档案学通讯》、《甘肃日报》、《档案》等报刊发表各类文章约80余篇。参与了《甘肃大辞典》、《甘肃省志·档案志》资料收集、撰稿工作。撰写了《中国共产党甘肃省历次代表大会简介》、《中共甘肃省档案局、甘肃省档案馆组织史资料(1956年5月至1987年3月)》,其中:获中国档案学会优秀成果二等奖一项、甘肃省社会科学最高奖“兴陇奖”三等奖三项、专家提名奖一项、省档案学会档案学优秀成果一等奖四项。1994年10月被中国档案学会评为先进工作者。

      四、不尽的档案情愫(2005.2-2017.12)

      (一)2005年2月,我在兰州退休后定居上海。3月,上海市档案局档案咨询服务中心委派我到2007年上海世界特殊奥运会办公室工作。

      国际特奥会是致力于帮助全世界智障人士参与体育活动的国际权威组织和管理机构,是国际奥委会认可的可以以“奥林匹克”名义独立开展体育活动的组织。2002年上海取得了2007年夏季特奥会的举办权,中国成为了第一个亚洲举办夏季特奥会的国家。党和国家领导人都十分重视这次特奥会。特奥会设置的比赛项目有保龄球、室外滚球、帆船、高尔夫、举重、篮球、马术、排球、乒乓球、手球、水上运动、体操、网球、羽毛球、自行车、皮划艇、柔道、溜冰、足球、棒球等21项,另设若干表演项目和非体育项目。通过运动会,激发智障人士在各项运动中的竞争能力,提高他们与正常人一样生活的勇气。为了完整系统的收集、整理、保管好这次活动在筹备、组织和举办运动会期间形成的文书、会计、声像、实物及荣誉档案,服务中心从一开始就介入其中,使档案工作与特奥会其他工作同步运行。到特奥会后,我即着手制定规章制度。经过调研,对各部室工作职责范围及形成的档案有了基本的了解,在办公室负责同志的协助下,召集各部室负责人会议,讲解档案工作的重要意义和收集档案的方法等,制订了各部室归档文件类目表及归档文件收集范围和保管期限表,使特奥会的档案工作从一开始就有章可循。随后,对特奥会2002年以来筹备活动中形成的档案进行了收集整理。特奥会召开后,中心增派了人力,对活动中形成的文书档案、声像档案、实物档案进行了收集、整理,人员最多的时候达七、八人之多,这项工作持续到2008年底,累计整理各类档案6502卷(件),其中:文书档案4623卷(件)、资料231册,照片档案249册13316张,录音档案83盘,光盘档案593张,实物档案723件。完整记录了特奥会从申办、筹备到成功举办的全过程。这次特奥会档案的数量之多,载体之全为上海重大活动建档之最,并开创了重大活动档案纸质文本、电子文本“双套制”进馆的先例。并一式三套,中央档案馆、中国残联、上海市档案馆各存一套。市档案馆为此专门举行了交接仪式。我作为其中的参与者倍感荣幸,2007年10月,特奥会组委会向我颁发了荣誉证书。

      (二)整理鉴定上海市档案馆租界档案及建国初期档案。2005年完成制定特奥会归档文件收集范围等制度后,我到市档案馆鉴定租界档案、房地产档案及建国后市直机关文书档案,为市档案馆信息化建设、档案扫描作了前期准备工作。2005年11月至2007年底,我与高定珠、孙怡等同志整理了团市委、市信访办的文书档案。并对这些档案进行了编目、移交工作。后来,参与中国交通银行总行、上海市人事局、上海市劳动和社会保障局、上海市城建局、上海市证监局、富国基金管理有限公司、国泰君安证券公司、上海市长宁区老干部休养所、中海信托股份有限公司、国药控股有限公司、上海市环境集团、国药物流、上海市检测中心等单位档案收集、整理和上等升级工作。

      (三) 2010年10月,我受聘于上海里明档案咨询公司,这是一家私营的档案整理公司,主要面向银行等金融企业开展档案整理工作。先后整理的单位有:上海市金融党委、上海市固废公司、上海农商银行下属的杨浦支行、长宁支行、闵行支行、宝山支行、嘉定支行、漕河泾支行等。银行系统的档案工作,机构设置大都有综合管理部、对公金融部、对私金融部、风险管理部、会计结算部、营业部等。档案的内容大致有文书档案、信贷档案、产权档案、会计档案、基建档案、实物档案、声像档案等。

      在整理这些单位的档案时,首先制定了各单位的档案整理方案。档案整理方案包括对各种档案整理的分类方法、档号的编制等。在制订方案时既要考虑同类单位的共性,也要考虑各单位的个性,突出特色档案。然后,根据方案开展实体档案的整理。这样,可以起到事半功倍的效果。如果不制订方案,一到单位就埋头整理,往往会造成返工、窝工现象,浪费时间和人力、物力,速度不仅没有快反而慢了。制订方案后,该怎么整,不该怎么整,那些先整,那些后整,保管期限如何划分、零散档案如何分卷、组件等,一目了然,清清楚楚,避免了走弯路和走回头路的问题。所谓磨刀不误砍柴工,就是这个道理。

      其次,建立了各单位的档案管理台账。在我参与整理的单位中,多数台账是由我编制的。档案管理台账是全面反映本单位档案历史和现状的综合材料,也是档案管理上等升级的一项基础工程。在上等升级的年代,无论党政机关还是企事业单位,都要求编制。台账的内容大体有管理体制、制度建设、档案管理、监督指导四大项,每一大项下面设置若干小项,一般都在28个小项左右,包括编写各单位的《全宗介绍》、《组织沿革》、《大事记》、《制度汇编》、《基础数字汇编》等编研材料。要编制好台账,一是要对这个单位现行档案及历史档案有一个全面的了解,因为在档案管理台账的28个小项中,有的是用文字表述的,有的是用图表表述的。如果对这个单位档案不了解,就无法编制档案管理台账。二是要查阅单位的历史档案,因为要写全宗介绍、历史沿革等,如果对这个单位历史不了解,就无从下手编写这个单位的《大事记》、《组织沿革》、《全宗介绍》、《领导名录》等。第三,及时补短板,做应急材料。如,档案升级会议、人员培训、利用效益汇编等过去普遍重视不够,做得不足。在编制台账时,就要补上这一课,充实这方面的内容。

      我虽退休多年,但并没有离开档案工作,而是在不断实践着、探索着档案工作的真谛,提升着、深化着对档案工作的认识,与档案和档案工作结下了不解之缘、不尽的情愫。无论走到哪里,都在与档案打交道,不忘初心,与时俱进,为党和国家的档案事业奉献着绵薄之力。

       

                                                                                                                              2018年4月30日于上海

                                                                                                           作者简介:省档案局退休干部,原科教处处长,曾任《档案》杂志副总编,现定居上海。

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