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档案馆工作

对欠发达的合作市建设智慧档案馆的探索与实践

发布时间:2019-10-10 09:38:38  作者:杨小琴  来源:甘南州合作市档案局  浏览次数:

[摘要]:甘肃省档案学会向全省征集主题为“欠发达地区建设智慧档案馆的探索与实践”的档案工作者年会论文。这也就意味着今后我省档案馆工作发展的新目标。尤其对欠发达的地市县如何建设智慧档案馆提出了更高的创新要求。本文就合作市档案馆建设要创新发展,首先要加快档案资源数字化建设的步伐,培育适应档案现代化工作的应用型人才队伍,推进全面完成数字档案馆建设方面作初步探讨。

[关键词]:欠发达地区 档案馆 创新建设 探索与实践

[正文]:在当今这个信息网络技术飞速发展的时代,全社会甚至全球的各行各业都将建设、发展、开发过程中的一切信息资源转换成数据库,再充分运用互联网、物联网、云计算等信息数字和通信技术手段,为全民提供在任何时间、任何地点、任何人、任何设施、任何内容的各种需求的信息智能获取。近些年,我国很多发达地区运用高科技的信息和通信技术手段,已经推动了智慧城市的出现和发展。它以无处不在的网络环境、无所不包的海量信息数据、无所不容的业务管理和服务模式,充分实现了包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求的几乎万能的信息共享,为全民展现了一个智能化的动态世界,称之为智慧型城市。同时,这些发达地区档案系统紧抓建设智慧型城市发展的机遇,统筹城市发展目标,高投入,大开发,屏除不合时代发展的坐等上门、被动服务的工作方式,紧跟学信息技术飞速发展要求,在完善前期数字化档案馆建设和发展的基础上,以信息网络技术为依托,对所有的档案数字资源进行智能化控制、组织和管理,并对档案信息资源进行发布共享,使信息化应用和服务水平提升为无所不包的档案海量信息数据、无所不容的档案业务管理和服务模式,走出了一条“集资源,搭平台、惠民生、显智慧”的与智慧型城市发展相适应地档案工作发展新路子,同样为全民提供了一个智能化的动态档案馆,被我国档案界专家誉称为智慧型档案馆。为全国档案事业发展提供了先进创新的实践经验。

而处于欠发达地区的合作市档案馆,当前正从传统的档案手工管理方式初步向档案数字化工作推动中。由于受经济条件和人才资源短缺的制约, 档案管理工作刚从最初的计算机进行编制档案目录到单机版档案管理软件的配置使用,正向网络版的档案管理系统过度,还谈不上档案资源数字化、管理电子化、人员智能化,距离建设成整体数字档案馆程度还相差很远,就无从谈起智慧档案馆建设。因此,合作市档案馆首先要解决的是加快档案数字化的步伐和培养适应档案现代化工作的应用型人才。这个问题落实了才能推动并实现数字档案馆的建设,至进而建设对馆未来发展的希望--智慧档案馆。

一、合作市档案局馆基本情况

合作市是极不发达的少数民族县级市。“合作”藏语原音译为“黑措”,意为羚羊出没的地方。原属夏河县管辖的一个(合作)镇。于1996年5月经国务院批准,在1998年1月1日正式成立为合作市。全市现辖六乡四个街道办事处,38个村民委员会,8个社区居民委员会、249个村(居)民小组。辖区平均海拔2936米,年平均气温1.7℃。

1998年1月1日合作市挂牌成立,合作市档案(局)馆同时挂牌运行。由客观条件制约,合作市至今没有独立的档案馆库,办公地点在市政府统办大楼,总建筑面积140平方米,其中二间为办公用房(60㎡),二间为档案库房(80㎡)。截止2016年6月,档案局馆虽然已有低配置的5台电脑和4台扫描仪,按目标任务进行着馆藏档案的著录、扫描和挂接工作,并且已经由一台单机版档案管理软件使用过度到能带四台电脑的网络版的档案管理系统配置使用中,但是由于人才的短缺,加之馆内实体档案信息还没有全部数字化,数字系统智能服务无法满足全方位提供智能化综合档案信息服务的要求,档案数字化信息利用服务程度也不高,至今还没有实现档案资源利用服务运用信息技术的一体化管理和信息处理高速检索的自动化,也还没大量利用起网络版的档案管理系统和计算机进行利用服务查阅功能。 

二、我市档案数字化建设基本情况

数字档案馆是智慧档案馆发展的基础,智慧档案馆是数字档案馆发展的必然结果。合作市综合档案馆数字档案馆建设从2012年配置单机版软件开始到网络版系统过度,经过五六年的建设和半年多的试运行,还没有完全建成数字档案馆基础应用平台。数字化建设正处在对馆藏档案进行机读目录著录,全文扫描 和挂接等基础工作之中。

目前,馆藏档案、资料共5大门类、 29个全宗。其中,文书档案以卷保管的5419卷(永久3353卷,30年1558卷,10年508卷),以件保管的20135件(永久9419件,30年10252件,10年464件);企业会计档案5285册(报表321册,账簿1303本,凭证3661册);印章90枚;图书资料163本;声像资料12盘;编研资料29个;照片档案共9册519张。截至2018年12月底,合作市综合档案馆共完成纸质档案数字化2157卷14742件的48余万页,完成文件级机读目录106100条完全扫描挂接。馆藏档案全文数字化率60%,预计至2020年,馆藏档案全文数字化率95%,初步建成数字化档案馆。

另外,全市各机关单位档案室室藏文书档案合计数量为2458卷和199199件。通过今年的执法检查结果看,全市共64个乡、街道、机关、企事业单位中,已有42个单位的档案室购买了单机版的档案管理软件,全市66%机关单位档案室开展了档案数字化工作。其中,合作市检察院还是省高院配送的并由省高院要求通过档案规范化管理省一级达标,极大提高了档案的查全率、查准率,而且也降低了档案出库率,确保了纸质档案完好无损;除此之外,全市各机关基本上没有启动档案全文扫描、著录和电子文件(档案)收集工作。从2015年开始,合作市档案局将全市各乡镇机关企事业单位档案室数字化建设工作纳入档案目标年终综合考核内容中,但还没有提高各单位对室藏档案数字化工作的重视。

三、加大设施投资力度,全面加快数字化建设步伐

“档案馆”是管档案、用档案的地方。档案资源是档案馆的生命。如今合作市档案馆的档案资源不仅有纸质文档,还包括数据库、多媒体档案和少量电子形式的档案。这些形式的档案信息至今还没有全部数字化,同时也没有实现档案、文件通过信息技术运用的一体化管理和信息处理高速检索的自动化;全市各机关基本上没有启动档案全文扫描、著录和电子文件(档案)收集工作。档案数字化是档案信息化建设的前提,是建设智慧档案馆的基础工作,数字档案馆是智慧档案馆发展的基础,智慧档案馆是数字档案馆发展的必然结果。面对大数据时代的机遇与挑战,合作市档案数字化建设变得格外迫切。根据合作市档案工作实际,要全面加快档案数字化建设步伐,因从下列几方面着手:

1.争取从组织、政策、基础设施、资金等方面得到重视,在全市全面加快推进档案信息的数字化。争取从组织、政策、基础设施、资金等方面得到重视,加大档案数字化设施投。不仅要加大综合档案馆的设施投入,同时要加大全市各单位档案室的设施投入,在全市全面加快推进档案信息的数字化工作。将所有形式的档案信息变成数字资源。然后以数字资源为基础,建设一个对所有的档案数字资源进行智能化控制、组织和管理,并将综合档案馆、全市各单位档案室连接在一起的系统的应用集成平台,对所有档案信息数字资源进行共享和发布,以此实现档案信息共享、跨馆库跨室藏的互通网络服务与管理。才能为未来的智慧档案馆建设打基础。

2.制定一个全市档案信息化建设发展“三年”规划,提出档案数字化工作具体的任务目标。要求全市各单位要做到室藏2013年以后的档案数字化率达到100%。在向市综合档案馆移交纸质档案的同时,要移交齐全完整的数字化档案副本。同时要按照中办、国办《电子文件管理暂行办法》和合作市《电子文件移交与接收规定》及《电子文件归档管理制度》,加强对电子文件的管理,做好原生电子文件(档案)的收集归档和管理工作。

.要大力推进档案信息资源的共建共享和网络化服务建设。紧抓“大数据”、“云计算”技术的区域性数字档案馆建设龙头,努力提高档案数字资源保存和利用的科学化合理化水平,开展档案数据云存储、档案资源共享与远程利用的探索,全面带动档案数字资源建设,为建设数字档案馆打好档案数字基础和建设智慧档案馆的发展基础。

.要全面开展增量档案电子化工作。按照中办、国办《电子文件管理暂行办法》和合作市《电子文件移交与接收规定》及《电子文件归档管理制度》,做好对全市各单位原生电子文件(档案)的收集、归档、移交和保存管理工作,想法把电子文件的形成办理、数字档案室、数字档案馆有效地衔接起来,并确保数字化成品的质量、保障档案数字资源的安全,避免数字化加工过程中对档案原件的伤害及丢失等现象。

5.要积极争取合作市政府领导的支持,继续加大档案数字化工作经费的投入力度,保障加快档案数字化工作的顺利推进和档案数字化建设的总体进度。

四、加强适应工作人才的培育,注重档案人员稳定性

人才是关键。没有哪一项工作与人才无关。实施人才强档战略,培养和造就一支服务型、创新型、技术型的档案人才队伍,既要不断强化人才培育,更要注重人才的稳定。以人为本,做到尊重人才,使用人才,留住人才,会使各项工作事半功陪,更会使档案馆建设得到创新和跨越式发展。

1. 培育适应工作的人才队伍。档案工作既是一项业务性工作,又是项管理服务性工作。档案人员不仅应是文献史料的管理者,更应是文献信息的开发者,不仅要掌握档案理论知识,还要熟悉与档案工作相关的文化理论与科学技术以及档案记载内容有关的背景知识。在飞速发展大数据时代,无论是数字档案馆还是智慧型档案馆的建设,都需要大量跨学科的“多专能”新型人才。过去那种“事不关己,高高挂起”档案人的形象,已经不适应继续任档案工作岗位了。如今的档案工作者,不仅要深入到各业务部门开展调研,而且要到基层单位进行业务指导,还要打破档案利用上的空间概念,以敏锐的职业洞察力和前瞻性目光,搭建开发档案信息共享平台建设,实现更大范围、更多种类的信息资源共享,将业务只能建设工作向前推进。因此,档案工作人员必须由管理型向知识型、技术型人才转变。

虽然由于机构改革,使当局馆人员隶属关系分开了,但分家不分工,工作上班还结合在一起。合作市档案局馆现共干部职工有8人,平均年龄在45岁以上。其中一般职工5人,个人自学并能独立完成业务指导、著录、扫描等工作的只有一两人,懂信息化专业的人才及其短缺,还有什么工作也干不了的。在量大活重人又少的工作环境下,被“鞭打的快牛”们,各项工作齐压一身,还得样样干好项项完成,默默无闻多少年,挨批挨骂也最多。在档案部门极少有职工被任用提拔,但凡能走的都跳槽了,档案局内留不住人才。作为档案部门领导,首先就没有建立起适应档案工作发展的用人理念。

2.注重保持档案干部队伍稳定性。保持档案工作人员的相对稳定和工作上的连续性,一是有利于发挥档案工作人员职业优势;二是可以充实档案技术人才,推进档案数字化工作;三是有利于档案工作的长远发展。档案人员相应稳定性和连续性可以消除档案管理人员的临时思想,激发档案员干事创业的主人翁精神。一名档案员从上岗培训到熟悉业务,需要较长的时间,只有保持相对稳定,才能有效地发挥作用,更好地服务于部门工作和社会大众;四是有利于档案的安全和保密。档案人员在岗时间越长,他的保密意识就强,能以较强的原则性处理档案涉密工作;五是有利于档案人员新老更替。注重档案管理人员的年龄层次,以老带新,即便出现人员的变动,可保持工作上的连续性。然而,在实际工作中,由于大多数领导的档案意识的淡薄,档案岗位地位得不到应有的重视,使档案员在个人价值实现上有着明显的失落感,要求上进的人都不愿意连年干下去。另外,好多位领导不重视档案工作,也就随意调换档案人员。这样的随意换人使各机关单位档案管理时好时坏。为了机关档案工作规范管理,业务指导人员建议对方领导将档案员尽量保持稳定以利于工作时,曾遭遇到对方领导回击:“谁愿意长期管档案,管档案能进步吗?”这句话很现实,档案岗位的人员就是进步不了,想进步的都跳槽了,默默奉献于兰台的,很少得到任用交流,福利津贴难以落实,这些都是档案人员不稳定的原因。

总之,档案馆不管怎样发展,都需建立在实体档案馆与数字档案馆的基础上,使档案管理工作更加智能化、系统化、自动化、人性化。在当今信息社会信息爆炸的时代,任何档案馆都会面临信息选择甄别的困难。这将会对档案馆在通过网络快速提供档案信息服务带来挑战,这也是合作市档案馆必须面对的挑战。当前,合作市档案馆只有加大设施配置投资,进而加快档案数字化建设的步伐,并选用和培育适应档案数字信息化工作发展的多用型人才队伍,力求使档案数字化建设的规模达到齐全完整的程度,更好的体现“以人为本”和“可持续化发展”的服务,并实现了全面完整的数字档案馆建设,到那时就可进一步建设发展智慧型档案馆。


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