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档案信息公开

甘肃省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法(讨论稿)

发布时间:2016-11-08 14:51:33  作者:佚名  来源:网络  浏览次数:

  为加强和规范省直单位纸质档案数字化成果的集中管理和有效利用,结合甘肃省档案馆实际,特制定本办法。

  第一条 本办法适用于省档案馆对省直单位加工制作的纸质档案数字化成果的接收工作。

  第二条 各单位加工制作的纸质档案数字化成果,自对应纸质档案形成之日起满15年,一并向省档案馆移交。

  第三条 省档案馆接收范围参照纸质档案接收范围执行。

  第四条 各单位应采用不可擦写DVD光盘或移动硬盘、一式两套向省档案馆移交(备份)纸质档案数字化成果。

  第五条 各单位向省档案馆移交(备份)的纸质档案数字化成果应包括目录数据和全文扫描图像数据。

  第六条 各单位移交(备份)的目录数据必须符合《甘肃省省直单位文书档案电子目录结构与交换格式(试行)》的规定,要确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范。

  第七条移交(备份)省档案馆的数据及材料为四个部分:一是原始图像的JPG文件;二是挂接利用的多页图像PDF文件(要求画面质量无损);三是目录数据的DBF文件;四是相关表格。具体内容要求详见附件1

  第八条各单位应确保移交(备份)光盘的质量。光盘刻录完成后,应进行质量检查,与原始数据校验,确保备份数据的准确性、完整性、可读性和安全性;在备份的光盘表面标示备份单位名称、全宗号、光盘编号,在单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。

  第九条各单位在进行纸质档案数字化成果移交(备份)时,应事先做好质量检查工作;同时提前2个月向省档案馆提出移交(备份)申请,省档案馆在接到申请后10个工作日内,上门协商确定移交(备份)有关事项,并对纸质档案数字化成果按《甘肃省纸质档案数字化操作规范(试行)》和《甘肃省文书类档案电子目录及全文数据结构与交换格式(试行)》的有关规定开展质量验收检查。

  第十条通过验收确认进馆的纸质档案数字化成果,省档案馆填写《纸质档案数字化成果交接登记表》(附件2)和《纸质档案数字化副本移交(备份)清册》(见附件3、附件4)一式三份,由双方签章确认。

  第十一条各省直单位可对其移交(备份)的纸质档案数字化成果提出限制利用意见和其他要求,省档案馆必须维护其合法权益。

  第十二条本办法自印发之日起施行,由甘肃省档案局负责解释。

 

   附件一:01备份数据内容及要求

   附件二:02-纸质档案数字化成果交接登记表

   附件三:03-接收清单-卷

   附件四:04-接收清单-件

   附件五:光盘标识20161107

   附件六:移交数据光盘封面

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