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局馆规章

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甘肃省档案局(馆)公文处理实施细则

发布时间:2014-01-14 16:21:31  作者:佚名  来源:甘肃省档案局办公室  浏览次数:

 

第一章   

 

第一条  为了推进局()机关公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和质量,依据《党政机关公文处理条例》和《党政机关公文格式》(GBT 97042012)以及省委、省政府机关公文处理有关规定,结合局()实际,制定本细则。

第二条  公文处理是指公文的收发、拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等相互关联衔接、有序运转的工作。

第三条  公文处理要坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条  办公室是局()机关公文处理的管理机构,负责本机关的公文处理工作。主要职责是:负责机关公文制发、收文处理及公文的管理、清退、归档,文件材料的审稿、核稿、缮印、用印;负责公文处理工作的督促检查及安全保密工作;负责对下级机关公文处理工作进行指导和培训。

 

第二章  行文规则

 

第五条  行文应当确有必要,坚持少而精,注重实效。可发可不发的公文坚决不发。法律、法规和规章制度已明确规定,或上级公文已明确规定,本级无需再作具体要求的,一般不再行文。

第六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

()向上级机关行文,应主送一个上级机关,如需其他上级机关阅知,可以抄送。用"请示”、"报告”、"意见”。向上级机关的重要行文,不得以本机关办公室的名义上报。

(二)向本系统或下级机关的重要行文,一般用"决定”、"通知”、"通报”、"通告”、"批复”、"意见”等。应当同时抄送其直接上级机关。

(三)下行文和平行文主送机关一般为"各市()档案局(),省直各部门、省属及中央在甘单位档案部门”。不越级行文,确需发各县(市、区)档案局()的,可在附注处加"此件发至县档案局()”,一般不向市()政府直接行文。

(四)不相隶属机关之间的商洽工作、询问和答复问题,一般用"函”行文。对需要周知或共同执行的事项,也可以使用"通知”、"意见”等。

第七条  "请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。

第八条  下级或有关部门向局()的"请示”、"意见”,应给予答复,也可以授权办公室或以办公室名义给予答复。局()内设机构(即各处室)除办公室外不得对外正式行文。

 

第三章  发文办理

 

第九条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、登记(打印清样)、校对、缮印、用印、分发等程序。

第十条  草拟的文稿由办文处室负责人核稿后,送办公室分管公文处理的主任审核,办公室主任审阅后呈送局()领导审签。除特殊原因,各处室不得将代拟文稿直接送局领导签批,未经办公室审核的文稿,局领导原则上不予受理、签发。

第十一条  以局(馆)名义制发的上行文,由局(馆)长签发;以局(馆)党组名义制发的公文由党组书记签发;以局(馆)名义制发的下行文或平行文,由局(馆)长签发或由局(馆)长授权分管副局长签发。签批人应当明确签署意见,并签署姓名和时间。

第十二条  经局领导签发后的文稿、正式印制前,办公室分管主任应当进行复核。复核重点是:审核、审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第十三条  经复核后的文稿,办公室文秘必须编号登记,送交打字室缮印。清样打印出来后,由办文处室或办文人员从内容到格式进行最后校对,确认无误并签字后,再正式缮印。

 

第四章  收文办理

 

第十四条  收文办理是指收到公文的办理过程。包括签收、登记、审核、传阅、拟办、承办、催办、反馈等。

第十五条  签收。收到公文时一律由办公室文秘人员逐件清点签收,并注明签收人姓名和日期,然后按程序办理。除局领导直接交办的事项外,各处室一般不受理未经办公室文秘人员签收的公文。各处室直接收到公文时,应及时送办公室文秘签收,不得随意留存或直接办理。如属急件,各处室可摘抄主要内容或复印,原件必须送办公室文秘按程序办理。

外出开会或考察结束后,必须撰写情况汇报和落实意见,连同会议材料一并交办公室文秘人员签收,呈局领导传阅。

第十六条  登记。公文签收后,由办公室文秘人员逐件拆封检查,分类登记。登记内容主要包括收文日期、份数、公文标题、密级、发文字号、发文机关、传阅和分发日期及办理情况等。一般要将上级发文、下级报文、办件、阅件和简报等分开登记,并标注本局的收文序号,避免文件漏办。

第十七条  审核。对各级部门发来需要办理的公文,办公室文秘人员应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合党的路线、方针、政策;是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

第十八条  传阅。需局领导和有关处室周知的公文,文秘人员根据办公室主任批文意见,将公文按照传阅范围和一定程序送有关领导和处室阅批。公文传阅要实行登记制,严格按办文周期办文,控制办文流程,避免漏传、误传和延误。局领导收到传阅公文后及时审批,尽快清退,除特殊情况外,公文不在领导之间横传。

第十九条  拟办。经审核,对需要办理的公文,办公室文秘人员填写办文单,由办公室主任阅文后及时提出拟办意见。属于重要和要求解决具体问题的来文,先送局长和分管副局长批示,视来文轻重缓急送其他局领导阅知,再按批示意见送有关处室办理。对需要两个以上处室办理的,应指明主办处室。

第二十条  承办。有关业务处室接到交办的公文,应本着"急事急办,特事特办”的原则,遵照领导批示的办文要求及时限,按程序及时办理。办理过程中确有困难的,应及时予以说明,不属于职权范围的及时退还办公室,并说明理由,提高办文效率。

第二十一条  督办。办公室负责对公文承办情况进行督促检查。紧急或重要公文要及时跟踪督办,一般公文定期督办。除周知性公文外,承办处室要及时向办公室反馈办理情况。

 

第五章 公文归档

 

第二十二条  根据《中华人民共和国档案法》和《甘肃省档案条例》及其它有关规定,局()在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存利用价值的公文、材料、领导批示等,应及时整理(立卷)、归档,个人不得保存应当归档的公文。

第二十三条  归档的公文应将一份正本连同领导人签批的底稿及公文形成过程中的附件一并整理(立卷)。密级公文办结后应及时整理(立卷)并按规定保管或销毁。

第二十四条  归档范围内的公文,应按年度问题或年度组织机构分类立卷归档。

第二十五条  联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)归档,其它机关保存正式发文或复印件或其它形式的公文副本。

第二十六条  归档范围内的公文材料,各处室在每年第一季度结束前,按照立卷归档有关规定将上年度整理好的档案材料向机关档案室移交,集中统一管理和利用。

 

第六章  公文管理

 

第二十七条  公文由办公室文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。文件交接和签收应严格履行手续。

第二十八条  除绝密级和注明不准翻印的以外,其它密级和内部的文件材料,按有关规定报局领导或办公室主任批准方可复印。复印时,应进行登记,复印件按正式公文进行管理和清理清退。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十九条  办公室应于每年第一季度对机关上一年形成和接收的不具备归档和存查价值的公文进行清理,经鉴别和办公室负责人批准后,到指定场所予以销毁。销毁密级公文按有关规定的程序和办法办理。密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

第三十条  各处室查阅一般性公文(案卷),由办公室专职人员负责提供。需较长时间借阅公文(案卷)的要与文秘人员办理借阅登记手续。查阅密级公文(案卷)和会议记录并摘抄部分内容的,需经办公室负责人或报局领导批准。由办公室文秘人员指定地点查阅(摘抄),内容不得外传。摘抄件用后交办公室文秘销毁。成卷公文不得外借。

 

第七章 公文保密

 

第三十一条  处理公文必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家秘密载体保密管理的有关规定。公文保密应遵循严格管理、严格防范、确保安全、方便工作的原则。

(一)文件实行专人专柜保管,由办公室文件专管人员(兼保密员)负责签收、保管和清退。

(二)绝密级文件不得传输、复制和汇编。阅读、传达绝密级文件要在符合保密要求的场所进行,文件不得摘录和借阅,其内容不得公开引用,传达时不得录音、录像和记录。 

第三十二条  发文件机关在拟制公文时,应根据公文内容和工作需要,严格划分密与非密的界限。对于需要保密的公文,要准确标注密级,严格限制涉密人员;难于划分密与非密界限无法确定公文密级的,应申请上级或同级保密部门研究确定。公文密级的变更或解除由发文机关决定。

第三十三条  打印涉密公文,必须使用专用涉密计算机。载有涉密公文的计算机严禁上国际互联网,其存储软盘、硬盘和光盘等介质,应与同密级的纸质公文一样,按保密要求严格管理。

第三十四条  存储密级文件的磁盘、光盘及介质按所存文件的最高密级管理。未经公文制发单位批准,各处室和个人不得将密件在计算机系统中存储、传输、复制。

第三十五条  泄露或出卖党和国家秘密公文、资料,丢失涉密公文或通过计算机及其网络泄密的,应按照有关规定,追究当事人和有关负责人的责任。对国家安全和利益造成严重损害的,将依法追究刑事责任。

第三十六条  涉密公文出现失控,立即报告本局领导,并积极采取补救措施。绝密级公文及密码电报出现失控或泄密,除及时报告局领导并采取补救措施外,要及时报告上级发文单位和同级保密公安部门。

第三十七条  密码电报按有关规定管理。

 

第八章  附 则

 

第三十八条  电子文件的管理,按照《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔200939 )执行。

第三十九条  本细则自印发之日起施行。局()原有有关规定同时废止。

第四十条  本细则由办公室负责解释。

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