文件中心以其经济、高效在国外受到普遍欢迎，被誉为“现代最富有生命力的新型档案机构”。然而，在国内，十多年过去了，文件中心仍屈指可数，是什么原因阻碍了文件中心在我国的普遍建立呢？笔者认为有理论和实践两方面的原因。

　　一、建立文件中心在理论上的障碍分析

　　１．文件中心与文件生命周期理论的关系是否适用于中国

　　目前不少学者认为文件生命周期理论不能成为建立文件中心的理论依据，进而认为我国不能建立文件中心。对此，笔者有不同看法。

　　笔者认为，文件中心和文件生命周期理论是相辅相成的，文件中心是文件生命周期理论的实践基础，而文件生命周期理论又是文件中心的经验总结，反过来指导着文件中心的建设与发展。文件生命周期理论的核心内容是：“文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的过程；依据文件价值形态的变化，可划分为几个不同的阶段；不同阶段的文件客观上要求采取不同的管理方法和保管场所。”这一理论是对文件实行阶段性管理的最好解释。文件分现行、半现行和非现行，在半现行阶段，文件具备满足本机关利用需要和向社会提供利用两项基本功能，存放半现行文件的机构应该是一种过渡性保管机构，处在形成机关与档案馆之间的中间位置，而文件中心就是这样的机构。

　　尽管文件生命周期的概念最早由西方学者提出，但它所揭示的文件运动规律是世界各国文件运动的普遍规律，并非西方国家所特有，它同样适用于我国，只是我国对文件运动规律的具体描述与之有所不同罢了。文件生命周期理论根本不存在是否适合中国国情或是否适宜中国化的问题，它本身也是中国文件运动客观规律的揭示。

　　２．中外对文件及档案概念的不同理解

　　不少人认为中外文件和档案阶段划分不同，建立文件中心就必须要修改当前档案的概念，否则就会引起混乱。其实不然，在我国，文件办理完毕立卷归档后就称为档案；在美国，具有永久保存价值的文件进入档案馆保存才叫档案；而在欧美的一些国家，则认为文件自形成之日起就是档案。尽管中外文档划分存在差异，但都实施了分阶段管理，各阶段均有相应的保管场所和管理形式。其次，文件中心与半现行文件是相对应的管理机构，无论我国有无半现行文件的提法，这一阶段是客观存在的，而且也有相应的保管机构。欧洲一些国家对档案概念的理解虽不同于美国，但他们照样建立了文件中心，而且并未改变自己国家对档案概念的理解，这一点很值得我们借鉴。我们要做的不是机械地照搬“文件中心”之名，而是要学习借用其在档案管理工作上的优点和长处，至于在我国成立的这种中间性过渡性机构叫什么名称并不重要。因此，以中外文件与档案的概念不同为由而拒绝接受文件中心是不科学的。

　　二、建立文件中心在实践上的障碍分析

　　１．档案室的大量存在

　　有不少学者认为：我国目前存在大量档案室，其性质、功能与西方文件中心大体相同，所以没有必要建立文件中心。同时认为文件中心的建立会削弱档案室的工作，造成机构重叠，造成人财物的浪费。

　　对于这种忧虑，笔者认为是完全没有必要的，而且正是这些根深蒂固的看法影响了文件中心的建立。

　　首先，档案室是否是管理半现行文件的有效组织形式？从目前看来，答案是否定的。在相当一部分规模较小的基层单位，“小而全”的档案室至少有几方面的不足：一是质量参差不齐。很多基层单位的档案人员多为兼职，业务素质较差，人员流动比较频繁，管理质量难以保证。二是职能重复。为了保存现行文件和未进馆档案，各单位都设置了档案室，功能职责雷同，人员、设备、投资重复，造成了人力、财力的极大浪费，难以达到集约化、规模化管理。三是工作范围较窄，阻碍资源共享。档案室主要是满足本单位的利用需要，而不能与其他单位资源共享。我国目前还没有一个机构能担任集中管理各部门现行、半现行文件，并向社会公开提供服务的职能。这些不足表明了档案室并非完美形式，最欠缺文件中心的优点——经济、高效。

　　其次，文件中心的建立不是对机关档案室的全盘否定。上述档案室的不足并不表明它一无是处，相反，多年来的实践证明它取得了一定成效，全盘否定它的态度是不科学的，全部撤销它代之文件中心的做法也是不现实的，在它现有体系上重建一套文件中心也是没有必要的。笔者认为，文件中心可以作为档案室的必要补充，要结合实际情况而定。也就是说，在一些大型的、经济实力强的、文件数量多的单位，它本身能够保证本单位档案部门的良好运转，则没有必要建立文件中心，建了反而是真正的浪费。但是对一些规模小、经济实力弱、文件数量少、无力构建自己的档案室的单位，就要考虑建立节约、高效的文件中心。

　　２．相对落后的通信技术条件

　　文件中心需要一定的条件，如位置合理，交通方便，便于迅速交接文件；管理手段先进，能及时、有效地满足各机关的利用需求。有些人据此认为我国是发展中国家，经济发展水平不高且不平衡，大部分地区的信息技术相对落后 ，建立文件中心缺乏技术保障。

　　我们承认，与欧美发达国家文件中心的技术条件和服务手段相比，我国确实存在一定的差距，但是，这不能成为拒绝文件中心的理由。首先，文件中心的技术并没有统一标准。全世界建立了文件中心国家的技术水平千差万别，发达国家固然比我国先进，但是一些亚洲、非洲国家，他们的技术条件不见得比我国好多少，他们不照样建立了文件中心？而且甘肃省永靖县文件中心也不在较为发达的西部地区。其次，文件中心的技术条件是不断改善的。当初，美国建立文件中心时也未必具有很高的技术基础。在我国，自改革开放以来，一方面，交通、通信技术有了迅猛的发展，目前已经有了比较好的交通和通信环境，这为建立文件中心打了较好基础。另一方面，档案设施正逐步现代化，档案部门的现代化设施逐年递增，并开发了网络操作系统、数据库系统、电子邮件系统和一系列的应用软件。所以，文件中心并非只适合国外，在我国同样有生存的环境。

　　三、建立文件中心的设想

　　目前，根据我国的实际情况，文件中心可以有多种形式，主要有两类。

　　１．事业型文件中心。这种文件中心类似联合档案室，陈兆 (wu )先生认为，在我国建立文件中心，首先要对联合档案室的做法大力提倡并普遍推广。因为我国基层一些单位的档案室很难保证其工作质量，通过联合将各个单位小而全的档案室组成一个综合性的档案管理机构，在档案行政管理部门的领导下，实行统一领导，统一制度，整体开发，综合利用，这样有利于实现档案管理的科学化、规范化、标准化和人员稳定。这种文件中心是由地方政府部门正式设立的机构，与地方档案馆并列，归当地档案局管理，由财政全额或差额拨款，属于事业单位档案室发展的方向。

　　２．经营性文件中心。这种文件中心实行独立核算，自负盈亏，接受市场调节，它与各立档单位之间是经营者与客户的关系，独立进行现行和半现行文件的管理工作，中心可根据保管单位要求及存放文件的数量决定保管费用。这种文件中心作为市场的主体，档案行政管理部门仅对其进行行业管理，没有上下级关系，是企业、尤其是非国有企业档案室的发展方向。

　　参考文献：

　　①林清澄：《我国没有文件中心》，《北京档案》2000年第5期。

　　②彭坚：《文件中心不宜在我国普遍推行》，《档案学研究》2003年第4期。

　　③傅荣校：《应辨证看待文件中心》,《中国档案》1999年第1期。

　　④吴品才：《“文件中心”在我国未能普及的缘由评析》，《档案学通讯》2000年第1期。

　　⑤李财富：《文件中心能否在我国普遍推行》，《中国档案》1998年第11期。

　　⑥黄霄羽：《文件中心的理论分歧辨析》，《北京档案》2000 年第 7期。

　　（作者简介：

　　刘金霞，四川大学公共管 理 学 院 档 案 学 专业2003 级硕士研究生；

　　黄存勋，四川大学公共管理学院秘书档案系教授/成都/610064）