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家庭档案的分类

发布时间:2019-07-30 15:15:48  作者:佚名  来源:北京市档案馆  浏览次数:

我们从家庭档案的形成规律中知道,家务文书与公务文书一样,都具有六大特征,即年度(代)、作者、问题、成员、名称(或叫文种)、通讯者。用这些特征分类,既能保持其内在联系又便于日常管理和使用。

(一)年度分类法

即是按照家庭档案形成的不同年度或者年代,进行分类。如果家庭档案每年形成的材料数量较多,就可以直接采用年度分类法,如1999年、2000年……。档案材料比较少的家庭,则可采用年代分类法,即把档案分成几个历史阶段或时期,来进行整理,如80年代、90年代……,或婴幼儿时期、少年时期……。

(二)作者分类法

就是指按照形成家务文书的作者设立类项,进行分类整理。如:某单位给家庭成员的奖励材料,其作者就是某单位。整理时,即可按单位分类立卷。按作者立卷较困难的,也可采取变通方法,从家务文书材料的来源去分类,即本家庭自身形成的材料,外单位和个人有关本家庭的材料。

(三)问题分类法

指按照家庭档案的内容所论述和反映的问题来设立类、项,进行分类的方法。如:家谱家族类、文化教育类、家用设备类等等。问题分类法由于在实际的整理分类过程中较多使用,因而我们在这里根据家庭档案的形成规律、管理实践和有经验同志的介绍,把它归纳为如下几类,以供参考。

1、家谱家族类:包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书、家史、自传、回忆录、结婚证书、离婚证书及法律字据等。

2、政历活动类:包括政历材料、履历表、思想总结、党、团申请书、批示表、提拔任免、落实政策、劳动模范、先进事迹、劳动就业、奖惩材料、聘书、荣誉证书、徽章等。

3、工作活动类:包括工作实绩、工作总结、业务考核、职称评定、论文著述、工作日记、备忘录、名片及科研成果材料等。

4、经济活动类:包括收支帐、存折、公债券、人情簿、人身保险、财产保险、购物凭证、承包合同、土地档案、契约协议等。

5、文化教育类:包括学历、学位证书、学习成绩单、报告单、学生评语、学习奖惩、学位论文、著述手稿等。

6、卫生保健类:包括病历单、药单、医疗手册、药品储用说明、病理照片、防疫卡片、体检记录、疗养记实、烹饪技术、营养知识等。

7、综合类:包括房产、地产证、家具、电路电器设备、煤气管道等的图纸、安装维修使用说明书及上述各类不能容纳的各种材料。

(四)成员分类法

即是指按家庭档案内容所涉及的成员或制成家务文书的成员来设立类、项进行分类。例如,父亲档案、母亲档案、儿女以及家庭其他成员档案等。

(五)名称分类法

就是指按照家务文书材料的名称来分类整理。如,报告、通知、申请等,它相当于公文的文种分类。按这种方法分类后,如材料较少,也可采用变通方法,即按凭证、证件、书信、日记等名称来分类。

按家庭档案内容的名称来分类,在实际的整理分类中也较为多用,故我们同样把它概括归纳如下,以供参考。

1、传记材料:如家谱、家史、自传、回忆录、日记等。

2、证件材料:如学历证书、职称证书、工作证、结婚证、出生证、选民证、独生子女证、党团员证、会员证、任务书、奖状、证书等。

3、凭据材料:如契约、盟约、合同、公证书、购物凭证、借贷字据以及房屋产权证、土地使用证等。

4、书信材料:如家庭成员与亲朋好友的来往信件等。

5、文书表册材料:如申请书、总结报告、自我鉴定、履历表、登记表、奖惩材料等,以及家庭成员论文著述等。

6、录音录像材料:如家庭成员的文娱生活声像片,有关学习和工作的录音、录像带等。

7、重要文摘、书画及剪贴资料。

8、其它材料。

(六)通讯者分类法

指按照家庭档案来往文书的情况进行整理分类。

(七)家庭档案分类法的结合运用

在实际的档案分类当中,上述分类法并不单独使用。因为一个特性是很难全面反映出家庭档案的内容和成份的。因而,一般都是两种或两种以上的分类法结合起来运用。

值得注意的是,分类方法的结合运用,只能在分类的不同层次中分别选用不同的分类方法,而不能在分类的同一层次中同时采用两种或两种以上的分类方法。也就是说,要全面提示出家庭档案的内容和成份,可采取第一层次以年代分类,第二层次在成员分类,第三层次以问题分类;或第一层次用成员、第二层次用年代、第三层次用问题……这种多层次的分类方法,其主要优点是:分类整理后的档案材料,不会因家庭成员的迁移而影响档案的管理。比如,家庭中的子女,成年婚嫁后,有关他们的家庭档案材料交子女保管是很方便的。当然,如果家庭档案材料数量较少,就应当选用其他的分类方法。

除上述分类法外,我们还可以列出许多其它的组合分类方法。家庭档案的分类,究竟采用几个层次?怎样组合分类好?应根据各个家庭的具体情况来决定。


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