摘要：随着实现档案数字化的观念越来越深入人心，档案检索中计算机的应用也越来越广泛。作为连接档案用户与档案馆（室）藏的枢纽，档案检索系统优劣性很大程度上影响着档案用户档案需求的实现以及新的档案需求的激发。本文探讨了档案用户、档案检索系统以及它们之间的交互关系，为完善这种交互关系提出了建议。

　　关键词：档案用户  档案检索系统  人机交互 

　　交互，是指档案用户与档案检索系统之间所发生的交往和联系。即档案用户和检索系统对信息需求的生成、表达、传递、处理和反馈的过程。通过对这种交互行为的研究，可以提高检索系统的检索效率，建立面向档案用户的档案检索工具，使档案检索系统更好的服务于档案用户。本文将从交互双方的基本情况和交互方式选择两方面来探讨这种交互关系。 

　　一、交互关系的双方

　　档案用户与档案检索系统的交互，由两个方面构成：档案用户和档案检索系统。其中，档案用户的利用需求，是形成交互关系的基础，没有利用需求，交互就无法建立。同时，通过交互的过程档案检索系统也能够提高用户的基本信息素质，改进检索系统，进一步刺激和诱发检索需求。

　　（一）档案用户及档案需求

　　档案用户，是形成交互关系的关键，用户的利用需求则是交互关系建立的基础。档案用户主体可以依照职业划分为政府机关、企事业单位、科研单位、社会组织和个人等。这些主体的档案需求既包括传统的档案需求如：档案凭证需求、档案查阅需求、档案休闲需求和档案编撰需求，还包括档案咨询服务需求、档案整理服务需求、档案寄存服务需求、档案培训服务需求、档案鉴定服务需求等新型的档案服务需求。而且随着时代的发展，档案需求还发生了新的变化。首先，网络技术一方面提供了丰富的数字化档案信息资源，极大满足了档案用户需求，另一方面网络发展所带来的"信息爆炸”、服务方式杂乱等弊端也使用户无所适从，对利用数字化档案信息有了更高的要求。此外，在社会发展的大背景下，用户需求发生了巨大变化,如用户对信息和知识的渴望更为强烈,专深信息、个性化信息、特色信息需求增加明显,用户对信息的易用程度要求更高。

　　尽管用户的需求增加了，但是由于检索系统所响应的并不一定是用户的档案需求，而是用户所表达的档案需求，而用户的需求表达和真实需求往往并不一致，这使得当前的档案检索系统不能满足用户日益增长的检索需求。当用户的需求表达小于实际需求时，查全率下降；用户的需求表达大于实际需求，查准率下降；用户的需求表达与实际需求仅在范围上有交叉，并不完全吻合，则查全率和查准率都会受到影响；用户的需求表达与实际需求完全不相符，检索结果就没有意义。因此，只有当用户把档案需求正确地表达出来，使需求表达与真实需求相吻合，才能达到预期的检索目的，进一步刺激和诱发检索需求。影响用户需求表达的因素有用户的信息素质以及用户对检索系统的认识。具体来说，用户的信息素质主要体现在：1、用户信息表达，这取决于用户的信息认知能力以及对档案检索系统的熟悉程度和应用技巧。用户在在构造检索提问表达式时, 常常并不清楚自己所需档案信息的具体特征，从而无法将泛泛的、模糊的利用需求转换为清晰的概念表达出来。2、用户的检索行为，这点集中体现在用户的检索技巧上，不同用户在检索工具选取、检索入口词的选取和高级检索方式(检索式编写)中存在差异。例如，用户在利用档案检索系统时不能准确的将档案需求转换为系统所能处理的内容，如转换为类目或主题词。在检索过程中，用户的记忆、操作印象和检索路径存储都是影响信息检索效果的因素。因此，用户与档案信息检索系统交互一方面应该提高用户的基本信息素质，另一方面应该通过揭示和披露用户信息素质，在系统层面建立与用户素质相适应的使用与检索体系，优先考虑用户的适应程度。

　　（二）档案计算机检索系统

　　在交互中，档案检索系统对用户的适用性状况，也能够刺激用户的利用需求，完善交互关系。因此，除了档案用户外，档案检索系统也不因忽视。其中档案检系统的界面设计以及档案检索系统的质量状况都对交互关系的发生有着重要的影响。

　　1、档案检索系统的界面设计

　　档案检索系统界面是用户对档案检索系统的第一印象，也是档案检索发生的区域。因此，界面设计至关重要。检索系统界面设计因遵循以下几个原则:（1）以用户为中心,在界面设计时，要把用户放在第一位，设计时既要考虑到用户的共性，也要考虑到他们之间的差异性。另一方面，设计者也需要考虑目标用户（潜在用户）的行为方式。例如针对科研人员和一般公民，就可以设计不同的检索入口并为科研人员提供高级检索方式等；（2）一致性，检索系统界面设计还必须考虑内容与形式的一致性，保持统一的整体形象。检索系统界面的形式是为内容服务的，但本身又有自己的独立性和艺术规律，其设计必须形象、直观、易于被浏览者所接受；（3）简洁与明确，例如在检索页面的主要部分只提供检索输入框，其他功能模块尽量少，减少对用户查询的干扰。此外，还应该尽量减少浏览层次，力求以最少的点击次数找到具体的内容；（4）体现特色，检索系统设计者应清楚了解档案馆（室）藏背景、体现主题和服务对象的基本情况，选择合适的表现手法，展示关键信息和特色内容，形成独特、鲜明的风格；（5）兼顾不同的浏览器，随着网络技术的发展，浏览器也在不断更新换代，检索系统在设计时，应当根据当时用户浏览器分布情况决定设计所面向的浏览器类别和版本，在设计开发和使用某些功能时要在这些浏览器上进行全面测试，以保障其正常工作。

　　2、档案检索系统的质量状况

　　档案检索系统对用户的适用首先取决于检索系统自身的质量情况。档案文件检索系统的资源情况、检索效率、费用效果比、系统易用性等因素都对用户需求有着重要的制约作用。（1）检索效率，检索效率反映了系统运行结果与用户检索需求的吻合程度，吻合程度越高，越接近用户的预期目的，用户的满意程度就越高；（2）系统响应时间，是指一次检索过程中，从用户向检索系统提出问题，到检索系统完成匹配过程，形成检索结果，交付用户所需的全部时间。系统的响应时间不宜超过10 秒。此外，在用户等待检索结果时，还应通过显示文件的大小、进度条或者其他形象化的方式让用户可以预测等待的时间；（3）系统资源因素，是指检索系统所拥有的档案信息的数量和质量。检索系统所容纳的档案信息愈完整，价值愈大，利用频率愈高；（4）系统易用性因素。档案检索系统的设计应当便于利用，越简单易用的检索系统，用户的使用频率愈高。

　　二、交互方式

　　档案用户与档案检索系统之间的交互方式可以根据用户是否直接参与检索过程，划分为委托式检索和非委托式检索。在使用计算机检索系统时，非委托式检索又称为人机对话式检索。这两种不同的检索类型实际上是两种不同的交互方式：非委托式检索是一种直接交互的方式，委托式检索是一种间接交互方式。

　　直接交互方式是用户直接使用检索系统查找所需档案。这种交互方式的优点是：1、用户选择所需档案的自由度比较大，用户可以广泛的浏览各种检索工具和数据库，从中筛选自己所需要的档案，相比委托检索有更大的选择余地；2、反馈性好，系统信息可以迅速、准确地反馈给用户，用户可以随时调整检索内容和检索策略；3、检索及时，在计算机检索中，直接交互方式可以通过增加终端使多人同时进行检索，避免等候现象，此外还可以通过提供远程查询服务，为用户提供便利，减少档案工作人员的工作量；4、用户信任度高，在直接交互方式中，用户直接与档案检索系统发生关系，不存在交互媒介，用户对检索结果的可信度更高，更容易接受。但是直接交互方式对用户的检索能力和信息素质要求较高，如果对检索系统不够熟悉，检索技能不高，就有可能走弯路，造成漏检和误检。此外，现阶段我国档案馆、室的检索工具大部分是不公开的，实现直接交互的难度较大，部分档案馆网站提供的检索功能，则存在数据库较小，档案信息内容不全面、数据访问不稳定的问题。

　　为了更好地发挥直接交互方式的优越性，解决存在的问题，可以采取以下几种措施：1、开放检索工具，档案部门应当进一步解放思想，创造条件，尽快提供可为用户使用的检索工具。如上海市档案馆就已经提供了网上查档和预约调卷的服务，这样一来不仅方便了人民群众使用档案，也减少了档案人员的工作量。2、完善计算机检索系统，设计友好的检索界面，如上海市档案馆检索系统同时提供浏览检索和专题检索两种方式以适应用户的不同需求。在条件许可时还应向用户提供远程查询服务。3、开展咨询服务，配合和支持直接交互方式。4、开展用户培训，帮助用户了解和熟悉检索系统。例如可以编制和分发档案检索系统使用手册，对使用频率高的用户开展专题讲座等。直接交互有利于提高利用档案信息的时效性和从信息系统和信息网络获取信息的方便性。

　　间接交互方式是用户将检索需求告知专职检索人员，由专职检索人员使用系统检索，再将检索结果反馈给用户。间接交互方式的优点是：1、对用户的适应性强。2、检索效果较好。作为用户与系统之间的中介，检索人员的素质在间接交互方式中起着至关重要的作用，检索人员通常需要具备较宽的知识面和较强的检索技能。此外，间接交互方式中系统对于用户信息反馈的灵敏度较差，对检索策略的调节也不够及时灵活。

　　直接交互方式和间接交互方式具有不同的特点，在实际应用中，应根据实际情况的不同，灵活采取不同的交互方式，以满足不同层次、不同要求用户的检索需求。同时，应当顺应信息公开的需要，逐步公开档案检索工具，保证直接检索，进一步实现网上检索。

　　三、对档案信息化建设的启示

　　档案信息系统的建设应采取顶层设计思路，真正建立全面的、系统的、面向公众查档需求的集成平台与通用系统。逐步解决档案系统不集成，信息结构不统一，档案数据不系统、不完整、不共享的问题，真正实现档案资源有效的整合、组织、存储和提供利用。应针对公众对档案资源的利用需求提供高效率的查准、查全服务机制，研究开放的、灵活的、动态的、可扩展的档案信息化建设模式。

　　档案网站的作用不能只停留在档案工作宣传和馆藏建设上，应向综合服务功能转变。除了开通档案检索、在线展览、档案编研、档案教育外，还可以提供一些现行文件阅览服务、网上预约查档服务、在线互动服务、地方特色服务、爱国主义教育服务等。档案网站应该在保持地方特色的基础上，为公众提供良好、及时的信息服务，不断提高网站访问量，扩大对档案工作影响力。

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