内容提要：档案信息化建设是顺应时代发展要求，提升档案工作水平，增强服务功能的有效手段。与省市相比，县级在档案信息化方面存在的困难和问题更突出。加强薄弱环节，解决制约因素，加快县级档案信息化建设步伐，建立方便人民群众的档案公共服务体系，是促进县级档案事业持续快速健康发展的必由之路。

　　关键词：档案；信息化；调查；思考

　　档案信息化建设是顺应时代发展要求，提升档案工作水平，增强服务功能的有效手段，也是全面贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》精神，做好新时期档案工作的重要举措。为全面掌握全县档案信息化建设的现状，加快档案信息化建设步伐，更好地适应社会信息化建设和档案事业发展要求，我们通过发放统计调查表、开展典型调查、召开座谈会等形式，对全县档案信息化建设情况进行了深入地调查。

　　一、全县档案信息化建设的现状及问题

　　灵台县辖6镇7乡1个街道办事处，有行政机关及学校、医院等企事业基本立档单位129个，县级综合档案馆1个。全县馆（室）存各类应数字化纸质档案34060卷，已数字化3771卷，数字化率11%。有专兼职档案业务人员147名，电脑、扫描仪等各类档案信息化设施设备416台（件），建立档案目录数据库100个，全文数据库6个，电子阅览室3个，129个单位都建有门户网站。全县基本单位都接入了全市政务专网，能即时实现电子文件全市范围内互联互通。

　　灵台县档案信息化建设情况调查统计表

　　单位：卷、人、台、套、个

　　从调查情况来看，全县档案信息化工作已经起步，但仍然是低水平、低层次发展，进展缓慢，现状不容乐观，存在的困难和问题必须引起足够重视。

　　1.档案信息化建设已经起步，档案信息化意识初步形成，但重视仍然不够。2005年县档案馆就购置了电脑，安装了档案管理软件系统，开展了档案目录著录，2007年开展了档案全文扫描，2009年开通了档案信息网站。全县各立档单位对档案信息化有了一定认识，档案信息化工作逐步开展，档案信息化意识初步形成，但对档案信息化建设的重视程度仍然不够。有的单位把档案工作简单地理解为"档案保管”，把档案信息化简单地认为是"电脑存贮”，重中心工作，轻档案工作，不愿将资金、精力投入到档案信息化工作上，思想上对档案信息化建设工作重视不够，档案信息化工作力量不足，经费短缺，设施设备不足，甚至有肆意挤占档案信息化设施设备及工作经费的现象，工作发展不平衡。

　　2.档案管理软件初步推广，档案信息管理手段有了进步，但标准仍然不一。随着档案管理软件的逐步推广和使用，档案管理的手段先进了，检索利用效率提高了，但由于使用的档案管理软件种类多，来源不一，有档案部门主推使用的珠海泰坦档案管理软件，也有单位自行开发的，还有行业或系统推广安装的，格式、标准不统一，相互兼容性差，逻辑归档移交难度大，不能实现无缝链接，传输利用不便。

　　3.档案数字化工作正在开展，档案信息化基础工作稳步推进，但任务仍然艰巨。县档案馆、法检院、银信系统等单位都确定专人，常年开展档案全文扫描工作，个别单位实现了与OA办公系统和政务网络系统对接，实现了电子文件的实时传输，档案信息化基础建设工作正在推进，但工作进展缓慢，县档案馆才完成全文扫描3151卷，占馆藏应扫描档案的21.4%，后续数字化任务还相当繁重艰巨。

　　4.档案数据库初步建立，档案信息利用方式更加便捷，但远程查询仍未实现。全县已建立档案目录数据库100个，全文数据库6个，电子阅览室3个，129个单位都建有门户网站，全部接入了全市政务专网，能实现电子文件全市范围内互联互通，但档案信息网络查询系统仍处在起步阶段，档案图文与目录的挂接还没有完成，能实现网上查询的立档单位仅有少数几个，且仅限于系统和单位内部查阅利用。县档案馆也只能进行网上开放档案目录检索和已公开现行文件查阅，且网上开放目录不足一万条，已公开现行文件仅有一百多份，数量太少，信息量严重不足，查询利用价值低，不能形成远程查询利用效应。

　　5.档案数字化设备基本具备，档案信息加工转化有了基础，但后续投资建设仍任重道远。县档案馆有各类档案数字化设备16台件，全县有电脑、扫描仪、防磁柜等各类档案数字化设施设备416台（件），立档单位平均档案信息化设备都在3台（件）以上，为档案著录和数字化处理提供了必要的基础条件。但是，档案数字化仅是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络和应用系统，才能充分发挥档案信息化的整体效益。档案信息的收集、存贮、管理、传输、交换、共享、利用、安全等方面的设施设备，如网络系统工程、机房、服务器、磁盘阵列等后续建设的任务和投资需求更大，任务更加艰巨。

　　6.档案工作队伍不断加强，档案信息工作能力有所提升，但人才不足仍是制约因素。近年来，县级档案队伍不断壮大，各立档单位都有专兼职档案工作人员，一批年轻、高学历人才充实到了档案队伍，档案信息化工作能力有了较大提升，但从调查情况看，既熟悉档案业务，又懂计算机和网络知识的复合型人才严重不足，档案、计算机、网络维护等专业人才匮乏，档案信息化建设技术力量薄弱，制约着档案信息化建设的快速发展。

　　二、制约县级档案信息化建设的主要因素

　　通过对调查点档案信息化建设的现状和存在问题的分析，不难看出，制约县级档案信息化建设的因素虽然很多，但主要集中在以下三个方面。

　　1.认识不足，管理理念陈旧。从内因上讲，档案工作者思想不解放，理念不新，视野不宽阔，信息化知识欠缺，方法手段单一，对档案信息化重要性和必要性认识不清，习惯于传统的集中收集、归档整理、上门查阅、库房调档等档案管理和服务模式，档案工作还停留在简单的档案实体保管的传统阶段，存在看门守摊思想，对档案信息化认识不足，重视不够。从外因上看，公众对档案信息资源利用还习惯于依靠上门查找，翻阅文件的传统手段，不能促使或引导档案工作者主动作为，更新档案管理理念，档案信息化建设的积极性、主动性不高。

　　2.资金不足，缺乏项目支撑。实现档案信息化，涉及基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等方面的诸多内容，建设和运行维护，都需要持续投资，所需资金规模较大，缺乏相应项目支撑，筹资困难，后续资金匮乏，制约了档案信息化建设的快速发展。

　　3.人才不足，技术力量薄弱。档案信息化建设涉及档案、计算机、系统软件、网络等诸多领域和专业知识，需要计算机应用基础知识、数字化技术、网络维护和软件技术等相应专业人才。根据调查情况看，由于受机构编制等制约，县级档案工作队伍人数本来就不足，且多数是"半路出家”，既熟悉档案工作，又懂计算机及网络软件运行维护的复合型人才奇缺，档案信息化建设的技术力量薄弱。

　　三、县级档案信息化建设的思考

　　档案信息化要以建设数字档案馆，实现档案信息网络无缝链接、资源共享为目标，纳入信息化建设整体规划，按照利用优先、突出重点、整体推进的原则，统筹安排。

　　1. 提高认识，更新观念，加强档案信息化建设的领导力。档案信息化是一项系统工程，没有领导的高度重视，相关部门的大力支持配合，人财物的支撑，单靠档案部门的力量很难进行。为此，首先，档案部门和档案工作者必须充分认识档案信息化建设的极端重要性，充分认识档案信息化建设对档案事业的巨大推动作用，积极转变观念，增强档案信息化建设的紧迫感、责任感和使命感。其次，要积极争取县委、县政府对档案信息化的重视和支持，做到"四纳入”，即把档案信息化建设纳入全县国民经济和社会发展规划，纳入全县信息化建设整体规划，纳入县级财政预算，纳入全县中心工作检查考核范围，真正做到领导重视，责任落实，有人抓有人管。三是要明确立档单位档案信息化建设的责任，调动立档单位积极性和主动性，形成全县齐抓共管，共同加快档案信息化建设的工作合力，确保全县档案信息化建设整体推进。

　　2.加大投入，项目支撑，提升档案信息化建设的保障力。档案信息化建设投资需求较大，在积极争取县财政投资的同时，还要多方跑项目，争资金，借势发展。要主动作为，研究国家、省、市重点建设项目和投资导向，以投资项目支撑档案信息化建设。要聚力而为，抓住发展网络政务机遇争项目，引资金，与政务专网、OA办公系统建设项目融合对接，聚合项目资源，配套发展本单位档案信息网络系统建设。要借力而为，借助国家信息化建设和发展互联网+的历史机遇争项目，引资金，配套建设档案信息化所需的基础设施及软硬件设备。要顺势而为，抓住国家实施西部档案馆建设项目的大好机遇争项目，引资金，配套建设县馆信息化基础设施。要积极作为，充分利用国家重点档案抢救保护项目实施争项目，引资金，抓好重点档案的数字化转化和存贮设备配备和建设，为档案信息化建设提供一定的基础条件。

　　3.统一标准，规范运行，提升档案信息化建设的技术支持力。要在国家档案局《数字档案馆建设指南》和有关电子档案制作及档案管理软件标准框架下，统一相关软件系统、标准，统一档案数据存贮格式、规范，制定业务操作规范及标准，解决档案信息数据加工、识别、接收、传输、储存、保密、整合和利用中存在的问题，实现目录数据库、图文数据库和电子文件的兼容互联，与档案信息网络无缝链接，使各单位产生的电子档案即时或定期向综合档案馆传输移交，实现域内立档单位和综合档案馆间电子档案的无缝链接、资源共享，为档案存储数字化和利用网络化提供技术支持。

　　4.加强培训，优化结构，提高档案信息化建设的人才支撑力。要积极培养和引进人才，采取分类培训与重点培养相结合的方式，提高档案工作者信息化工作能力。要按照政治强、业务精、纪律严、作风正的要求，把既了解档案工作，又熟悉计算机基础知识、软件系统和网络维护技能的复合型人才调整到档案工作岗位上来，大力加强县级档案信息化建设专业人才的引进和培养，引进与现代信息技术相适应的人才，加强档案信息化人才培养、使用、交流力度，大胆使用年轻干部，交任务，压担子，使他们得到历练，更快地成长为档案信息化工作的行家里手，增强县级文档人员信息化工作技能，为档案信息化建设提供人才支撑。

　　5.突出重点，整体推进，提升档案信息化建设的工作落实力。坚持"统筹规划、分步实施”的原则，突出重点，做好规划，靠实责任，明确信息化建设工作的时间表、任务书、责任者，分期分批实施，整体协调推进，落实好档案信息化建设的各项工作任务。一要突出档案数据库建设这个重点。逐步建立目录数据库、图文数据库和多媒体数据库。二要突出电子档案管理这个重点，强化对单位现有电子档案的接收和管理，防止现有电子档案丢失，导致"二次数字化”造成不必要的工作重复，确保"增量电子化”。三要突出档案信息利用体系建设，以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆(室)把可公开的各类档案信息上传网络，开展远程利用，真正建立起方便人民群众的档案公共服务体系。四要突出档案信息安全，严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，同时要保证档案实体安全，确保档案信息化建设顺利推进。

　　参考文献：

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