一、实施背景

档案工作是企业基础管理的一项重要内容，能充分反映公司管理水平。电网工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量最真实、最全面、最原始的记录，是维护企业经济效益、合法权益（工程变更、索赔动态依据）及反映企业历史真实面貌的重要基础，也是工程项目投产后运行、检修、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。但在实际管理过程中，存在设计、施工、监理、设备等参建方产生的大量工程档案未得到及时有效移交或归档的档案与实际不符等情况，致使工程档案得不到有效管理和长期保存，为生产建设一线带来极大障碍。“重设计、轻档案”“重施工、轻档案”“重监理、轻档案”“重监造、轻档案”“重设备、轻档案”的现象在工程建设领域大量存在，需要从体制机制和管理平台上根除弊端。

工程档案归档存在的问题：

（一）对工程档案归档不够重视

在工程档案管理中，档案管理意识具有重要作用。在传统工程建设理念影响下，普遍认为工程施工过程才是重点，对档案管理有一定忽视，档案管理人员配备也不够齐全，很难实现档案管理与施工的同步实施，因此影响工程档案的管理质量。

（二）工程档案归档统计口径不一致

在全口径业务管理方面存在诸多方面管理不足的情况。一是档案管理部门对公司计划下达项目的档案全过程管控力度不强。二是执行层面的统计管理颗粒度不统一。三是统计工作多头管理，存在两张皮现象。

（三）工程文件收集不够齐全

工程建设中有些文件材料收集存在一定问题，归档不够完整，相关的支撑性文件也不够齐全。其中经常出现的问题是前期文件收集不够完善及系统，从而影响到档案归档情况。例如变电站设备的招投标文件收集难度比较大，对于声像和前期文件的收集重视度不够，影响归档质量。

（四）工程档案归档存在滞后

因为相关部门没有足够重视工程档案管理工作，所以也就容易导致工程档案归档存在滞后性。另外在工程施工中，一些施工人员也没有足够重视档案资料收集及整理工作，通常是在最后竣工或者检查之前再集中进行整理，也会导致工程档案归档存在滞后性。这些问题的存在均会影响到档案归档的真实性及准确性。

“项目完工验收，再整理档案”的老做法、老传统、老观念，已经不适应新形势、新任务、新要求，属于落后淘汰做法，必须改变、变革、革新。针对以上问题提出相应的处理对策，提升工程档案管理重视程度、规范档案管理制度、强化工程档案过程管控，确保工程档案归档质量。

二、主要做法

投资计划是起点，项目档案是终点，首尾相接才能闭环。投资、招标、合同是源头，前期、设计、施工、监理是过程，竣工、投产是结果，源头+过程+结果＝完整档案。

（一）健全管理机制，实施绩效考核

国网甘肃省电力公司金昌供电公司（以下简称“公司”）将档案工作纳入各级领导工作议事日程、任务清单，按要求定期召开档案专门会议，实行现场办公制度，提高档案管理水平，不断推进档案工作规范化、完整化、制度化，促进档案管理工作更好地为企业生产经营管理服务。

成立档案管理委员和档案工作委员会，将档案工作纳入月度绩效考核范围。对各部门、支撑机构、实施机构职能未能有效发挥；档案归档不及时、不规范、不齐全、不完整，档案图物不符，数据不准确，档案利用率持续偏低等现象，由档案工作委员会提出初步考核意见，报档案管理委员会审核后提交绩效管理委员会进行考核兑现，为提升档案管理水平创造一个良好的内部环境。

（二）合规建档，落实落细管理责任

由投资计划部门牵头，办公、财务、审计、纪检配合，五部门协同签订合规建档目标责任书。坚持党管档案原则，扎实推进强化电网建设项目档案工作的相关文件要求落地见效，合规建档，合法立档，保障公司投资权益和发展利益，实现“双层PDF／矢量DWF”电子档案、纸质档案达标目标，特与“业主、设计、施工（总包、分包）、监理、制造、监造”等各参建方签订《年度合规建档合法立档目标责任书》。各参建单位、部门遵循“谁形成、谁负责”“谁产生、谁归档”原则，完成职责范围内档案整理、归档工作。

（三）双源头管控，提高归档质效

工程档案与其他类型档案不同，管理工程档案必须与工程管理模式相适应，具有工程管理思维。

1.坚持“谁投资、谁负责”原则，综合计划由发展策划部门承担投资主体责任，成本计划由财务部门承担投资计划主体责任。

综合计划横向涵盖电网公司经营发展的所有业务，涉及电网基建、小型基建、生产技改、辅助技改、零星购置、生产大修、辅助大修、研究开发、营销投入、信息化投入、管理咨询、教育培训等多个业务专项计划。纵向覆盖电网公司管理每个层级（总部、省、地县），各类、各级、各专业计划均纳入投资综合计划，实现全口径、全覆盖。

2.落实国网甘肃省电力公司（以下简称“甘肃电力”）投资计划、合同条款“双源头双管控”要求，项目管理部门应严格执行国网公司档案管理办法、标准规范，坚持“有投资必有档案，新增固定资产与新增档案资产相匹配”原则，强化设计、施工、监理、设备等合同之专项附加条款“移交双层PDF工程资料、DWF竣工图、矢量化设备图，提供矢量图内容一致性承诺书”源头管控和归档刚性，全过程维护甘肃电力投资利益和合法权益。

（四）关口前移，前置管理

1.分级构建“档案工作关口前移管理前置”机制。以档案资料的形成、积累、整理和归档过程为导向，关口前移，紧抓立项、开工、启动等源头，落实政府批文证件收集办理责任制，落细档案资料人员上岗资格培训证要求和出入台账专人负责制，落地遗失损毁责任追究及补救措施，前置培训、前置督导、前置检查，从源头上解决工程建设进度、安全、质量管理与档案资料“形成不同步、积累不同步、签字不同步、整理不同步、归档不同步”等“五不同步”问题。

2.全口径统计，根据上年度和本年度综合投资计划和综合计划，年初梳理公司工程项目，列出清单，实行全口径统计，方便核查归档项目，确保归档项目不遗漏，保证各类工程档案规范归档，同时为开展档案投资质量后评估提供统计基数。

3.规范目录代号，依据投资计划，为每个项目编制目录代号，将ERP编码与工程目录代号对应。项目档案目录代号总体分两套体系，其中35千伏及以上电网基建工程档案目录代号采用“电压等级标识+序号”6位数字编制。10千伏及以下农配网、大修技改等其他类型与年度直接关联的项目档案目录代号采用“年度4位+类型标识2位+序号3位”共9位数字编制。目前甘肃电力工程档案矢量馆区块链平台（以下简称“矢量馆平台”）按投资计划、工程类型已实现目录代号自动编制

4.档案交底培训。项目开工时，档案部门同步目录号，完成参建单位项目部搭建及负责人账号注册和档案交底培训，档案专业人员对业主、设计、监理、施工、制造、监造等参建单位关键人员全面宣讲档案法规、标准规范，提高参建人员档案意识，明确质量达标要求，培训到位、讲解到位、要求到位。

（五）常态化检查，全过程管控

1.公司制定《国网金昌供电公司项目节点管控管理实施意见（试行）》，按月统计发布《年度电网基建项目节点计划表》和《年度成本项目节点计划表》。节点管控计划（以下简称计划）分为5个时段13个节点，分别为项目前期、工程前期、工程建设、竣工结算、工程资料归档，其中：项目前期包括可研（初设）招标、可研（初设）评审、工程核准、可研（初设）批复4个节点；工程前期包括物资招标、首批物资到货时间、施工招标定标时间、监理招标定标时间4个节点；关键节点控制，清单管控确保工程建设与档案管理同步进行。

2.按月发布档案归档情况，重点反映项目项目、管理单位、工程负责人、施工进度、档案移交进度、归档质量。对投资计划、招投标、合同协议、可研、初设、施工、竣工验收、工程结算、工程管理、竣工图、出厂文件、退役物资等关键环节的档案情况进行通报，真实完整的记录归档，与项目建设的各个阶段同步，有效加快归档进度，归档责任具体明确，是实现“一项目一档案”管理目标的有效手段。

（六）闭环管控，投资质量评价

投资计划是起点，项目档案是终点，首尾相接才能闭环。

1.以档案为依据开展投资质量后评估。首尾相接抽查项目投资计划和成本计划执行情况、项目建设管理情况、双版档案达标情况、过程管理闭环情况，全面后评价投资质量、投资效益、投资效率。

2.以年度综合计划为导向，以合同约定条款为重点，以资金结算为抓手，依托“矢量馆平台”，相关部门协同协作，合规建档、合法立档，实现工程档案闭环管理和达标目标。

3.统计基础数据，主要是对已经竣工验收的项目进行归档案数据统计，具体有卷数、文件数量、电子文件、矢量图、归档时间、入库时间等信息，为编制档案全宗卷年度和报表提供基础、真实数据。

三、实施效果

工程项目档案实行“源头闭环管控”，实现了设备资产从投资计划、设备采购、工程安装、运行维护、退役物资等全过程闭环管控理念，最大程度规避审计和法律风险，档案管理水平显著提升。创新源头闭环管控机制，推动公司各职能部门从“投资计划、合同条款”双源头入手，实施源头管控、过程管控、闭环管控。

（一）高标站位，健全评价机制

2019年甘肃电力开展十四家供电公司档案年度评价，公司及所属县区公司达到规范级。2020年，对全省30家基层单位的档案工作进行评价，公司提档升级步入甘肃电力示范级前列。甘肃电力已将源头闭环管控理念纳入档案工作考核评价管理，作为评价全省工程档案管理的标准。

（二）夯实基础，业务运行流畅

自2016年实行“源头闭环管控”，公司工程档案项目类型齐全率、项目档案齐全率、电子化率逐年上升，基本保持在95%以上，2020年“矢量馆平台”数字化率99.5%。收集各个类型工程档案，随着档案规范化管理工作的逐步加强，项目档案每年归档都达到了100%，相关职能部门都能按时移交、补充、归档，基本保证了图物相符，为生产、维护、改扩建的档案利用奠定了基础。

（三）节约成本，提高利用效率

矢量馆平台工程按项目类型、年度归档，在该平台查阅工程档案，利用人员可以直接检索年度、项目类型、工程名称查阅，所有年度项目案卷一目了然，准确调档，方便快捷，受到职能部室、运维管理、一线检修人员的好评。

自2016年实行“源头闭环管控”，公司收集工程档案电子矢量图纸上万张，目前“矢量馆平台”上传矢量图纸接近三十万张，节约扫描费用上千万元。

2021年疫情期间，甘肃电力审计部门依托“矢量馆平台”开展大中型基建项目在线审计，既节约人工成本又提高效率。

（四）增量电子化，档案数字转型

自2016年实行“源头闭环管控”，公司在十三五期间已经基本实现设计单位原版矢量电子图纸移交，“矢量馆平台”按投资计划项目类型分类，实施源头管控、过程管控、闭环管控。依托“矢量馆平台”开启档案数字转型，为实现档案十四五目标打好基础、开好头，为数字中国贡献档案力量。

目前，《矢量馆平台》已开始四期建设，经过项目（一期）的建设，实现了矢量图的收集整理、二维码管理与检索利用。项目（二期）重点建设移动APP、点线面多维享授权模型、基于区块链技术的安全存储体系、矢量图内容提取与全文检索等功能模块，实现面向全省的矢量图服务与利用。三期建设，建立跨地域、跨单位、跨专业的共建、共享、共用机制。