2022年3月，澳大利亚维多利亚州公共档案馆发布了一项新的基于价值和风险的政府文件管理政策。制定这一政策，一方面，能够使相关机构有效地管理不断增加的文件。另一方面，可以推动文件更好地适应日趋复杂的系统和环境。

此前，维多利亚州所有公共部门机构都必须根据1973年《公共记录法》第12节发布的标准要求（即创建维护安全的公共文件、选择有价值的公共文件保存和开放、处置和销毁无保存价值的公共文件），对公共文件进行管理。在实践中，维多利亚州公共档案馆逐渐意识到，为了减少不必要的资源浪费，必须对文件管理进行优先级排序。具体来说，在做一些有关文件管理的决策时，包括设计系统和流程，需要优先考虑价值量大、高风险的文件，这样可以在确保重要文件得到有效管理的同时，最大限度地利用有限的资源。因此，维多利亚州公共档案馆制定了这一政策，采取基于价值和风险的方法来实施文件管理，以提供有效的资源和服务。

一是随着时间的推移，文件对公共机构、政府和社会的价值决定文件管理的优先级以及对其投入的资源和关注度。

二是文件管理的风险因素（包括风险等级、风险后果、风险性质等）决定管理文件的优先级以及对其投入的资源和关注度。

三是应制定和执行风险管理策略，以确保文件能够保存以及其在保管期限内被授权后可访问和利用。

四是由于文件管理的时间要多于创建或捕获文件的时间，因此要特别注意，为了确保文件不会丢失，需要不断降低文件管理的风险。

原载于《中国档案报》2022年5月26日 总第3835期 第三版