为规范档案服务外包行为，防范化解档案服务外包中存在的安全风险，切实筑牢档案安全和保密防线，近日，甘肃省委办公厅（省档案局）向全省各有关部门印发了《甘肃省档案服务外包管理办法》（以下简称《办法》）。

《办法》从5个方面明确了22项内容。在总则上，明确档案服务外包是各级档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织（以下简称“委托方”）将不属于国家法律法规限制范围内的档案外包给档案服务企业，并委托其提供档案寄存、数字化加工、档案整理、管理咨询、档案开发利用、档案销毁等服务的行为。在管理职责上，明确各级档案主管部门要加强对本地区档案服务外包工作的指导、监督和检查，建立档案服务企业信息台账，为档案服务企业等社会力量参与档案事务提供必要支持，日常督导中不得妨碍档案服务企业正常经营，不得以任何形式干预委托方自主选择档案外包服务。委托方要掌握档案服务外包工作相关法律法规和标准规范，对工作执行情况进行全过程全方位监督，防止因档案服务外包造成国家秘密、商业秘密和个人信息泄露。在服务内容和流程上，明确委托方应分析档案服务外包的必要性与可行性，对档案进行价值鉴定，分析涉密情况，明确可外包档案的范围与外包方式，全面了解档案服务企业的资质、信誉和业务能力，制定本单位档案服务外包工作规划及方案，细化档案服务外包的操作流程、技术规范、人员配置、质量控制、安全保障等；应与档案服务企业签订包括服务内容和范围、服务质量和技术标准、合同双方的权利和义务、价格标准和付费方式、交付期限、知识产权归属和处理方式、违约责任、赔偿条款等内容的书面合同。委托方要加强廉政风险管控，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源等方式择优确定档案服务企业，做好经费审核、验收审计等工作，有关文件资料要存档备查。在安全管控上，明确委托方应当与档案服务企业签订保密协议，加强驻场服务人员日常监管，定期组织保密培训，防止在档案服务外包过程中发生档案丢失、损毁、失泄密等安全事故。外包项目完成后，档案服务企业撤场前应将档案实体、电子目录、纸质目录、整理说明、工作台账、数字化副本数据及存储设备、信息设备等移交给委托方。档案服务企业携带进场的信息存储等设备应进行信息安全技术检测，彻底清除档案服务外包过程中产生的所有数据，经委托方确认安全后，方可离场。在附则上，明确了《办法》的解释权及实施时间。

    原载于《中国档案报》2023年9月7日 总第4032期 第一版