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临泽县“村档镇管村用”工作的探索与实践

发布时间:2019-02-22 17:15:35  作者:牛学伟  来源:张掖市临泽县档案局  浏览次数:

 为切实加强村级档案管理,探索建立村级档案工作长效机制,根据《甘肃省行政村档案管理办法》及省市档案管理部门的意见要求,2017年,临泽县档案局启动实施了 “村档镇管村用” 工作,取得了一定成效。
  一、现状与设想
  临泽县辖7个镇,71个行政村,15万人。从2007年以来,持之以恒开展档案“当年清”工作,至目前,全县建成省级标准化档案室115个,其中,省特级档案管理单位5个、省一级档案管理单位61个,7个镇、71个行政村已完成“千村百乡档案示范工程”建设,占全县镇村总数的100%。  
  但是,农村档案工作与经济社会发展水平不相适应的问题依然存在,主要表现在:一是各村档案管理水平不高,主体意识不强;二是村级档案管理人员的素质普遍较低,且兼职比较多;三是镇村档案资料存放分散,利用率不高。
  针对存在的问题,临泽县大胆筹划,决定各镇设立综合档案室,将村委会所有档案移交镇综合档案室集中统一保管,并实施档案资料数字化著录扫描,建立镇档案管理区域网,逐步实现网上查阅利用目标。
  二、目标与任务
  临泽县“村档镇管村用”工作,采取整体推进,同步实施的方式进行,各镇按照规范化管理要求,抓好实施,基础条件较好的镇要达到省特级标准,其它镇要达到省一级标准。
  (一)实施规范化管理
  1.加强硬件设施建设,全面实现“村档镇管村用”目标。各镇综合档案室要配备充足的档案保管专用库房和查阅办公场所,原则上每镇要有能够满足30年保管需要的档案库房3间(永久库房1间,长期库房1间,土地确权档案库房1间),阅档室1间,档案管理员办公室1间。档案库房要符合“八防”要求,阅档室、办公室要满足办公及档案查阅需要。要配置充足的档案密集柜架、计算机、扫描仪、档案管理网络版软件等设施,配备熟悉档案业务的专职管理人员1-2名,各村配备兼职档案协管员1名。各镇要监督各村收集移交各类档案资料,及时向村民公布村级档案目录,为村民提供查阅服务。室藏档案要全部进行数字化处理,逐步实现网上查阅利用。
  2.完善规章制度,形成长效机制。县委把档案工作纳入各单位目标管理考核,各镇也要将档案工作纳入各村年度工作目标管理考核,建立档案接收制度,制订“村档镇管村用”管理办法,确保“村档镇管村用”制度化、规范化、长效化。一是明确档案的代管范围。主要是代管各村在各项活动中产生的所有档案。二是切实做好村档镇管后档案资料移交归档和数字化处理工作。村档镇管工作规范以后,各镇每年3月底前做好各村档案资料的接收工作,并履行好交接手续,6月底前对本镇档案资料进行整理,并指导督促各村整理各类档案资料,建立检索工具,入室归档,进行数字化处理,接待村民查阅利用,档案的所有权不变。进室的档案要确保齐全、完整、真实,符合国家、省、市档案部门有关质量要求。三是建立健全各项制度,形成长效机制,进一步明确职责,便于保管和利用。
  (二)加强监管指导
  按照有利于农村经济发展和社会稳定,有利于保护农民切身利益,有利于依法治村、建立和谐的农村干群关系的原则,由镇综合档案室代管村级文书档案、农业科技档案、基本建设档案、会计档案、声像档案、实物档案等,主要范围如下:
  1.本行政村区划调整、村组合并、撤销、村名沿革、村史、著名家史、家族谱及重要的规定、村规民约等方面的档案材料。
  2.本党支部、村委会及其他组织的工作总结、计划、会议记录、报告及村“两委”换届选举、人员任免、奖惩等方面的档案材料。
  3.本行政村计划生育、民事调解、治安、信访、妇联、民兵、合作医疗、社会保障、优抚救济、老龄、助残、林业改革、村务公开、表彰、救灾抚恤、林牧渔种养业、文化建设及公益活动方面等的档案材料。
  4.本村土地、村办企业、山林、水塘、果园等方面的承包、租赁合同、证书。
  5.本村村建规划、农业开发、土地管理、宅基地使用等方面的档案材料。
  6.本村在招商引资、经贸洽谈等活动中形成的谈判记录、来往函电、契约、协议、合同等材料。
  7.会计报表、会计账簿、会计凭证由镇经管站按时向镇档案室移交。其他各站所室形成的档案资料统一移交镇综合档案室保管。
  8.各级领导及上级领导视察、本村委会召开重要会议、庆典活动、主要领导及著名人物、本村概貌、变迁等形成的照片、录音带、录像带。
  9.本村从事粮食、经济作物、畜牧、家禽、水产等农产品种植、养殖和加工营销的具有一定规模的农户档案材料。
  10.文明村、美丽乡村示范点建设和涉及农民切身利益、关系农村稳定等其他档案材料。
  三、方法与措施
  (一)加强组织领导。实行“村档镇管村用”是改革农村档案管理模式的一项重大举措,是强化村级档案管理的一项有效探索。各镇把实行“村档镇管村用”作为推进全面建成小康社会服务的一项重要工作,加强领导,抓实抓好。着力解决工作机构、人员、经费等实际问题,为“村档镇管村用”工作提供必要保障。
  (二)明确责任要求。各镇高度重视,党政主要领导亲自过问,分管领导具体抓好落实,把此项工作纳入到重要议事日程。按照规范化管理的要求,全面完成创建任务,县档案局积极做好各阶段工作的业务指导和督促工作,确保“村档镇管村用”工作工作顺利通过验收。
  (三)强化管理利用。“村档镇管村用”工作验收结束后,各镇将各村档案资料纳入档案“当年清”工作,由党政办公室统一管理。要努力改善保管保护条件,确保档案的完整安全。积极开展档案利用服务,发挥好村级档案在全面建成小康社会的作用。
  (四)细化职责分工。
  1.各镇建立“村档镇管村用”组织机构、明确职责分工,确定分管领导和专职档案管理人员,做好村级档案实体整理和移交工作,配备档案管理及查阅用房、数字化处理设施设备,完成区域网建立,数字化著录扫描、档案资料编研开发及档案装具配备等工作。
  2.村两委明确分管领导,确定档案协管员,做好村级档案移交镇集中管理前的各项工作,按要求做好各自村需归档材料的清理、收集和移交工作。
  3.县档案局加强业务指导和监管,并组织档案业务人员,对各镇“村档镇管村用”工作做好现场指导和培训。
  4.各镇、村两委建立“村档镇管村用”相关制度,包括档案的收集、保管和利用等,建立以制度管人、管事机制。
  (五)着力抓好落实。
  临泽县“村档镇管村用”工作从2017年6月15开始,至2017年9月15日结束,分三个阶段进行。
  1、宣传发动阶段(2017年6月15日-6月30日)。成立全县“村档镇管村用”工作协调领导小组,负责村档镇管的协调落实工作。各镇成立相应的领导小组,确定档案管理员。同时开展实行村档镇管重要性、必要性的宣传,统一思想认识。各镇对村级档案资料造册登记,摸清底数,制定村级档案镇代管办法。
  2、组织实施阶段(2017年7月1日-8月31日)。各镇制订好相关制度,完成档案库房、阅档室、档案员办公室、档案密集柜架,扫描仪、档案管理软件等设施的配套。完成2017年1月31日前各村档案的收集、整理及相应检索工具的移交建立工作,按照档案管理规范化要求编写好《全宗卷》,按照省一级或省特级标准做好规范化建设工作任务。
  3、总结验收阶段(2017年9月1日-9月15日)。及时总结村档镇管工作经验,研究解决发现的问题,完善各项规章制度。
  四、效果与评价
  (一)主要成效
  经过深入细致的工作,截止11月中旬,全县7个镇按照规范化管理要求全面完成了工作任务。
  1.加强硬件设施建设,“村档镇管村用”工作起步良好。按照档案管理规范化管理的要求,县财政投入补助资金40万元,为各镇综合档案室配备了密集架和档案管理软件,每镇有能够满足30年保管需要的档案库房3间,阅档室1间,档案管理员办公室1间。档案库房符合“八防”要求,阅档室、办公室均满足办公及阅档要求。
  2、指导助力,“村档镇管村用”示范工作圆满收官。
  按照有利于农村经济发展和社会稳定,有利于保护农民切身利益,有利于依法治村、建立和谐的农村干群关系的原则,县档案局从6月初开始,抽调2名领导和2名得力骨干,全程指导此项工作。各镇也抽调精兵强将,组成专门力量,开展“村档镇管村用”工作。至11月底,由镇综合档案室代管的村级文书档案、农业科技档案、基本建设档案、会计档案、声像档案、实物档案等已全部整理上架,档案管理及查阅用房、数字化处理设施设备已全部到位,档案资料编研开发及档案装具配备等工作基本完成,“村档镇管村用”工作取得阶段性成效。
  3.完善规章制度,形成长效机制。按照县委、县政府要求,把档案工作纳入了目标管理考核,各镇也将档案工作纳入了各村年度工作目标管理考核,建立档案接收制度,制订“村档镇管村用”管理办法,确保了“村档镇管村用”制度化、规范化、长效化。
  至此,全县7个镇中有6个镇档案室达到档案管理省一级标准,1个镇档案室达到省特级标准。
  (二)社会评价
  通过“村档镇管村用”工作的开展,农村档案事业体制机制、档案基础设施建设、档案开发利用、档案干部队伍建设等方面的基础工作进一步夯实,档案工作的主体意识进一步增强,档案服务民生能力得到有效发挥。2017年底,蓼泉镇两户农民因土地界线不清,闹矛盾长达6年之久,镇村两级多年调解未果,镇综治办工作人员通过在镇档案馆查阅一轮土地承包档案,弄清了土地四至,终于解决了多年没有解决的问题。同年底,临泽县档案工作在全市综合考核中排名第一,群众满意度测评在全县党群系统名列前茅,一举扭转了上一年档案工作在全市考核中位次靠后的局面。
  下一步,我们将以“村档镇管村用”工作为依托,服务经济建设,服务脱贫攻坚,服务农村“三变”改革;做好美丽乡村示范点档案工作,全面完成农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作;抓好档案资源体系建设,依法做好档案接收征集工作,进一步丰富馆藏资源;抓好档案利用体系建设,全面推进档案数字化工作,开展数字档案馆(室)建设,搭建全县档案信息资源共享平台,提高档案信息化水平,提升档案利用服务质量;抓好档案安全体系建设,持续推进档案馆建设和档案保护开发利用工作,落实档案安全防控措施,确保档案实体和信息安全。
  要进一步夯实“村档镇管村用”工作基础,解决好档案服务“最后一公里”的问题,努力推动档案事业创新发展,稳步前行,确保在全面深化改革中,档案部门不缺位,档案工作有作为。

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