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统计档案的整理
发布时间:2019-05-10 07:51:13 作者:佚名 来源:内蒙古档案 浏览次数:
统计档案的整理工作,就是对所积累或收集的统计文件,按照其形成规律和特点,进行分类、立卷、排列、和编目等活动。其目的是建立统计档案的实体管理秩序,使所保存的统计档案有序化、条理化,便于保管和利用,并维护统计文件的有机历史联系。统计档案的整理一般可以分为八个步骤。
(一)分类
统计档案的分类是统计档案整理工作的核心内容。它是指将立档单位形成的统计档案,按其来源、内容、时间或其他形式特征,划分为若干类别,使其进一步条理化、秩序化。
(二)立卷
统计档案按年度、专业、保管期限分开以后,就可以在终端类内进行立卷工作了。统计档案可以按统计报表制度、统计报表、统计分析资料等分别立卷,组织保管单位。
(三)编号页
立好卷后,要认真编页号。文件材料的正面页号编在右上角,文件材料的背面页面编在左上角,编页号要用铅笔。
(四)填写卷内文件目录和备考表
卷内文件目录分8开、16开两种。主要项目有序号、题名、表号、时间、页号、微缩号等。
(五)案卷各部分的排列
使用硬卷皮组卷,无论装订与否,其案卷部分的排列格式均是:案卷封面-卷文文件目录-文件-备考表-封底。
(六)装订
案卷采用三孔一线的方法装订较为适宜。16开的文件材料用16开的卷皮装订。8开(为主)的统计报表用8开的卷皮装订。
(七)填写案卷封面
案卷封面项目有:全宗名称、类目名称、案卷提名、统计起止时间、件数、页数、保管期限、档号、全宗号、目录号、案卷号。
(八)案卷排列
一个年度统计档案的案卷排列,首先分开永久、长期和短期。在同一保管期限内,按照专业类别的顺序分开,在一个专业内,按照报表制度、报表统计、统计分析资料的顺序,本级、上下级的顺序排列。一年编制一个案卷流水编号。