民国档案文件级目录数据采集编报工作既是国家重点档案目录体系建设的系统工程，又是实现民国档案文件级目录著录规范化管理的国家重点项目。定西市档案局自2016年10月启动实施该项目以来，将该项目作为全市档案工作的重中之重，加强业务学习，细化分解任务，强化落实措施，扎实推进民国档案文件级目录数据采集编报工作。
　　一是注重学习，熟悉业务知识。针对民国档案文件级目录数据采集编报工作时间紧、任务重、难度大、问题多，编报时目录采集不标准、难操作等问题，市档案局把加强学习作为提高工作人员采集编报水平的有力抓手，多次组织采集编报工作管理人员和业务骨干参加全省业务知识培训和研讨，开展对《国家重点档案文件级目录数据采集操作办法》等业务知识研读和讨论，使每名采集编报人员熟悉业务知识。
　　二是学用结合，撰写专业论文。针对民国档案文件级目录数据采集编报工作过程中出现的文件名称不规范、文件行成时间难考证、文件责任者受文者不明确、文件用字用词表达意思不准确、文种确定难度大、文件字体种类繁多难以辨认、机构简称使用及文件署名不规范、文件要素不全、文件用语文白混杂表述不清等诸多问题，市档案局坚持边学习、边讨论、边实践、边记录，对每个问题认真研究解决，对一些普遍性的问题在归纳整理的基础上，撰写了既有实践经验又有理论深度的论文——《民国档案文件级目录数据采集中存在问题及处理方法》，已在甘肃省档案局（馆）、甘肃省档案学会主办的《档案》杂志（2018年第5期，总第294期）发表，对民国档案文件级目录数据采集编报工作具有较强参考借鉴性。
　　三是以学促用，加快编报进度。市档案局通过规范工作流程，严格工作程序，结合实际，制定《定西市国家重点档案文件级目录数据采集操作办法》，坚持对采集的每条目录逐字、逐词、逐条分析研读，通过以学促用，严把编报质量，加快编报进度，助推民国档案文件级目录采集工作取得显著成效。目前已在全省率先成功上报2016年至2017年度民国档案文件级目录数据74953条，并通过中国第二历史档案馆审核；2018年度民国档案文件级目录数据采集编报工作按照时间节点有力有序推进，年底前可保质保量完成既定目标任务。