正宁县档案局开展档案行政执法检查活动
从5月18日开始,正宁县档案局专门抽调人员,集中利用一周多时间,重点对全县党政机构改革中涉改单位和30个主要立档单位进行了行政执法检查。
从检查情况看:一是大部分立档单位都成立了档案管理机构,建立了档案管理制度。档案采用密集架或铁皮档案柜保管,档案盒规范,管理安全。二是大多数单位都建立了档案登记各类统计簿册,归档文件目录和查阅登记册。档案业务工作整体水平有了较大提高,大多数单位都制定了本单位的《文件材料整理分类方案》和《文书档案归档范围与保管期限一览表》,并按时整理归档、管理安全有序、查阅运行规范、登记统计清晰、安全事故较少、尽职敬业良好。三是涉改单位档案移交全面完成。全县党政机构改革中有三个涉改档案移交进馆滞后的单位,通过多次检查督促,目前档案已规范整理完成,正在有序交接中。至此,全县涉改单位档案已全部安全移交至县档案馆。
检查中存在问题有:一是部分单位对档案工作重视不够。检查发现,个别单位档案工作机构不健全,职责不清晰,安排部署不够,督促落实乏力。二是整理归档不规范、不及时。一些单位由于文档人员变动频繁,岗位不专不稳定,致使文档人员业务生疏,造成整理归档不规范。表现在档案收集不全,分类不清,期限不准,文件逻辑顺序、时间顺序混乱。三是档案利用率低下。一些单位对档案功能认识不到位,发挥服务作用不积极。表现在查阅登记寥寥无几,效果反馈空空如也,档案形同虚设,难以发挥应有的作用。四是档案安全存在隐患。个别单位档案库房狭小,基本设备不全。“八防”设施十分欠缺,防盗、防火、防光等设备与措施没有按要求严格落实,档案库房杂物乱堆,管理混乱。五是档案行政监督指导力度欠缺。从档案行政监督指导的自身看,由于机构改革中档案局领导班子还没有配备到位,导致工作安排不全面,督促落实不到位,受工作力量限制,深入基层单位监管指导欠缺,只抓了关键少数单位,加之立档单位普遍缺乏主动联系,要求指导不积极,没有形成良性互动,互通情况,致使问题较多,困难较大。
针对上述存在问题,县档案局现场下发《档案行政执法检查整改通知书》,限期整改。在今后工作中,将主动从以下几个方面抓好工作。一是加大档案法制宣传,通过宣传《档案法》,坚持依法治档,提高档案社会意识,争取各方重视;二是加强培训,深入指导,通过举办专题档案培训,促使档案业务科学规范发展。同时建议组织部门从2021年起,将档案培训纳入干部培训的范畴,通过设立专门课时,提高干部职工的档案意识和知识;三是扩大档案利用效果,发挥档案信息资源服务社会各方面的需求;四是逐步推行档案电子化建立与利用,加快推进档案数字化建设;五是加强档案安全警示教育,强化档案安全管理。