所谓定义，是揭示概念所反映的事物本质的较为简短而明确的命题。在具体操作上，给某一事物下定义，则是对于事物的本质特征或一个概念的内涵和外延作出的确切而简要的说明。定义的规则有：（1）应相称，即定义概念和被定义概念的外延相等；（2）不应循环；（3）一般不应是否定判断；（4）应清楚确切。对于档案的定义，有一个认识不断深入的过程，随着研究的深入，档案的定义将越来越接近于其本质，表述也将越来越简洁而明确。
　　我们在对档案的基本特性进行分析后，可对档案定义如下：
　　档案是将社会活动中直接产生形成的记录材料，经挑选并集中保存起来作为历史记载、知识积累，以备查考的记忆工具。
　　1、档案的形成主体。
　　档案是人类社会活动的产物，档案的形成主体应该是社会中的个人和组织。人的档案行为是人与自然界其他生物相区别的一个重要标志，它是人类脱离完全野蛮状态而发展起来的特征，是人类文明的表现，也是人的社会化的一个重要标志。只有人类具有将活动中产生和形成的各种原始记录材料积聚起来以备查考的能力。人是社会性的动物，其社会性的表现之一，是人从一出生便生活在档案之中，如人出生时会产生出生证明，据此上户口，形成户籍档案，上学后，会产生和形成学籍档案，工作后会形成人事档案，成家后会有家庭档案，在工作中会形成个人档案和工作档案，同样，社会中的组织也是如此。"认真说起来，没有文字记载，就没有历史，也就没有文明”。（摩尔根：《古代社会》上册，商务印书馆1977年版，第30页）没有档案，社会中的人和组织不仅会失去了身份和归宿，被社会边缘化，游离于人类的社会生活之外，更由于缺乏对前人经验教训的研究总结，也失去了文明进步的动力，只能在周而复始的生活中轮回。因此，档案应是人类的一种普遍行为。这是因为"案卷的保存适合于一个人类生而固有的需要，这种需要虽然为无知者所轻视，但是永远不能把它压制下去。”（转引自布伦内克《档案学》卷首语）当然，造物主也会留下一些原始记录物，可以帮助我们读出一些历史信息，如动物的化石、树木的年轮等，但这些不是人类活动的产物，而不能被视之为档案。
　　2、档案的形成领域。
　　档案是人的活动的产物，必然产生于人的活动领域之内，而人是社会性的动物，档案的产生和形成的领域只能是社会生活领域。梁启超先生曾曰："人类为生存而活动，亦为活动而生存。活动休止，则人道或几乎息矣。凡活动，以能活动者为体，以所活动者为相。史也者，综合彼此参与活动这种种体与其活动所表现之种种相，而成一有结构的叙述者也。是故非活动的事项，例如天象、地形等属于自然界现象者，皆非史的范围。”（梁启超：《中国历史研究法》，华东师范大学出版社1995年版，第1页）在社会生活中，每个人都生活在一定社会的社会环境和文化环境中，无时无刻都在接受一定社会文化的教化和薰陶，因此他们的思想、感情、性格、行为等，总是带有一定社会文化的模式特征。人的许多活动不能仅仅被看着是个人的活动，而是人类社会活动的具体表象。单个的人和组织在活动中所产生和形成的原始记录材料都有可能具有社会意义，而成为具有保存价值的档案。
　　3、档案具有保存价值
　　所谓保存价值，是对人类社会具有进步意义。人或社会组织在社会活动中会产生许多原始记录材料，但并非都具有保存价值，而被作为档案保存。档案的留存是以知识积累为前提的，不具备人类知识增殖的原始记录材料，均不被视为档案。即梁启超先生所言："史者何？记述人类社会赓续活动之体相，校其总成绩，求得因果关系，以为现代一般人活动之资鉴者也。”（同上）他还说："史迹也者，无论为一个人独力所造，或一般人协力所造，要之必以社会为范围，必其活动力之运用贯注能影响及于全社会，最少亦及于社会之一部，然后足以当史之成分。质言之，则史也者，人类全体或大多数之共业所构成，故其性质非单独的而社会的也。”（第2页）在人类社会活动中也会产生和形成大量在空间上表现为孤立、局部，在时间上表现为偶然、断灭的原始记录材料，则不具备档案的保存价值。档案的保存价值，具体地说，应该在空际上具有周遍性，在时际上具有连续性。是以时间为经，以空间为纬，而构成的社会记忆网络。
　　4、档案是动态的复合概念
　　人类社会生活是一条川流不息的长河，档案就是这条长河中激起的浪花，只要人类社会生活不停止，档案就会不断的产生和形成，并长久地发挥作用。同时，档案是对某一社会群体活动材料的汇集，实际上是将个体的、零乱的经验和知识有意识地汇集成"集体的记忆”，档案因此具有群体的属性。