《民航档案工作规定》（以下简称《规定》）于2020年11月27日，由中国民用航空局（以下简称“民航局”）与国家档案局修订后联合发布实施，原《民航档案工作规定》（2013版）同时废止。

修订背景

原《民航档案工作规定》对提升民航系统档案管理水平起到了积极作用。但近几年来，随着《机关档案管理规定》的出台以及《中华人民共和国档案法》的修订，档案法治工作再上新台阶，原《民航档案工作规定》已不能满足当前档案工作发展需要。2019年，民航局档案馆启动修订工作，经多次讨论并向民航系统、国家档案局征求意见，分别形成草稿、征求意见稿和修改稿，经国家档案局及民航局审查通过后正式发布实施。

内容变化及修订意义

《规定》新增基础设施、信息化建设、奖励与处罚三章，内容由原来的七章四十一条增至现在的十章六十四条，内容涵盖了文件归档、档案管理、利用开发、档案移交等环节，细化了档案工作单位及人员的职责、档案工作经费的覆盖范围、档案用房功能设置、档案信息化建设要求及建设重点，并充分考虑了档案管理数字化转型的工作特点。《规定》既是民航系统各单位开展档案工作的保障，又是行业主管部门进行业务指导的依据，将有助于进一步提升档案治理水平和治理能力。

内容解读

1. 总则

《规定》以新修订的《中华人民共和国档案法》及《机关档案管理规定》为主要编制依据，以规范民航档案工作，确保民航档案完整、安全，服务民航强国建设和高质量发展为编制目的，突出档案工作的政治性。同时指出，民航档案作为国家档案资源的重要组成部分，是民航行业的核心资源，对各单位工作的信息支持作用重大。因此，民航系统各单位应加强档案工作的组织领导，积极应用新技术，确保档案工作与本单位业务工作同步发展。

2. 机构与人员

重点从3个方面进行规范：

一是各单位应建立档案工作协调机制，由单位分管档案工作的领导以及行政部门领导、业务部门领导共同组成，处理档案工作中遇到的重大问题。

二是明确了民航局档案馆和地区管理局、局属单位档案部门的职责。民航局档案馆的职责共十条4个层面：（1）国家层面：贯彻执行国家有关档案管理的法规、政策，接受国家档案局的监督、指导，定期向中央档案馆移交档案。（2）民航行业层面：指导全行业档案工作，接收、征集重要档案资料，开展行业范围内的档案编研和史志编修工作，组织档案业务交流、宣传以及人员培训、教育活动。（3）民航系统层面：制定发展规划，整合档案信息资源并开发利用，同时监督、指导下属单位的档案工作。（4）民航局机关层面：监督、指导文件材料的形成、归档工作，统一管理民航局机关档案，推动电子文件及电子档案的规范管理。局属单位档案部门的职责从3个层面进行规范：第一，对上贯彻国家及民航局的相关法规、政策，并将本单位的《文件材料归档范围和档案保管期限表》报民航局档案馆审查。第二，制定本单位档案工作规章、细则、工作计划，监督、指导业务部门文件收集、归档，统一管理本单位档案，推进档案管理现代化，开发档案资源，开展档案编研及史志编修等工作。第三，对下进行监督、指导，参与科技项目档案验收等工作。

三是对档案人员资质管理中的一些共性问题进行了规范。首先，为保障档案安全及档案管理经验传承，避免过度依赖档案业务外包服务，要求档案人员必须为本单位正式在编人员且政治可靠。其次，考虑到民航系统兼职档案员较多且流动性较大的特点，要求非档案专业人员从事档案工作需参加档案工作岗位知识和技能培训，档案人员每年需参加继续教育，且各单位应提供便利条件。最后，档案人员离开工作岗位需办理交接手续，涉密的档案工作人员还应遵守国家的保密规定。

3. 基础设施

对档案用房的选址、功能设置、设施配备进行了规范。在选址方面，要求集中分布，自成一区。在功能方面，要求设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据需要设置展览用房、档案数字化用房和服务器机房。档案库房作为档案安全保管重地，重点从防火、防水、防盗、控制温湿度等方面进行规范。

4. 文件材料归档

第四章至第七章主要从文件的生命周期角度进行了规范，重点对文件归档、档案管理、开发利用、移交各环节需制定的规章制度进行了明确，旨在引导各单位制定档案管理制度体系。其中，第四章重点要求各单位制定并完善文件材料归档范围和档案保管期限表、档案分类方案及档号编制规则、史料征集办法等文件管理的基本制度，且要求在上述制度中明确文件材料应由形成部门归档，归档的文件材料需耐久、可靠、便于长期保存。

5. 档案管理

首先，要求各单位按照全宗原则管理档案，根据行业标准《全宗卷规范》（DA/T 12—2012）或民航局档案馆编制的《民航局档案馆全宗卷编制及整理规范》建立并不断完善本单位的全宗卷。其次，应基于突发事件及自然灾害制定相关应急预案，并定期组织演练。再次，应制定档案库房管理制度，制度需明确防水、防火等“八防”要求以及库房温湿度检测、库房检查与维护，库存档案清点，受损档案修复等内容，确保档案实体及人员安全。制定档案鉴定销毁制度，为确保档案鉴定的科学、准确，防止出现不当销毁现象。《规定》要求档案鉴定销毁工作应在本单位档案工作协调机制下按照规定的程序进行。最后，要求各单位建立档案统计利用制度，对库存档案的出入库情况、档案利用、移交、鉴定销毁等进行统计。同时，应国家档案主管部门要求报送档案工作情况统计年报。

6. 利用与开发

在要求各单位编制检索工具方便档案利用的同时，还要求各单位制定档案借阅利用制度，明确档案的利用权限、范围、审批手续、借阅期限及后续的监督工作。同时确保档案不被非法转让、交换和出卖、污损、涂改、撤换、添加。查阅电子档案时还要采取身份认证等安全保密措施。对于向档案部门移交、捐赠档案的单位和个人，享有优先利用权和限制开放权。在档案资源开发方面，《规定》既要求各单位通过举办展览、拍摄专题片，编制全宗介绍和组织沿革、大事记或专题文件汇编等传统方式开发馆藏档案信息资源，还鼓励采取数据分析、文本挖掘等方式提高档案资源开发的广度和深度。

7. 档案移交

重点规范两个方面内容：一是对档案移交流程进行规范。移交前，需做好密级变更或解除工作，并提出档案控制使用与开放的意见，移交过程中针对电子文件的移交如在线移交应通过专用网络和电子档案接收系统进行，不得使用无安全措施的互联网移交；移交后，各单位留存的电子档案应继续按档案管理的要求进行管理。二是对单位撤并过程中档案的7种归属情况进行规定，确保不因单位变动导致档案无人管理。

8. 档案信息化建设

档案信息化工作是当前的一项重要工作。《规定》着重强调以下3个方面内容：一是要求各单位制定电子文件归档与电子档案管理制度，确保电子文档管理工作规范有序。二是强调档案信息化建设与本单位信息化建设相协调。三是有计划地开展数字档案室建设。数字档案室建设作为当前档案信息化建设的重心，《规定》又分别从数字资源建设、软硬件建设、档案管理系统建设3个方面进一步予以规范：一是数字资源建设方面，要求建立传统载体档案数字化常态机制，不断丰富馆藏数字资源，并对重要档案实行异地异质备份；软硬件配备方面，要求能够满足电子文件及档案管理需要且适当冗余，以便扩展，且服务器及存储设备应专机专用。二是档案管理系统建设方面，要求系统功能满足电子档案真实、可靠、完整、可用的管理要求，同时要求在业务系统中嵌入电子文件分类等预归档功能。三是保障系统安全保障方面，还要求系统等级保护不低于二级标准，分级保护等级与电子档案的最高密级相适应。

9. 奖励与处罚

第九章主要引用新修订的《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》《档案人员继续教育规定》中的奖惩条款，便于相关人员了解哪些行为会受到表彰，哪些行为是不可触碰的红线。其中对在档案收集、管理、利用、科研方面作出突出贡献的单位或个人，以及从事档案工作满15年的人员民航局档案馆将向有关部门提出奖励建议。对未配备档案人员，未统一管理本单位档案，未明确档案工作部门，无故不参加档案培训以及在档案实体管理方面未配备安保设备导致发生档案安全事故的和不按规定移交应归档文件的，损毁、丢失档案的，违规转让、交换、赠送档案等行为，依规由相关单位责成其限期改正，批评教育，给予记过、撤职等处分。

10. 附则

考虑到企业、高校的档案管理工作与行政单位的档案工作存在一定的差异，且国家在企业档案管理、高等院校档案管理方面出台了更有针对性的管理规章、标准。因此，第十章规定企业和高校的档案管理工作可结合本单位实际情况，依据档案行业、民航行业、教育行业有关规章制定符合本单位实际情况的制度体系并据此开展工作。