本报讯 近日，青岛市机关电子文件归档系统（以下简称“归档系统”）在市直机关中推广应用。“归档系统”以青岛市机关办公系统为平台，具有在线归档、检查、利用和业务监督指导等功能，已经在青岛市的32家试点单位开展试点工作。该系统实现了机关文书、照片档案实时归档和在线归档；在线完成对机关档案工作的监督检查和数据接收；机关档案数据实现整体实时备份；远程视频指导机关档案工作；机关文书档案实现在线即时利用。

近年来，青岛市档案局馆始终坚持研究改革机关档案工作监督指导模式，探索在线归档新路。青岛市将办公系统和档案管理系统进行有机对接，凡是在青岛市电子政务网办公系统中流转的文件可以直接归档到“归档系统”，避免了重复录入，提高了工作效率。32家试点单位依托“归档系统”，集中整理了2009年的文书档案、照片档案、实物档案和会计档案，对2010年的文书、照片档案实行随办随归，实现机关文书、照片档案实时归档和在线归档。市档案局馆的业务指导人员通过“归档系统”，可以在网上随时检查各单位归档的各类档案，对32家试点单位实施在线年度检查和数据接收。

青岛市档案局馆对各单位形成的档案目录数据和电子文件实施统一维护和实时备份，确保了数据的安全，为各单位档案工作人员节约了维护系统和备份数据的时间。试点单位都配备了摄像头和耳麦，业务指导人员通过“归档系统”与32家试点单位档案人员实现了远程视频交流，解答相关业务问题，提高了工作效率，实现业务指导零距离。

各机关单位充分发挥“归档系统”的在线利用功能，将各种目录数据和原文数据存放在系统服务器中，实现了机关之间档案信息资源共享，查阅信息不受时间、人员限制，随时可以检索所需的档案资料。目前，该系统已存储了各机关2002年至2010年文书档案原文数据44万余件，照片档案9万余张，会计档案13万卷。

原载于《中国档案报》2011年4月1日 总第2135期 第二版