为提高干部档案管理工作的质量和效率，广州市委组织部先行先试，从2000年开始，先后开展市管干部电子档案库建设、网上阅档等工作，并在各区、县级市党委组织部推广使用。目前，广州市委组织部已为所有在职与近十年离、退休的市管干部建立了电子档案，合计2600多本，共扫描档案材料60多万页。部分区、县级市党委组织部也建立了干部档案全员库，共计1万多本。在过去的10年里，广州市委组织部网上查阅电子档案逾万次，各区、县级市党委组织部也依托电子档案开展工作。
　　建设电子档案，从源头上避免涂改造假。广州市委组织部在建设电子档案中严把“三关”，全面规范档案与材料的接收、登记、整理等工作。严把入口关，对基层上报的档案和材料进行严格审核，有涂改痕迹或疑问的一律退回确认；严把整理关，按照档案工作目标管理的要求对现有档案材料进行鉴别、登记、整理，及时追缴欠缺材料，同时做好分类、归档工作，保证材料真实、齐全，登记详尽、准确；严把管理关，严格限定接触纸质档案的人员范围，除整理、装订、扫描档案和必须的查验工作外，一律不允许接触档案。通过建设电子档案，全面记录了档案材料的原貌，为核对干部档案是否被涂改、替换、丢失提供了依据，从源头上有效地避免了档案涂改造假等行为。
　　推行网上阅档，在使用中杜绝涂改造假。干部档案是记录干部成长经历的重要文献，也是全面展现干部人事工作发展、变化的载体。为保证使用过程中保护原始档案、避免恶意篡改档案，广州市委组织部在推行网上阅档过程中找到了答案。网上阅档需要到查阅干部档案的各基层单位填写《查阅档案审批表》并加盖单位印章，然后在网上填写查阅档案申请及理由，档案管理员根据申请情况确定授权查阅的范围，阅档人员到市委组织部阅档室使用专用电脑查阅电子档案，阅档全过程与原始档案完全隔离，避免原始档案受到恶意篡改，减少了档案资料的磨损。
　　多种措施并举，从技术上防范涂改造假。广州市委组织部在提供利用中，阅档专用电脑由档案管理员管理，而且通过技术手段实现不能下载档案资料，不能对屏幕进行拷贝与录像，从而确保网上阅档的安全可控。同时，档案管理员可以根据查阅申请，设定每一份档案材料是否允许查阅，有效避免了查档人员查阅干部档案中与本次查档无关的内容。

　　原载于《中国档案报》2011年9月22日 总第2209期 第二版