金川集团股份有限公司（以下简称金川集团或集团公司）位于甘肃省金昌市，始建于1959年，是甘肃省人民政府控股的特大型采、选、冶、化、深加工联合企业，主要生产镍、铜、钴、铂族贵金属及有色金属压延加工产品、化工产品、有色金属化学品、有色金属新材料等。拥有世界第三大硫化铜镍矿床，是中国最大、世界领先的镍钴生产基地和铂族金属提炼中心，被誉为中国的“镍都”。

自2020年9月开始，集团公司根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》精神，按照建设“数字金川、智慧金川”的要求，结合公司档案管理实际，制定“十四五”数字档案馆建设规划，以创新、协调、绿色、开放、共享五大发展理念为指导，整体规划、分步实施，以档案资源数字化、利用网络化为目标，建设适应集团公司发展的数字档案馆管理平台，健全公司档案管理体系，推动公司档案数字化转型升级，实现档案管理信息化、档案利用便利化。

一、实施背景分析

（一）基本情况

1.集团公司档案馆藏情况

金川集团股份有限公司档案馆建于1988年，是国家一级综合型档案馆，公司各二级单位、分（子）公司均有独立的档案室，两级档案馆（室）拥有各类馆藏档案45余万卷（件），档案馆对各二级单位、分（子）公司档案工作有业务指导与检查的职责。

2.档案信息管理系统情况

集团公司原有档案平台随办公平台项目配套建设，数据存储与运行在不同的系统中。主要系统于2009年12月实施，采用客户端与浏览器端模式的体系架构设计开发。客户端提供档案的收集、管理、利用以及系统设置；浏览器端提供网上档案的检索利用。系统没有考虑公司档案管理整体需求，只有一个全宗授权单位。运行11年来，仅实现了公司科技、文书、会计、声像等档案在整编阶段的数据输入、报表输出及有条件的目录级数据查询。2018年随OA升级到B/S结构，仅公司档案馆使用，未延伸至二级单位。虽然解决了客户端安装与配置等重复工作，但功能单一，仅实现了与OA综合办公平台的集成和手工录入与检索的电脑替代，数据库仅实现了科技档案案卷级目录录入和文书档案文件级目录录入，未完全实现档案的电子化存查，不能满足增量档案电子化和存量档案数字化的需求。

因公司档案馆和二级单位档案室使用的是两个档案信息管理系统，系统运行和档案数据分别存放在两个服务器上，没有实现全公司的档案数据信息共享。

（二）实施动因

1.档案信息系统功能薄弱

集团之前的档案信息化系统采用客户端安装著录模式，不适于在二级单位推广使用，大附件无法上传，不能实现信息共享；查询利用手段不够灵活和快捷；数据交互链接存在信息外泄的安全隐患；水印标识简单且不能分级设置；不能即时统计汇总；不能实现多张光盘的连续备份；报表设计器兼容性不强。

2.档案信息系统与其他业务系统的协同匹配性差

集团公司原有档案信息管理系统与OA综合办公平台实现部分文档的在线归档，与财务共享平台、科技管理信息系统等业务系统未实现归档集成。

3.档案信息系统开放程度不高

原有档案信息系统属于成品软件，源代码不开放，不能进行二次定制开发，不能满足集团公司部分个性化需求，不能进行移动端检索利用。

4.基建档案收集归档难度大

集团公司基建项目一直以来因参建单位多、项目周期长、移交主体多，档案收集、整理缺少统一规范，整理移交的内容纷繁复杂、标准不一，存在漏项，频繁修改，浪费人力、物力。

二、主要做法

以创新、协调、绿色、开放、共享五大发展理念为指导，以整体规划、分步实施、需求导向为原则，以档案资源数字化、管理智能化、利用网络化为目标，以5G网络、虚拟云等先进信息技术为手段，夯实档案管理基础工作，建设适应公司创新发展需要的数字档案馆管理平台，健全公司档案管理体系，推动公司档案数字化转型升级，实现增量档案电子化、存量档案数字化、档案管理信息化、档案利用便利化。

（一）博采众长搭建档案信息管理平台，推陈出新打造平台辅佐档案管理工作亮点

搭建功能完善、集成高效、协同匹配、使用便捷的档案信息化管理应用平台，构建用户管理、角色管理、功能授权、数据上传、数据备份、数据授权、批量挂接、整编著录、待办待阅、借阅审批、档案统计、检索查询、消息提醒、通知公告、日志管理等功能模块，实现档案收集、整理、编目、检索、保管、鉴定、统计、编研、利用等全过程管理。

1.拓展离线客户端功能，应对多场景档案移交

离线客户端设计之初主要针对无法登陆平台移交档案的人员。结合集团公司单位分布广、项目现场条件复杂的情况，拓展离线客户端功能，通过将档案系统中的档案库相关配置导入到离线客户端，使前端资料收集用户可以从源头把控，能够在不同时间节点介入项目管理，辅助项目人员通过信息化管理手段将资料收集贯穿项目全过程，降低人为因素，保证建设项目档案的完整、准确，使项目文件材料归档工作与工程建设同步、有序进行，确保归档资料分门别类、层次分明、标准统一，无障碍导入集团数字档案管理平台。

尤其是随着离线客户端的推广，深入调研了解到集团海外项目实体档案无法携带通关、邮寄受阻的现状，协调确定通过离线著录端移交实体档案数字化副本的方式，确保境外项目档案在金川本部有据可查、有据可依，维护企业合法权益、应对突发事件。

2.定制开发系统驾驶舱界面，全面展示平台数据信息

系统驾驶舱可以协助档案管理人员全面、清晰、快捷的了解系统的运行状况，数据可直观展示，打破数据隔离，通过数据采集、清洗、分析到直观的可视化信息。目前，档案管理平台系统驾驶舱可直观展示存储空间使用情况，利用情况（检索次数、利用人次、利用卷（件）次、当前在线人数、档案数字化率、在线人数变化情况），各门类档案数字化率，归档接口使用情况，系统自动处理情况，电子文件转换情况，各门类档案统计，备份一体机，立档单位和热搜关键词。针对档案管理平台的发展，可变更、定制驾驶舱展示页面，全面呈现庞杂数据背后的业务洞察。

3.优化档案编研功能，推进档案编研工作上台阶

针对集团公司现状，引入档案编研小组设计、开发式编研工作机制。通过优化档案编研格式编辑、素材插入，增加编研专题模板库，模板调用功能。全面实现跨全宗自由选取、配置编研人员，设置小组角色权限，下发具体编研任务给小组成员，优化人员分配开展编研整编。通过系统记录编研成员的任务处理状态，随时查看小组人员的工作进度，并且可以根据编研进展随时更换小组成员。在全面贯彻“保管好”的前提下，通过优化档案编研功能，推进集团公司档案“利用好”。

4.开发移动端功能，拓展档案利用方式

集团公司是以矿业和金属为主业，采、选、冶、化、深加工联合配套，业务多元化、布局全球化的跨国经营集团。在移动时代的大背景下，基于云平台的企业应用APP的开发需求也随之增长。为此档案管理平台开发数字档案移动端，可以用H5页面和APP两种方式登录，实现档案检索、利用审批、消息提醒、通知公告、利用反馈等功能，用户可以随时随地查询档案，对利用完成的档案进行评价。管理者也可以随时对利用、移交、鉴定等流程进行审批，保证各种档案申请能够及时处理，提高办公效率，即使出差也不影响办公。

（二）建设档案数据中心，实现档案信息网络化管理和利用共享

构建“数据存储、数据管理、数据应用、数据共享”为核心的档案信息数据中心，实现对数字档案信息的网络化管理以及分层次多渠道提供利用与共享服务。数字档案馆采用虚拟化集中部署方式，即全公司统一使用一个平台，数据统一规划存储，并将数字档案馆应用系统集中部署在公司数据机房，为档案馆及二级单位提供系统应用。通过集中部署实现集约化管理、促进信息资源的充分利用、便于对档案工作的监督和指导。档案数据中心采用高可用技术建设，保证系统长期稳定不间断运行。操作系统、数据库、网络协议和中间件等以流行、成熟、稳定、先进为选型原则。科学设计档案数据的收集与存储、管理与利用、交互与共享、分析与挖掘、扩展与兼容等功能。构建档案数字中心的标准、评价、监测体系。开展存量档案数字化和增量档案电子化工作，形成有效数据库。

（三）构建高效组织管理机制，“互联网+监管指导”模式

实行“统筹规划、分级管理”档案管理机制，公司在设立专职档案管理机构的同时，二级单位均需设立档案室和配齐专（兼）职档案工作人员。修订公司档案管理制度，明确管理职责和工作流程，提升档案管理的制度化、规范化、信息化水平；制定《档案馆员工工作手册》，提高档案业务的专业化、标准化、流程化水平。开展档案业务规范化管理培训，借助信息化工具加强单位业务工作考评，督导二级单位做好档案管理工作。

1.互联网考评管理

平台增设考评管理模块，从组织建设、业务建设、信息化建设、设施设备、开发利用等方面建立考评标准。通过单位自评、专家复评、集团审核、结果发布，一方面企业对自身的档案和档案工作情况有一个准确的定位，为加强自身档案管理提供依据。另一方面成为集团持续提升档案工作整体水平，强化企业管理的重要手段。

2.组织用户同步与单点登录，提高效率简化管理

实现与人力资源系统组织用户同步以及与钉钉的单点登录及认证，保证数字档案管理平台的组织、用户信息及时更新，节省了档案管理人员对组织和用户信息的维护量，单点登录简化了操作流程，改善用户登录体验，提高使用效率和安全性。

三、效果及影响

（一）经济效益

1.提高档案工作效率，降低管理成本

数字档案管理平台的建设通过对电子文件源头的控制，结合对归档流程的全生命周期管理，档案收集整理工作规范、高效。平台提供的整理功能和智能化手段，减少了档案工作人员繁重的工作量，通过系统做到档案的应归尽归，档案收集整理工作效率大大提高，极大地降低了管理成本。

2.保证实体档案安全，减少档案利用过程中产生的费用

平台的建设，有助于保证实体档案安全，延长档案寿命。对于利用者来说，可以不用到馆当面借阅，只需提交利用申请，随时查阅电子文件，不仅节省人工费用，还能避免借阅纸质档案后的遗失和使用寿命消耗风险，避免纸张、耗材的浪费。对于年代久远价值较大的档案，还起到了保护的作用，节省档案修复的费用。

3.缩短查档时间，提供高质量的档案信息服务

从档案利用角度看，由于档案利用者可直接快速方便的在网上查找和浏览所需的档案资源，极大地节省了查档时间，提高了档案利用效率。从各类应用系统角度看，由于数字档案管理平台将各类应用系统形成的归档文件移至本系统进行专业化的分类、整编，并提供更加有效的查询利用，在方便各专业用户利用的同时，又减轻了各类应用系统的数据负荷，提高了它们的运行效率，确保了数据安全和长久保存。

4.避免重复开发建设的投资，降低维护成本

数字档案管理平台建设采用集中部署的方式统一进行系统建设，避免了集团所属单位的硬件资源的重复开发建设，大大降低了硬件投资和维护成本。

（二）社会效益

1.为公司实现高质量发展提供支撑

“十四五”时期是金川集团各项事业高质量发展的黄金时代，这也对企业提质增效提出了更高的要求。档案工作作为公司基础性管理工作之一，也面临着由档案数量急剧增长的高速发展阶段向档案管理与业务管理协同发展、档案利用服务向知识服务转型的高质量发展阶段转型的挑战。数字档案管理平台建设项目立足于档案管理与业务管理协调联动发展，以提高电子文件的归档效率、实现档案的自动采集、分类、整理和实时查询利用为着眼点，从业务发展的需求分门别类建立专题档案数据库，提高档案的收、存、管、用效率，为公司的高质量发展提供智力支撑。

2.为公司安全运营、服务提升提供数据资源保障

档案信息资源的科学管理与公司的安全运营、经营管理息息相关，数字档案管理平台的建设将缩短档案从形成到提供利用的周期，提高档案的归档效率，保证归档的准确性、及时性、安全性，为公司安全运营、服务质量和效益提升提供及时有效的利用服务。

3.促进公司档案信息化水平整体提高

数字档案管理平台遵循档案标准进行设计，具有良好的开放性和可扩展性。各单位内部原本独立的系统数据，通过档案管理信息平台实现连接和共享，实现档案信息和其他非结构化信息的一体化存储，实现信息规模化，对信息利用和挖掘信息资源潜能发挥较大作用，进一步促进各单位信息化建设的开展。

4.实现档案管理工作的流程化和标准化

档案信息系统建设能提高档案管理工作效率。一方面，系统考虑了档案工作整个业务流程，确保功能完整，实现了真正意义的档案工作办公自动化。另一方面，系统解决了档案跨地域管理的问题，为统一全公司档案管理标准提供了技术手段。

5.管理决策支持宝典

“鉴于往事，有资于治道”。数字档案管理平台最大程度地实现各类信息资源的集成和共享，在各项工作开展过程中，为各级管理人员快速准确地提供多领域、多渠道、多类型的参考资料，方便分析和决策。