一、案例概述

为了做好兰州轨道交通工程档案全生命周期管理工作，进一步规范化管理轨道交通工程档案，我们提出了基于信息化的轨道交通工程档案标准化管理体系，编写了《规程》《标准》和研发了工程档案信息管理系统、标准化表单系统、档案库位管理平台。

二、实施背景

兰州市轨道交通有限公司作为市属重点国有企业，主要承担轨道交通投融资、建设、运营及资源开发任务。公司在兰州本地具有轨道交通的垄断优势，根据国家批准的近期建设规划，目前建成运营的有兰州轨道交通1、2号线一期工程。1号线一期工程东起城关区东岗镇，西至西固区陈官营，全线长约26公里，共设20座车站。2号线一期工程（东方红广场--雁北路段）全长约9.06公里，共设置车站9座。

根据在《城市轨道交通试运营基本条件》（GB/T30013-2013），轨道交通开通试运营前必须取得规划建设、工程质量、特种设备、消防、安全、人防、卫生、环保、档案等十三项政府专项验收的批复文件，未取得批复文件不予开通试运营，而验收的前提条件是必须先完成工程资料档案的验收评审。兰州轨道交通是兰州市单体投资规模最大的城市基础设施项目，是一项综合复杂的系统工程,具有工程建设规模大、安全风险高、专业技术复杂、建设周期长、标准控制严格等特点,涉及专业众多、参与建设单位多，形成的工程竣工档案数量大、种类多、管理难度大，时间跨度长达5—10年,每条线单套工程档案数量介于15000-18000卷之间，工程档案管理工作是城市轨道交通建设中最难、最重要的内容之一，也是轨道交通工程专项验收的十三项专项验收之一。

三、创新做法

为了做好兰州轨道交通工程档案全生命周期管理工作，进一步规范化管理轨道交通工程档案，我们提出了基于信息化的轨道交通工程档案标准化管理体系建设与实践的初步设想。为了实现兰州轨道交通工程档案规范化、标准化、信息化的管理成立了兰州轨道交通工程档案管理委员会，由兰州市轨道交通有限公司党委书记、董事长为档案委员会第一负责人，设置了档案委员会办公室，研究开展基于信息化的轨道交通工程档案标准化管理体系建设与实践的创新工作。

根据轨道公司信息化规划，兰州轨道交通基于信息化的轨道交通工程档案标准化管理体系建设与实践项目投入550万元研发建设资金。主要从以下方面开展创新工作，一是编制轨道交通机电、土建工程的《兰州市轨道交通工程资料管理规程》、《兰州市轨道交通工程质量验收标准》，投入资金约120万元；二是轨道交通工程档案信息化、数字化建设，按信息化规划开发建设轨道交通工程档案管理信息系统、轨道交通工程标准化表单系统和档案库位管理平台；三是建设标准化档案库房，投入资金约180万元；利用信息化技术开展和逐步完善轨道交通工程档案标准化管理体系，所有创新工作知识产权归兰州市轨道交通有限公司所有。

为了实现兰州轨道交通基于信息化的轨道交通工程档案标准化管理体系建设与实践，创新实践计划工作主要从以下方面开展：

（一）轨道交通工程档案标准体系建设。

1、组织编制轨道交通工程《兰州市轨道交通工程资料管理规程》《兰州市轨道交通工程质量验收标准》：由兰州市轨道交通有限公司牵头、组织兰州市市政公用工程安全质量监督管理站、兰州市城建档案馆、轨道交通1号线一期工程各参建单位联合成立了轨道交通土建工程、机电工程《兰州市轨道交通工程资料管理规程》《兰州市轨道交通工程质量验收标准》编委会。旨在充分发挥政府主管部门、建设单位及施工企业的优势，从基础抓起，以标准为核心，以技术标准为依据，按照轨道交通工程建设阶段、过程工序的特点，把多年积累的城市轨道交通工程的工程资料管理方面的经验，经过全面总结，依据和参考《地铁设计规范》(GB 50157-2013)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014) 、《城市轨道交通建设工程验收管理暂行办法》(建质[2014]42号)、《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T 180-2012）、《甘肃省建筑工程资料管理规程(DB62/T25-3016-2005)、《轨道交通工程资料管理规程》（QGD-001-005），编制完成《兰州市轨道交通工程资料管理规程》、《兰州市轨道交通工程质量验收标准》土建篇和机电篇，定制轨道交通工程施工标准化表单3000多张，分别组织国内、省、市轨道交通和档案行业专家进行评审通过。专家意见: 基本符合国家、省、市标准及行业规范，结构清晰，内容全面，项目创新，操作性强，满足工程资料管理和工程质量验收的要求，有利于工程建设全过程档案、工程的规范管理，并以企业标准发布实施，委托中国铁道出版社正式进行出版。并向甘肃省工程建设标准化管理办公室、甘肃省质量技术监督局、甘肃省档案局备案。

（二）轨道交通工程档案信息化、数字化管理平台建设。

研发、正式上线兰州轨道交通工程档案信息管理系统，实现了轨道交通工程档案在线/离线扫描上传、搜索查阅、浏览下载等数字化管理，为文书、工程档案的电子归档、利用工作打下基础，档案信息管理系统的离线客户端，使轨道交通工程各参建单位的工程资料过程管理做到系统组卷、收集、分类、整理等数字化工作，完全实现工程档案的规范化、信息化管理。

研发、上线轨道交通工程标准化表单系统，定制上传3000多张标准化工程表单，并与档案管理信息系统进行接口和融合，实现施工用表电子化、统一化、达到数据共享、无缝对接，进一步保障档案数据的有效性、完整性和正确性，实现轨道交通工程项目填写表单的规范化、标准化管理和利用。

研发建设工程档案预归档平台、档案库位管理平台，工程档案预归档管理平台，实现档案精细化、标准化预立卷整理、元数据补录等功能，能够满足参建单位在线整理、移交审批与归档需求，将《兰州市轨道交通工程资料管理规程》《兰州市轨道交通工程质量验收标准》工程用表、档案管理系统、轨道交通工程标准化，档案管理部门通过预归档项目视图能够查看档案归档情况以及审核进度。档案预归档系统提供外部网络环境访问功能，各参建单位通过外网进入预归档平台，遵循“谁产生、谁立卷”的整理原则，将档案收集前置到工程项目建设的全过程，使各单位能够在归档过程中完成档案数据补充、档案组卷，在线审核移交工作，保证档案与实体的同步化和电子化，使档案管理部门工作人员回归到 “监管、指导”的职能定位上，实现兰州轨道交通工程从参建单位入场开始到项目竣工结束，全生命周期的轨道交通工程档案的规范化、标准化管理。目前，该创新项目已启动，进入研发阶段。

档案库位管理系统，实现在线档案位置查询、快速定位，通过档案所在架体位置，密集架实现开架、关架，使工作人员可以更加方便直观地查询需要的档案，使查询更为精准，能够有效降低档案查询的出错率。大幅提高档案借阅、查阅等工作效率，避免了以往分类查询的繁冗环节。

（三）标准化档案库房建设。

为了满足轨道交通工程线网建设档案管理需求，档案库房建设分二期建设，一期满足1、2号线档案接收管理，现建设标准化档案库房12间：工程档案库房、文书档案库房、会计档案库房、人事档案库房、合同招投标资料室、图书资料室、实物档案展厅，面积共为：1600㎡，设有档案密集架：514组 （智能密集架：146组，手动密集架：269组）。

四、效果及影响

《兰州市轨道交通工程资料管理规程》 （土建篇）《兰州市轨道交通工程质量验收标准》（土建篇）《兰州市轨道交通工程资料管理规程》（机电篇）《兰州市轨道交通工程质量验收标准》（机电篇）的编写、评审、发布、正式出版施行，解决了兰州轨道交通工程施工用表不统一，填写不规范，档案分类不清楚，资料管理不标准的问题，为工程档案专项验收提供了依据，有效的提高了工程档案的编制、收集、整理效率，为后续新建线路的档案管理奠定了坚实的基础，增强了企业核心竞争力。

工程档案信息管理系统和标准化表单系统的开发上线，实现兰州轨道交通工程档案在线整理、组卷、归档、保管及借阅的数字化、规范化管理，同时通过信息化手段实现施工单位工程用表的统一，提高了档案的归档质量、效率和数字化管理水平。

工程档案预归档平台是将资料管理规程、质量验收标准、施工用表、标准化表单系统、档案管理系统进行接口融合，将档案收集前置到工程项目建设的过程中，使各参建单位在归档过程中完成档案数据补充、档案组卷，在线审核移交的工作，保证档案与实体的同步化和电子化，使档案管理部门工作人员回归到 “监管、指导” 的职能定位上，实现兰州轨道交通工程从参建单位入场开始到项目竣工结束，全生命周期的轨道交通工程档案的规范化、数字化、标准化管理。