会计档案是记录和反映银行经济业务活动的重要史料和证据，数量庞大，是商业银行档案管理的重点。甘肃银行自2011年成立以来，非常重视会计档案的管理，始终坚持制度先行的原则，在近12年的发展历程中，不断强化顶层设计，确定档案管理模式，完成档案管理系统建设，推动会计档案的区域性集中。同时紧跟时代步伐，深挖先进技术的实践应用，研究探索电子文件档案管理，持续提高会计档案管理工作标准化和规范化水平，建立健全以数字资源为基础、安全管理为保障、便捷利用为目标的会计档案管理体系，全面提升档案管理数字化水平。

一、实施背景介绍

随着甘肃银行业务系统不断更新迭代、电子签名等技术的应用，银行智能柜台、ipad等设备设施的更新换代，移动营销等系统移动电子业务正在逐步替代部分固定纸质业务。作为银行最基础的柜面业务，纸质会计凭证转化为电子凭证方式越来越多，基于我行各个业务系统实际，研究电子文件档案管理优势、分析柜面业务工作流程和我行会计档案管理面临的困境，我行不断探索柜面电子凭证实现途径。

（一）电子文件档案管理优势

近年来，不同行业不同业务在会计电算化过程中，紧跟日新月异信息技术的快速发展，对随之产生的电子文件档案保存、管理提出了更高发展需求，电子文件档案的发展优势愈发突显。一是便捷性。电子档案更易保存，存储的物理空间占用较纸质档案大大缩小，可以降低实物档案的管理成本；检索调阅更加快捷，提高档案的利用率。二是规范性。电子文件档案可按照一定的业务规则，对电子文件的格式、数据类型和业务标签进行科学设定，提高管理效率。三是创新性。在大数据和智能化等技术的带动下，电子文件档案可不断优化归档方式和管理策略，更好挖掘电子文件档案价值，通过档案深度加工为使用人员提供更精准高效的档案服务。

（二）深入分析柜面业务流程

如何基于现代化信息技术，创新电子文件档案的管理形式，提升电子文件等档案管理的规范性和实用性，实现电子文件等档案管理的可持续发展，为此，甘肃银行以业务信息较多、归档时限要求较长、业务种类较丰富的柜面业务为先导，深入分析柜面业务及凭证种类，梳理多发交易的业务流程，不断整理规范业务，挖掘系统优化改造之处。

（三）面临实物档案管理困境

随着业务的发展，柜面业务凭证日益增多，安全保管的风险隐患日益突出，会计凭证档案管理水平参差不齐。

二、主要做法

（一）高度重视，科学设计会计档案管理模式

甘肃银行领导始终把会计档案的管理作为会计工作的重中之重。自建行之初，总行领导多次对会计档案管理提出要求，主管领导亲自安排部署，相关管理部门认真研究，积极探索会计档案管理模式，最终确定我行会计档案管理“依托技术，集中保管”的模式，在此基础上一方面建立健全制度，根据《档案法》等法律法规，结合实际制定了《甘肃银行会计档案管理办法》、《甘肃银行事后监督及会计档案管理系统操作程序》，从会计档案系统、档案人员的岗位职责，到会计档案的接收、归档、保管、调阅、查询、移交、统计、销毁、利用等方面进行了全面规范。二是在系统建设、场地、保管设备等方面全面支持。为了确保会计档案管理高效、安全，总行在会计档案的保管上舍得投入资金，从系统建设、场地改造、到各种硬件设备的配备上都是加大投入，保证了档案管理的规范化。2013年，即实现了全省档案的电子化管理，实物会计档案实现兰州市各行、兰外各分支行区域内的集中管理；2023年，实现了会计凭证无纸化改造，在提升风险管控能力的同时，大大降低了纸质凭证数量。

（二）积极探索，全面提升会计档案信息化管理水平

为了提升会计档案管理科技化水平，会计档案系统经历了三次重大系统更新迭代，形成了已电子档案为主体、纸质档案为补充的会计档案管理模式。

1.创新档案管理模式，实现现代化管理。一是增强创新意识，在工作手段上改进。按照会计档案形成过程，打通业务处理环节，做到会计凭证电子影像复用，做到既不影响日后调阅利用，又能尽快完成归档程序，起到事半功倍之效。二是加强现代化技术在档案管理工作中的应用，提高管理效率和水平。通过会计档案系统升级，使计算机技术更加充分的应用于档案管理工作中，全面提升了会计档案的输入与检索，安全性及效率不断提升，大大提高了档案管理的水平。

2.借助科技手段，完成电子档案全流程管控。为提升我行会计档案电子化管理水平，我行开发建设了新一代业务监督相关系统，并内嵌纸质会计档案登记移交闭环归档功能，丰富电子会计凭证信息，通过系统整合电子凭证相关文件进入事后业务监督系统内，通过业务复核和审核环节，建立了一道电子凭证档案的完整性监测防线。同时完成了其他关联系统的档案数据、影像对接，使电子凭证档案覆盖面更为全面。

3.合理分类，提升会计档案的应用率。严格按照《甘肃银行会计档案管理办法》的规定，对档案实行专门统一管理，做好分类管理工作。按照部门、支行、柜员等统一编号，并建立多种检索方式，形成电子文件目录，便于查找与利用。方便的检索功能为相关人员调阅会计档案提供了便利。

（三）落实责任，完善档案制度管理工作

一是把档案管理工作列入工作计划及有关人员的岗位标准和职责之中，把档案工作作为部门管理的一项重要内容纳入年度目标，与部门其他工作同部署、同组织、同考核，确保档案工作与业务经营工作同步发展。在管理上，指定专人负责会计档案的日常管理，确保各项规章制度的落实。二是加大责任追究力度，严格制度执行。会计档案管理相关办法以及总行违规积分等办法均明确了档案管理责任，以及对失责的追究，在纪律上进一步严肃，确保了操作的规范、档案管理的安全。

（四）防治结合，确保档案安全管理

甘肃银行始终把档案的安全管理放在首要位置，坚持“防治结合，以防为主”的方针，定期或不定期对档案实物进行安全检查，查缺补漏，及时发现并纠正问题，保证了档案实物的安全；不定期对库房防护设施的运行情况进行检查，排查防火等设备情况，确保了所配备设施的正常运行；定期检查库房环境，检测温湿度变化情况，定期投放防虫药物，确保了库房温湿度适宜，库房清洁卫生，档案无虫霉滋生现象。通过日常的这些管理措施，有效杜绝了丢失、泄密、损毁等各类事故的发生，初步实现了档案管理的规范化、程序化和制度化。

三、效果及影响

为解决银行涉客类会计档案保管问题，做好电子和纸质文件档案的保管，使这些文件和数据能够按照标准归档、管理且发挥其最大的利用价值为企业发展、运营服务，通过对柜面业务原始会计凭证电子化工作的探索和应用，对社会产生了一定程度的影响。

（一）经济效益。业务系统会不断产生大量的原生电子文件，各个系统产生的文件和数据庞大，全部进行归档增加了数据化档案管理难度，降低了经济效益。甘肃银行通过认真分析目前各个系统运行情况，分析会计凭证产生流程，结合会计凭证档案管理范围和保管期限，从柜面业务出发，大大降低柜面纸质业务凭证量（约减为原纸质凭证量的三分之一），增强对物理空间的使用，节省原纸质凭证转电子凭证时，扫描和勾对环节工作的人力成本。

（二）社会效益。通过向全行开发客户端，严格用户管理，加强权限控制，满足全行及外部单位调阅以及安全管理的需要，持续提升电子档案的利用率，积极为我行各部门、各支行及公安、司法等单位提供会计档案查阅服务。

（三）人员使用评价。由于电子凭证档案涉及了多个业务系统，内容比较多，来源渠道比较广，包括了各个业务相关承办人员，业务监督、档案管理人员。问题出现后，需查询定位问题产生原因，确定解决方法等，使部分业务人员对此方式效率体验较差，故需加强电子档案管理宣传工作，提高电子文件档案问题解决效率。随着电子凭证的广泛使用，客户办理业务流程越来越简单，客户使用查询业务办理情况通过手机银行等，线上化体验好感得到了提升。

（四）安全管理需持续提升。社会不法分子利用科技手段攻击系统数据库，获取档案信息进而谋取不法利益。故需持续升级电子档案管理体系防火墙、安全防护系统，及时发现潜在漏洞并进行修补，构建技术安全防线；档案管理人员应提高业务素质，提升业务专业性，掌握电子档案管理的基础技能，对操作程序定期开展排查，构建电子档案使用的安全防线，为更多的用户提供个性化的服务，促进电子档案管理的优化升级。