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宗庆后与档案工作二三事

发布时间:2024-04-02 11:19:14  作者:田芳容  来源:中国档案报  浏览次数:

杭州娃哈哈集团有限公司创始人、董事长宗庆后于2024年2月25日去世,追思会现场数万名市民冒雨为他送行,表达了社会各界对他的追思。他乘着改革开放的春风创办娃哈哈,带领企业崛起成长,是平民创业的典范、一代浙商群体的优秀代表。作为企业管理基础的档案工作,也一直和娃哈哈同步发展前行。

“公司发展起来了,档案资料也要好好管理起来”

宗庆后自创办企业伊始就亲自抓档案工作。集团档案室保存有宗庆后早期个人记事簿14册,在1992年的一册记事簿中,他写了“档案资料”工作安排:“公司发展起来了,档案资料也要好好管理起来……”

创业初期,宗庆后就意识到要用制度来规范和引领企业的档案管理工作。1989年4月,杭州娃哈哈营养食品厂成立。1989年10月10日,他在公司内部批示发布第一批档案管理制度,《文书档案管理办法》《产品质量档案管理制度》《技术档案管理办法》《会计档案管理办法》等,并指出“档案是历史的记录材料……要实行集中统一管理”。从此,企业档案工作始终与公司经营发展同步进行。

宗庆后不仅重视企业产品质量、知识产权保护以及财务账目保管,也重视制度标准的制定及实施,为企业长久发展打下基础。1992年3月,公司出台了《企业档案业务标准》《档案保密管理制度》《档案岗位责任制》等。由此,公司档案制度标准体系初步完善。

“档案要保管好,这是企业的无形资产,也是企业发展的历史证据”

宗庆后带领两位退休教师贷款14万元,接手杭州市上城区校办企业经销部,靠代销汽水等,一分一厘赚钱起家,将企业发展壮大,在全国29个省区市建有80个生产基地、180多家子公司,拥有员工近3万人,企业规模和效益连续20年蝉联中国饮料行业第一。截至2023年底,累计纳税1939亿元。他率领的娃哈哈,不仅重视有形资产的积累和对社会的贡献,同样重视档案资产的管理。

1990年6月21日,宗庆后签署关于成立厂综合档案室的决定,明确“全厂档案集中管理,隶属厂部,由宗庆后厂长直接领导”。他曾说,“档案要保管好,这是企业的无形资产,也是企业发展的历史证据”。2011年9月在集团档案室请示库房扩建时,他亲自查看库房布置,画出建库范围图纸。随着企业规模的不断扩大,娃哈哈在全国范围29个省区市建设生产基地,基地建设到哪儿,档案管理就覆盖到哪儿。截至目前,公司专职档案员4名,分公司专职档案员61名,兼职档案员(含部门)共213人。集团本部档案库房面积2000多平方米,均配置了密集架、温湿度仪等必要设施设备。档案信息系统在库数据逾500万条。

2023年9月2日,宗庆后在集团档案工作文件上特别嘱咐:“档案室要保留财务档案,永远保留。”同年12月20日,他亲笔签发关于集团库房搬迁规划指示。这是他生前对企业档案工作作出的最后一份批示。自公司成立至今,共给集团档案工作批示百余次,其中包括档案基础设施建设、档案信息化建设、档案人员培训培养和档案业务线对外接待交流等方方面面。

“电子文件越来越多,怎么收集管理好,档案部门要好好理理”

作为一家传统制造型企业,宗庆后领导的娃哈哈持续推动信息技术与实体经济的深度融合。他不仅重视传统载体档案的管理,同时积极面对信息化发展给档案工作带来的影响和挑战,并支持企业档案信息化建设。娃哈哈信息化建设起步早、投入大、自主性强、覆盖面广。自1997年第一次引进信息系统,历经重点业务线系统的单项应用、所有业务线的覆盖集成、个性化管理需求的定制满足,再到以流程驱动业务、以移动化适配应用场景、以智能化打造未来工厂等阶段。

同时,宗庆后也鼓励集团档案管理工作跟上信息时代发展。在2007年一次部门工作汇报会议上,他对当时档案部门负责人说:“电子文件越来越多,怎么收集管理好,档案部门要好好理理。”集团公司较早将档案信息化纳入企业管理信息化建设,2002年引进网络版综合档案管理系统,实现目录管理的电子化CS端的联网查询。2008年又投入100多万元对系统进行升级,引入部署了覆盖全集团(包括所有分公司)的多全宗档案信息管理系统,并开展历史档案数字化工作。2020年再次投入近百万元对档案信息系统进行升级,实现了与集团BPM公文系统、SAP财务系统、人力资源系统、采购销售业务系统等的数据集成,覆盖62个单位。

目前,集团存量档案数字化、增量档案电子化工作成效显著,已实现多类别档案的单套制管理。集团档案室于2010年获批“浙江省首批示范数字档案室”。2022年,获批国家档案局企业集团数字档案馆(室)建设首批试点单位。

“档案里包含的东西很多,要好好发掘利用”

宗庆后有很强的“大档案”管理意识,非常注重材料的积累。创业以来,他有个工作习惯,凡经手处理或批阅的材料首页均写上“归档”二字。这个习惯,在娃哈哈日后成长为饮料头部企业、参与国际竞争、维护企业品牌权益中发挥了巨大作用。

在世人关注的长达3年的“达娃之争”及“娃哈哈”商标所有权诉讼案中,档案在诉讼过程中发挥了重要作用。其间,档案室提供了合同协议、会议材料、工商材料以及合作以来历年来往信函传真件等各类档案原件数千份,将事实真相呈现在法律和民众面前。事实胜于雄辩,白纸黑字胜过千言万语。最终,杭州市中级人民法院做出终审裁定,“娃哈哈”商标归杭州娃哈哈集团所有。

由此,宗庆后更坚信并认可企业档案工作,意识到档案管理在企业经营发展中的基础性支撑性作用。2020年7月召开的集团半年度总结大会上,他对企业文化部门应该宣传创业之初“励精图治 艰苦奋斗 勇于开拓 自强不息”的企业精神时说道:“档案里包含的东西很多,要好好发掘利用。”在他的重视和支持下,企业档案工作在服务企业文化建设、各种经营维权、员工福利、基建维修改造、对外荣誉申报、产品研发历史数据支持、产品质量追溯、设备维修保养等方面发挥了不可替代的作用,仅集团本部,每年利用就超过3000余人次。

结 语

宗庆后始终秉持并践行“产业报国、泽被社会”的发展理念,深知企业的力量,更明白这份力量应该用来回馈社会。他常说,企业家的财富其实属于整个社会。对待档案他也是这样。

2014年9月12日,宗庆后积极支持浙江省档案馆开展的名人档案征集活动,捐赠个人和娃哈哈集团档案5715件(张),其中文书档案272件、实物档案26件、照片档案5275张、声像档案142件,时间跨度从1989年至2014年。其间,浙江省档案馆还为宗庆后建立了口述档案,数据量高达178GB。这批珍贵档案内容丰富、载体多样,真实记录了娃哈哈的发展历程,具有重要的研究价值。

浙江作为民营经济大省,民营企业始终是经济主体中最活跃的一员,见证了浙江社会发展、改革开放、走在前列的历史过程。而民营企业在发展过程中保存下来的承载着浙商文化和浙江精神的重要档案,不仅是宝贵的企业文化财产,更是留给子孙后代的重要精神文化遗产。

原载于《中国档案报》2024年3月18日 总第4111期 第四版

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