各市、州人力资源和社会保障局（劳动保障局）、档案局：

    为了贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，加快社会保险业务档案管理规范化进程，更好地为参保对象和社会保险事业服务，甘肃省人力资源社会保障厅和甘肃省档案局联合制定了《甘肃省社会保险业务档案管理暂行办法》和《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》，现印发你们，请认真贯彻执行，并就有关问题做如下通知：

一、加强宣传，积极营造贯彻《办法》、《规则》的良好氛围。

要抓住《办法》、《规则》出台的有利时机，加大对社会保险业务档案工作的宣传力度，组织有关人员认真学习社会保险业务档案工作标准化、规‘范化的有关要求，统一使用《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》所规定的档案卷盒、卷皮和目录表格。

二、因地制宜，促进社会保险业务档案工作的有序发展。各地要对2010年以前形成的社保业务材料进行彻底清理，分不同情况做出妥善处理。对达到国家规定保管期限的社保档案，在确认无遗留问题后，统一登记造册，按规定程序审批销毁；对列为永久、100年、50年保管期限的重要社保业务材料，逐年抽出，统一按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》认真整理归档；对列为30年、10年保管期限的社保业务材料，可以按新标准整理归档，也可以保持现状，但要达到管理有序、便于查阅的要求；经办业务原形成的材料与《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》所规定的范围、种类、名称等不一致，这次清理时可不再补充或变动，但今后应逐步与新的规定并轨。

三、研究问题，确保社会保险业务档案管理工作适应社保事业的不断发展。各地社保经办机构设置不同、社保业务开展历史各异、社保业夯材料的种类和管理现状复杂，加之社保事业的不断友展，各地在贯彻执行《甘肃省社会保险业务档案管理暂行办法》和《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》时，要注意结合当地实际，认真研究新问题、新情况，不断总结经验，并及时向省上反映，以使我省的社保档案工作沿着规范化、标准化的轨道健康发展，按时实现三年基本达标的目标。

 

 

                                  甘肃省人力资源和社会保障厅       甘肃省档案局

 

                                  二O一O年八月二日

 

 

 

 甘肃省社会保险业务档案管理暂行办法

第一条  为了加强和规范社会保险业务档案管理工作，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥其在保障民生、构建和谐社会中的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案条例》和《社会保险业务档案管理规定（试行）》，结合甘肃实际，制定本暂行办法。

 第二条  本办法所称社会保险业务档案（以下简称社保档案），是指各级各类社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文件、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条  本办法适用于本省各级依法经办养老、医疗、失业、工伤、生育等社会保险业务的机构（以下简称社保经办机构），对社保档案的管理。

 第四条  各级人力资源和社会保障行政部门负责本行政区域内社保档案工作的组织领导，参与并指导社保经办机构做好社保档案的鉴定、销毁等工作，积极协调解决社会保险业务档案管理所需的场地、设施、人员、经费等问题。档案行政管理部门负责监督和指导全省社保档案管理工作。

第五条  各级社保经办机构是社保档案管理的主体，分级负责所经办社保档案的收集、整理、分类、归档、立卷、保管、鉴定和销毁等工作，并接受同级档案行政部门的业务指导。受人力资源和社会保障行政管理部门的领导和委托，各级社保经办机构积极参与社保档案管理的监督检查和调研工作。社保档案由县级以上社保经办机构集中保存，县级以下社保经办机构形成并办结的社保档案，于次年1月1日起，适时送交所在县社保经办机构保存。

 第六条  各级社保经办机构建立综合档案室，集中管理所经办的各类社保档案。综合档案室按照库房、阅览、办公三分开的原则设置，面积适应工作需要。档案库房符合防火、防水、防潮、防霉、防蛀、防光、防尘、防盗、防磁等安全要求，配置适应档案现代化管理的技术设备和必须的金属柜架。装订档案的常用包装材料按照国家标准纸张制作，样式、规格统一（详见《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》）。

 第七条  各级社保经办机构应明确主管社保档案工作的部门，配备满足工作需要的专（兼）职社保档案管理人员，社保档案管理人员要经过社保业务和社保档案知识的系统培训，获得档案人员上岗资格证书。

 第八条  各级社保经办机构应根据国家和省上有关规定，建立健全社会保险业务材料（以下简称社保材料）收集、整理、归档、分类、安全保密、统计保管、鉴定销毁、查阅利用等规章制度，严防毁损、遗失、伪造、篡改和泄密等现象的发生。

 第九条  各级社保经办机构的内设业务部门应确定专（兼）职社保业务材料管理人员，将本部门各业务经办岗位已办结的社保材料收集整理、分类编目后，按季度、半年或年度（最长不超过一年）向综合档案室移交。综合档案室管理人员对各部门移交的社保材料要当面清点，对发现的问题限期整改后再签收、归档（归档范围按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》办理）。

 第十条  单一险种经办机构按照"年度一保管期限一业务环节”模式分类整理社保材料；多险种经办机构按照"年度一保管期限一险种（类别）一业务环节”模式分类整理社保材料。

 第十一条  归档的社保材料应达到以下基本要求：

 1、内容完整准确，字迹、印章和日期清晰，审批手续齐全；

 2、制成材料符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写的字迹，并剔除金属物；

 3、细目分类明确，排序合理无误，保管期限划分准确，符合归档整理规则。

 第十二条  社保档案的保管期限自其形成的次年1月1日起计算，分为永久和定期两种。定期分为10年、30年、50年、100年四个档次。各种社保档案的最低保管期限，执行人力资源和社会保障部与国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（具体按照《甘肃省社会保险业务材料归档整理规则》办理）。

 第十三条  各级社保经办机构成立由人力．资源社会保障行政部门档案机构负责人和本单位负责人、相关业务人员、档案管理人员组成的鉴定小组，对已到规定保管期限的社保档案进行鉴定。对在鉴定中发现期限划分太短或有继续保存价值的社保档案，要重新确定保管期限继续保存。对经过鉴定确认已无保存价值的社保档案，编制销毁清册，经社保经办机构主要负责人批准后销毁，同时报同级人力资源和社会保障行政管理部门备案。销毁档案要有两人现场监督。销毁工作结束后，监销人在销毁清册上签字，注明销毁的时间、地点和方式。销毁清册作为永久材料，归入本单位文书档案管理。

 第十四条  对于已办结并确定为永久保存的社保档案，省级社保经办机构保管满15年后向省档案馆移交，市、县级社保经办机构保管满10年后向同级档案馆移交。

 第十五条  社保经办机构的综合档案室依法依规为参保单位、参保个人和社保经办人员等提供社保档案信息的查询服务。查阅社保档案要严格办理批准登记手续，在阅览室进行。确因特殊情况需借出的，要经社保经办机构分管领导批准，严格控制借出的时间、地点和复制情况。

 第十六条  社保会计档案按照《甘肃省〈会计档案管理办法〉实施细则》（甘财办（2003）11号）和《甘肃省会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范》(甘财办（2003）12号）的规定整理保管；社保电子档案按照《电子公文归档管理暂行办法》（2003年7月28日国家档案局第6号令公布）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）规定整理保管。

 第十七条  社保经办机构及其工作人员、参保单位、参保人员、查阅档案人员，如有违反《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案条例》和《社会保险业务档案管理规定（试行）》有关条款的，应依法依规进行查处，直至追究刑事责任。

第十八条  本办法自颁布之日起施行  

 

 

 甘肃省社会保险业务材料归档整理规则

  一、收集归档

     收集归档社会保险业务材料（简称"社保材料”）是社会保险业务档案（简称"社保档案”）工作的起点和基础，要求做到齐全完整。各级社会保险业务经办机构（以下简称"社保经办机构”）应制定归档制度，要求各内部业务部门确定专、兼职人员，积极做好社保材料的收集归档工作。

 （一）归档时间

  根据不同单位、不同类别社保材料的工作量，按季度、半年或年度定期向档案室归档，但最长不超过一年。具体时限由各社保经办机构根据实际在归档制度中确定。

 （二）归档范围

  按本《规则》附件一办理。

 （三）归档要求

  1、材料齐全，内容完整、准确、系统，字迹、印章和日期清晰，审批手续齐全；

  2、制成材料符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有圆珠笔、复写纸、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写的字迹，并剔除金属物；

  3、经办人员已办结并按要求整理编目，尚未办结的社保材料由经办部门或经办人负责有序管理。

  4、编制移交清单（包括电子版，格式、项目与卷内目录相同，材料排序按本《规则》附件一办理），档案管理人员应据以对各部门移交的材料进行认真清点，发现问题应及时要求责任人员予以完善，符合要求后签字接收。

二、划分类别

  根据中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局颁布的《社会保险业务档案管理规定（试行）》，社保档案分九大类，每大类各有相应代号，具体如表一所示：

序号	类       名	简  称	代   号
1	社会保险管理类	管理类	gl
2	社会保险费征缴类	征缴类	zj
3	养老保险待遇类	养老类	yl
4	医疗保险待遇类	医疗类	yb
5	失业保险待遇类	失业类	sb
6	工伤保险待遇类	工伤类	gs
7	生育保险待遇类	生育类	sy
8	社会保险业务统计报表类	统计类	tj
9	社会保险稽核监管类	稽核类	jh

  每个大类下设若干个二级类目（或业务环节），详见本《规则》附件一。

  三、划分保管期限   

社保档案的保管期限分为永久和定期两种，其中定期分为10年、30年、50年、100年四个档次。凡是反映社会保险主要职能活动和基本历史面貌并对本单位工作、国家建设、历史研究和参保的单位及个人有长远利用价值的社保材料，列为永久保管；凡是反映本单位一般性社保业务活动并在一定时间内对本单位社保工作和参保的单位、个人有查考利用价值的社保材料，列为定期保管。各种社保档案的保管期限具体按本《规则》附件一办理。

社保档案的保管期限自其形成的次年1月1日起计算，各种保管期限的代号如表二所示：

序号	保管期限	代   号
1	永久	Y
2	100年	H
3	50年	C
4	30年	Z
5	10年	D

  四、组卷

 （一）以二级类目（业务环节）为单位，根据不同情况，分别按照单位、个人、年度或事由（案件）进行组卷。

 （二）一个单位、个人、年度或事由（案件）的材料少，可单独组成一卷；一个单位、个人、年度或事由（案件）的材料多，可按内容、构成、时间结合厚度分成若干个卷。

 （三）不同保管期限、不同类别（险种）、不同业务环节的材料不能混合组卷。

 （四）各种社保材料的组卷，具体按照本《规则》附件一办理。

  五、技术加工

 （一）社保材料如有破损的应予以修整，有不宜永久、长远保存的应予以复制；

（二）装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于16K的应用A4纸张进行背贴，一般应尽量保持纸张原貌；

（三）剔除重份和不必要的复制件。

  六、系统排列卷内材料

 （一）按照经办程序、重要程度或时间先后顺序排列卷内材料。

 （二）如果一份文件有几个组成部分，按下列顺序进行排列：

  a．正本在前，定稿在后；

  b．正文在前，附件在后；

  c．原件在前，复制件在后；

  d．转发件在前，被转发件在后；

  e．批复在前，请示在后；

  f．汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后；

  g．文书处理单放在相关文件之前，按文件首页对待。

 （三）卷内文件材料具体排序，按本《规则》附件一办理。附件一未列出的材料，属于附件性质的，排在相关文件之后；属于非附件性质的，按其与其他材料的关系确定排序。             

七、编写页号

（一）一个卷内的文件材料，从"1”开始统一编写一个顺序号，不同案卷不能连续编写页号，卷内目录和备考表不编写页号。

（二）页号编写的位置：凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角，避免重编、漏编或错编。

（三）一个卷的总页数，以该卷最后一个页号为准。

（四）使用黑色铅笔编写页号。

 八、编制卷内目录

（一）卷内目录的格式和项目设置见本《规则》附件二。

（二）卷内目录各项目的填写：

 1、序号：按卷内文件的排列顺序，用阿拉伯数字从"1”开始填写，直到本卷文件填写完毕。

 2、文件编号：填写每份文件材料的编号，必须照录，不能改写或省略。文件材料无编号，此项空缺不填。

 3、责任者：填写制作文件材料并对文件材料负责的单位名称（全称或通用简称）或个人姓名。

 4、文件材料题名：填写每份文件材料的标题。无标题或标题未能揭示主题的材料，应根据其内容拟写出规范标题后填写。

 5、日期：填写每份文件材料的形成日期，红头文件以落款为准，有若干个时间的表格以最后审批时间为准。

 6、页次：填写每份文件材料首页的编号，但最后一份文件应填写起止编号，如"56-62”。

（三）卷内目录统一使用A4规格的复印纸张，使用计算机录入印制。

 九、填写备考表

   （一）备考表统一使用A4规格、柔韧性好的牛皮纸印制，格式见本《规则》附件三。

（二）备考表各项目的填写：

 1、卷内存在问题说明：有问题照实填写作为备查，无问题暂时空缺以备后用。

 2、立卷入：填写档案整理人员的姓名。

 3、立卷时间：填写该案卷立成的时间。

 4、检查人：填写检查案卷质量人员的姓名。

 5、检查时间：填写检查该案卷的时间。

 十、填写案卷封面

（一）案卷封面样式和项目设置见附件四；

（二）案卷封面各项目的填写：

 1、全宗名称：填写保管社保档案的社保经办机构的名称（全称或通用简称），如"甘肃省社会保险中心”，"××市人力资源和社会保障局”、"××县医疗保险中心”等。

 2、类别：本卷档案属于九大类的某一类别（险种），就填写该类别（或险种）的简称。

 3、案卷题名   

根据不同情况有以下几种填写方法：

 （1）按年度整理的案卷，题名的写法一般是：

 "2008年社会保险基金征缴年度汇总表卷”

 （2）按参保单位整理的案卷，题名的写法一般是：

 "单位参保登记卷一（单位名称）"

 （3）按单位人员整理的案卷，题名的写法一般是：

 "单位人员参保登记卷一（单位名称）"

 "劳动能力鉴定卷一（单位名称）”

 （4）按无单位人员整理的案卷，其题名的写法一般是：

  城镇个体从业人员参保登记卷一（街道社区名称）

  农民参保登记卷一（乡镇村组名称）

 （5）按案件或事由整理的案卷，其题名的写法一般是：

  ××案件稽核卷

  ××问题监察卷

  4、全宗号：填写本级档案馆给本单位档案的代号，未给代号的暂‘时不填。一个单位只能有一个全宗号，统一使用阿拉伯数字编写。

  5、案卷号：填写该案卷的排序编号。

  6、卷内件数／页数：填写卷内文件的总件数、总页数。

  7、保管期限：填写本卷档案按规定应保管的期限，如"永久”、"100年”、"30年”等。

 8、起止日期：填写卷内最早一份文件材料的形成时间和最晚一份文件材料的形成时间。

 （三）案卷封面使用A4规格、柔韧性好的牛皮纸印制。

  十一、装订案卷

 （一）厚度控制在2cm以内，采用"三孔一线法”进行装订。

 （二）装订时要在文件材料前面依次放上填写好的封面和卷内目录，在后面放上填写好的备考表。

 （三）装订好的案卷，应达到整齐美观、不掉张页、线不压字、查阅方便的要求。

  十二、排列案卷并编写档号

  整理装订好的案卷，按下列方法步骤排列并编写卷号：

 （一）每年度永久案卷的排列顺序：

  1、参保单位登记卷（按参保单位的登记编号顺序排列）；

  2、社会保险基金征缴年度汇总表卷；

  3、各险种的基金支付年度汇总表卷（单一险种机构直接排列所经办险种的案卷，多险合一的机构按养老、医疗、失业、工伤、生育顺序排列案卷）；

  4、各项社会保险年度统计报表卷；

  5、社会保险大案、要案、特殊案件稽核卷（按结案时间顺序排列，某一年度无卷，空缺即可）。

 （二）每年度保管100年案卷的排列顺序：

 1、单位人员参保登记卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

2、城镇无单位人员（包括个体工商户、灵活就业人员和非从业人员）参保登记卷（按街道社区排序）；

 3、学生儿童参保登记卷（按学校、幼儿园排序）；

 4、农民参保登记卷（按乡镇村组排序）；

 5、单位人员社会保险个人帐户管理卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

 6、城镇无单位人员（包括个体工商户、灵活就业人员和非从业人员）社会保险个人帐户管理卷（按街道社区排序）；

 7、学生儿童社会保险个人帐户管理卷（按学校、幼儿园排序）；

 8、农民社会保险个人帐户管理卷（按乡镇村组排序）。

 9、单位人员社会保险费征缴核定卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

 10、城镇无单位人员（包括个体工商户、灵活就业人员和非从业人员）社会保险费征缴核定卷（按街道社区排序）；

 11、学生儿童社会保险费征缴核定卷（按学校、幼儿园排序）；

 12、农民社会保险费征缴核定卷（按乡镇村组排序）；

（三）每年度保管50年案卷的排列顺序：

 1、社保卡（证、手册）管理卷；

 2、单位退休人员社会化管理服务卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

 3、单位人员异地安置登记卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；   

4、社保基金征缴明细表和汇总表；

 5、单位人员养老保险待遇核定卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

 6、单位人员劳动能力鉴定卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

7、城镇无单位人员（包括个体工商户、灵活就业人员和非从业人员）养老保险待遇核定卷（按街道社区排序）；

 8、城镇无单位人员（包括个体工商户、灵活就业人员和非从业人员）劳动能力鉴定卷（按街道社区排序）；

 9、农民养老保险待遇核定卷（按乡镇村组排序）；

 10、农民劳动能力鉴定卷（按乡镇村组排序）；

 11、单位人员养老保险个人帐户一次性支付申报核定及相关审核卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

 12、城镇无单位人员（包括个体工商户、灵活就业人员和非从业人员）养老保险个人帐户一次性支付申报核定及相关审核卷（按街道社区排序）；

 13、农民养老保险个人帐户一次性支付申报核定及相关审核卷（按乡镇村组排序）；

 14、单位人员工伤认定卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

 15、单位人员工伤登记变动卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）；

 16、单位人员工伤保险伤残待遇核定卷（按参保单位的登记编号顺序排列，单位内再按参保人员排序）。

（四）每年度保管30年案卷的排列顺序：

 1、养老保险支付明细表和汇总表卷；

 2、医疗保险支付明细表和汇总表卷；

 3、失业保险支付明细表和汇总表卷；

 4、工伤保险支付明细表和汇总表卷；

 5、生育保险支付明细表和汇总表卷；

 6、社会保险数据和分析报告卷；

 7、社会保险稽核卷；

 8、社会保险监察卷；

 9、社会保险机构内部控制卷。

（五）每年度保管10年案卷的排列顺序：

 1、社会保险登记证管理卷；

 2、服务协议管理卷；

 3、单位人员社会保险待遇领取资格验证卷；

 4、社会保险费催缴卷；

 5、缴费证明卷；

 6、单位人员门诊特殊病登记卷；

 7、单位人员就医登记卷；

 8、单位人员医疗保险住院待遇核定卷；

9、单位人员医疗保险门诊待遇核定卷；

 10、单位人员医疗保险个人帐户一次性支付核定卷；

  11、单位人员失业备案卷；

  12、单位人员失业保险关系转移卷；

  13、单位人员失业保险待遇核定卷；

  14、单位人员促进就业补贴核定卷；

  15、单位人员工伤备案卷；

  16、单位人员工伤保险医疗待遇核定卷；

  17、单位人员工伤预防费用核定卷；

  18、单位人员妊娠登记卷；

  19、单位人员并发症登记卷；

  20、单位人员生育保险待遇核定卷；

  21、社会保险业务月／季统计报表卷。

 （说明：个体工商户、灵活就业人员、非从业人员等城镇无单位人员和农民、学生儿童参照单位人员同类情况办理）

  案卷号根据案卷数量的多少，每种保管期限可以一年编写一个顺序号，也可以每五年或每十年编写一个顺序号。

 十三、编制案卷目录

（一）案卷目录的样式与项目设置见本《规则》附件五。

（二）填写案卷目录：

 1、按照本《规则》第十二部分的整理排序编号体系编制案卷目录；   

2、案卷目录各项目均按案卷封面所填对应项目照录，不能有变有漏；

 3、案卷目录统一使用计算机信息系统录入，同时打印纸张目录一式两套，一套供日常工作使用，一套备查。

 4、案卷目录采用A4规格的复印纸，横向打印。

 十四、案卷装盒

（一）按照本《规则》第十二部分的整理排序编号体系装盒；

（二）不同年度的案卷不能混合装盒，不同保管期限的案卷不能混合装盒，不同类别（险种）的案卷不能混合装盒；不同单位的案卷不能混合装盒。

 十五、填写卷盒封面和脊背

（一）档案卷盒规格为A4，采用pH值符合国家标准（一般为pH7.68±0.01）的无酸牛皮卡纸制作，厚度4厘米。

（二）卷盒正面样式及项目设置参见本《规则》附件六。

（三）卷盒正面横杠之上填写社保经办机构全称或简称，统一使用宋体，字号根据字数多少酌情确定。

（四）卷盒脊背样式、项目设置与填写：

 1、卷盒脊背样式见本《规则》附件七。

 2、卷盒脊背各项目填写方法与要求如下：

（1）年度：使用阿拉伯数字填写盒内案卷办结的年度，如"2000”、"2002”等，但不能填写成"02”、"03”等；

（2）保管期限：填写盒内案卷所确定的保管期限，如"永久”"100年”、"50年”等；

（3）类别（险种）：指九大类的某一类，填写盒内案卷所属类别（险种）的简称，如"管理类”、"养老类”等。

（4）卷号：填写盒内案卷的排序编号，如果盒内装有一个卷可直接填写其卷号；如果盒内装有若干个卷则填写成"1 – 5"、"6 –8”等。

（5）盒号：分别不同保管期限，使用阿拉伯数字，按案卷的排列编号顺序分别从"1”开始编起，逐年延续。

 十六、入库上架编制存放索引

（一）所有社保档案整理完毕后，即应按照案卷的排列编号体系，及时入库上架。同时，要根据每年产生档案数量的多少，每部分后面留有适当的空余柜架，以便以后年度新产生档案的存放。

（二）在社保档案入库上架定位后，要根据实际存放情况，编制存放索引，以便于管理和查阅存取。